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Conceptos básicos de la regulación DCAA para pymes

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Las pequeñas empresas son fundamentales para la economía de los Estados Unidos. Su desempeño como innovadores y creadores de empleo supera constantemente a sus contrapartes corporativas más grandes. De hecho, en los años posteriores a la recesión, desde mediados de 2009 hasta mediados de 2013, aproximadamente 60 por ciento de los nuevos puestos de trabajo netos fueron creados por empresas con menos de 500 empleados. El gobierno federal está comprometido a apoyar a las pequeñas empresas, tomando medidas para garantizar que los contratos se otorguen a empresas de todos los tamaños, no solo a las grandes corporaciones.

Una de las regulaciones más críticas requiere que cada agencia federal cumpla con ciertos objetivos al distribuir el trabajo. Por ejemplo, 23 por ciento de los contratos principales deben adjudicarse a las pequeñas empresas, y 5 por ciento de las primas y los subcontratos deben adjudicarse a las pequeñas empresas propiedad de mujeres. Sin embargo, calificar para un contrato con el gobierno exige más que simplemente cumplir con los requisitos demográficos.

Agencia de auditoría de contratos de defensa (DCAA) para pequeñas empresas

Todos los contratistas gubernamentales, incluidas las pequeñas empresas, deben cumplir con prácticas contables específicas. La tarea de validar el cumplimiento está a cargo de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA). La Agencia es responsable de realizar encuestas y auditorías previas a la adjudicación de cualquier negocio contratado por el gobierno federal, y se centra específicamente en la capacidad de la empresa para cumplir con las Regulaciones Federales de Adquisiciones (FAR).

Los auditores de DCAA confirmarán que cada contratista cumple con los requisitos relacionado con lo siguiente:

  • Sistemas comerciales
  • Políticas y procedimientos de gestión
  • Precisión y razonabilidad de las representaciones de precios futuros y costos incurridos de los contratistas
  • Adecuación y confiabilidad de los registros y sistemas contables.
  • Cumplimiento por parte del contratista de disposiciones contractuales que tengan importancia contable o financiera.

El incumplimiento de los estándares de la DCAA conlleva sanciones severas, que pueden incluir la suspensión de pagos y la inelegibilidad para futuros contratos gubernamentales, y el proceso se está volviendo mucho más estricto. En un momento, los contratistas fueron calificados en un rango, y el DCAA ofreció recomendaciones para llevar los métodos contables en total cumplimiento. Hoy en día, las evaluaciones y auditorías se completan sobre una base de aprobado / reprobado, dejando poco margen para el error.

Cumplir con los requisitos previos a la concesión de DCAA

Algunas pequeñas empresas invierten en costosos programas de contabilidad especializados para garantizar el cumplimiento de la DCAA, pero en muchos casos, este gasto es innecesario. Una comprensión profunda de los requisitos de DCAA puede ser suficiente para que los contadores, controladores y tenedores de libros calificados creen y mantengan registros apropiados con programas de contabilidad estándar.

Su empresa debe tener eso en cuenta estos importantes requisitos previos a la adjudicación:

  • Los costos directos frente a los costos indirectos deben separarse adecuadamente. Por ejemplo, los salarios que se pagan para producir bienes para cumplir con el contrato son costos directos, mientras que los salarios que se pagan para administrar la empresa en su conjunto son costos indirectos. Los costos indirectos deben aplicarse de manera equitativa y coherente a todos los contratos de la empresa. El sistema de contabilidad debe ser capaz de acumular costos por contrato, lo que generalmente se conoce como un sistema de contabilidad de costos de órdenes de trabajo.
  • Todos los libros de contabilidad, incluido el sistema de contabilidad de costos de órdenes de trabajo relevante, deben acumularse y conciliarse con el sistema de contabilidad general.
  • La asignación adecuada de mano de obra a las actividades relacionadas con los contratos, específicamente, el sistema de cronometraje establecido, debe ser capaz de separar las actividades relacionadas con los diferentes contratos. Tenga en cuenta la importancia especial de que los contratistas creen políticas y procedimientos de cronometraje y luego se aseguren de que los empleados cumplan con estas pautas para garantizar registros laborales precisos.
  • Los costos cargados a un contrato deben actualizarse periódicamente. Como mínimo, todas las cuentas deben conciliarse al menos una vez al mes y deben producirse los informes adecuados.
  • Los costos que no se pueden cargar al gobierno deben segregarse adecuadamente. Los ejemplos incluyen entretenimiento y contribuciones o donaciones.
  • La empresa debe tener la capacidad de asignar costos a unidades específicas o artículos de línea si es necesario.
  • La empresa debe separar los costos de preproducción de los costos de producción.

El DCAA ofrece una Lista de verificación de adecuación del sistema de contabilidad antes de la adjudicación que cubre todos estos puntos para ayudar a las pequeñas empresas a prepararse para una evaluación.

Requisitos de documentación de propuesta de precio de DCAA

Las regulaciones requieren que todas las propuestas incluyan cierta información para que los tomadores de decisiones puedan comparar con precisión los costos asociados con el proyecto. Una propuesta completa debe contener un análisis detallado de la mano de obra y los gastos generales utilizados para crear la propuesta final, junto con los datos históricos relacionados con estos gastos y el método utilizado para proyectar los gastos futuros.

Si el DCAA elige auditar su negocio, esté preparado para producir documentación que respalde los datos incluidos en la propuesta. Debe tener todos los elementos siguientes:

  • Documentación que respalde las tarifas laborales enumeradas
  • Documentación que respalde el costo de los materiales, desglosada por partidas contractuales. Los ejemplos de documentación podrían incluir ofertas competitivas, cotizaciones de proveedores y similares.
  • Documentación que respalde los costos indirectos enumerados, incluido el método utilizado para asignar partes de los costos indirectos al contrato en cuestión.

Una copia de Lista de verificación de propuestas de precios de contratos está disponible para las pequeñas empresas para facilitar la preparación de propuestas de precios adecuadas.

El cumplimiento de los requisitos de contabilidad de los contratistas federales no tiene por qué ser una dificultad financiera, y la DCAA ha hecho todo lo posible para proporcionar a las pequeñas empresas las herramientas necesarias para tener éxito. Por ejemplo, el Modelo ICE (costo incurrido electrónicamente) y Aplicaciones EZ-Quant utilizado por la agencia se puede acceder en línea. Con una cuidadosa atención a las regulaciones y un sistema de contabilidad asequible, las pequeñas empresas pueden cumplir con los estándares que rigen a los contratistas federales.

¿Su empresa necesita una contabilidad que cumpla con la DCAA? Descubra cómo apoyamos las necesidades de contabilidad de los pequeños contratistas gubernamentales.

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