Consejos para presupuestar utilizando KPI

Un director ejecutivo de una empresa puede invertir cientos de horas en ajustar el presupuesto anual, pero las vicisitudes de los negocios pueden hacer que ese presupuesto quede obsoleto en cuestión de meses. Si bien la presupuestación puede ser un ejercicio importante para tener en cuenta las compras planificadas, las nuevas contrataciones y el reemplazo de tecnología obsoleta, solo se puede hacer tanto en cuanto a predecir los gastos futuros. Los presupuestos pueden cambiar más rápido de lo que se pueden planificar, pero siguen siendo un proceso necesario para la gestión empresarial. Se requiere un presupuesto para alcanzar los objetivos financieros del presente, en lugar de meses después, y sigue siendo un indicador preciso de los fondos necesarios para abordar una tarea en la gestión de proyectos. Si puede coordinar sus objetivos presupuestarios con actividades medibles de KPI, los gerentes comerciales pueden tener un mejor control de sus planes presupuestarios. Los servicios de contabilidad y teneduría de libros subcontratados pueden proporcionar orientación sobre el mejor software para la gestión de KPI.

Cree un plan de acción que tenga objetivos medibles

Los planes de acción contienen un desglose detallado de los costos de un proyecto. Describen los pasos específicos necesarios para que una empresa cumpla con un objetivo específico. Los planes de acción y los presupuestos son métodos efectivos para administrar un nuevo esfuerzo, pero generalmente no se desglosan en qué papel puede desempeñar cada miembro de la organización en un proyecto, ni en un marco de tiempo específico. Para crear un plan de acción con objetivos medibles, el plan de acción debe dividirse en actividades, y son estas actividades las que conducen a un proceso de medición. Los indicadores clave de rendimiento o KPI son los valores numéricos que se asignan para medir los objetivos. Pueden basarse en porcentajes, puntos de valor u otro sistema que requiera el contador.

Identificar actividades clave

Cada departamento debe decidir qué papel desempeña en el plan de acción y cuáles son las actividades clave que impulsan a ese departamento hacia adelante. Sobre la base de estas actividades, deben crear su propio conjunto de KPI para la medición. Estas métricas permitirán a cada departamento permitir el seguimiento, la gestión y la mejora.

Crea métricas de desempeño

Según las necesidades de una empresa, se pueden medir ciertas métricas, como la finalización de la tarea, el marco de tiempo y la cantidad. Cada departamento dentro de una empresa debe identificar actividades mensurables que hagan avanzar a la empresa. Los servicios de contabilidad pueden desear asignar un valor numérico a cada objetivo, con el fin de monitorear su efectividad. Estos valores numéricos, o KPI, son los que ayudan a un CEO a administrar y monitorear el presupuesto. A partir de aquí, las cifras se pueden pasar al contable o al servicio de teneduría de libros subcontratado para que puedan preparar las planillas presupuestarias necesarias.