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¿El inventario está a punto de arruinar su negocio?

problema-inventario.jpgLa calidad del producto y el servicio al cliente no importarán si no puede colocar el inventario en el lugar correcto en el momento adecuado. No solucionar un problema de inventario podría significar el fin de su negocio.

Al abordar un problema de inventario, recuerde que los servicios de contabilidad no solo controlan sus dólares y centavos. También rastrean los movimientos de su inventario para brindarle un control total sobre su negocio. A continuación, le mostramos cómo mejorar sus sistemas puede resolver problemas comunes de inventario.

Incapacidad para encontrar inventario

¿Cuántas veces ha tenido que retrasar un pedido o decirle a un cliente que un artículo estaba agotado porque no pudo encontrar una pieza en la trastienda? ¿Cuántas veces después ha encontrado una caja extra de piezas enterrada en la parte de atrás, días o semanas después?

La gestión de inventario no se trata solo de realizar pedidos. Se trata de saber cuánto tienes y dónde está.

El «cuánto» es obvio. Desea tener la capacidad de realizar pedidos de acuerdo con su demanda típica y saber cuándo es el momento de reordenar existencias o retrasar una reorden de demasiado inventario disponible.

El «dónde» es posiblemente más importante. Si su recuento de inventario dice que tiene una pieza en stock pero no puede encontrarla, puede asumir que se perdió o no se registró correctamente. Si su sistema de seguimiento de inventario le dice exactamente dónde está todo y usted se mantiene organizado, su inventario nunca volverá a desaparecer.

No cumplir con los pedidos debido a una producción inadecuada

A veces, el problema no es el seguimiento del inventario actual, sino la incapacidad de satisfacer la demanda futura. El primer paso es que sus servicios de contabilidad recopilen la mayor cantidad de datos posible para que pueda rastrear y pronosticar la demanda por temporada, mes y semana, o incluso días específicos.

Una vez que tenga esos datos, puede determinar sus objetivos de producción. Primero, considere si podría satisfacer la demanda aumentando la producción, comenzando la producción un poco antes antes de los períodos de alta demanda o liberando capacidad al reducir la producción de artículos de baja demanda.

Si no puede satisfacer la demanda necesaria por su cuenta, considere un co-empaquetador u otro arreglo de subcontratación. Aunque esta decisión trae a otra parte a la que debe pagar, las economías de escala de esa parte aún podrían permitirle adquirir inventario a un costo menor que el que podría pagar por su cuenta.

Inventarios desequilibrados entre ubicaciones

Si opera varias ubicaciones minoristas o realiza envíos desde varios almacenes, es posible que una ubicación se venda rápidamente de un artículo mientras que otra siempre tiene un exceso de inventario. Este resultado casi siempre se debe a la adopción de un enfoque único para todos y al pedido de las mismas cantidades de inventario para cada ubicación.

No olvide que el clima, el estilo de vida y las preferencias locales dictan qué tan rápido se moverá el inventario. Incluso dos vecindarios diferentes en la misma ciudad pueden tener diferentes deseos y necesidades. Sus pronósticos de demanda deben desglosarse tanto a nivel regional como de tienda.

Falta de espacio de almacenamiento

El temor a un inventario insuficiente a menudo conduce al problema opuesto: tener más inventario disponible del que puede manejar. Tratar de aprovechar los precios al por mayor también puede llevarlo a pedir demasiado.

Si bien perder un pedido puede costarle dinero, almacenar y manejar el inventario tampoco es gratis: puede pagar un alquiler adicional por un almacén, tienda o fábrica más grande. Si no puede acceder fácilmente a su inventario, pierde eficiencia operativa e incurre en costos de mano de obra cada vez que el inventario debe cambiarse para obtener acceso a un artículo. Tener más inventario disponible también significa un mayor potencial de pérdida debido a deterioro o daños durante un corte de energía, un desastre natural u otro percance.

El enfoque justo a tiempo, en el que pronostica la demanda y solo pide la cantidad exacta que necesita, evita esos problemas. Si está considerando tener un inventario adicional disponible, haga que los servicios de su controlador ejecuten un análisis de costo-beneficio para determinar la cantidad ideal y cómo manejarla.

Inventario excedente desperdiciado

El exceso de inventario no es solo un problema de almacenamiento. Algunos artículos quedan fuera de temporada, anticuados, pasados ​​de moda o después de su fecha de vencimiento. Luego, enfrenta costos de almacenamiento adicionales, pérdidas de amortización o lucro cesante debido a rebajas de liquidación.

Cuando se trata de este tipo de inventario, debe adoptar un enfoque más conservador en su pronóstico debido al mayor riesgo de una pérdida total. A diferencia de las previsiones de demanda típicas, en las que puede suponer que todo se venderá con el tiempo, tendrá que incorporar el riesgo de pérdida en sus proyecciones.

Controles de costos deficientes

Otro problema común de inventario son los controles de costos deficientes. Este problema es especialmente común en la fabricación y el servicio de alimentos, donde se combinan varios artículos del inventario en un solo producto final.

Por ejemplo, una tienda de sándwiches podría vender cada sándwich por $ 7 a pesar de los diferentes costos de carnes, quesos y aderezos. Si bien sus márgenes de ganancia generales pueden ser buenos, los márgenes de los sándwiches individuales pueden ser débiles o incluso negativos.

Comprender los costos de inventario a nivel de artículo individual es fundamental. Si bien los resúmenes de alto nivel pueden ser útiles, sus servicios de contabilidad también deberían ayudarlo a desglosar el uso del inventario y los costos de cada SKU que ofrece.

Recuentos de inventario inexactos

La mayoría de las veces, sus recuentos manuales de inventario no coincidirán con los informes de inventario de su computadora. Mejorar su sistema de administración de inventario reducirá las inexactitudes, pero seguirá siendo bueno para su gente.

Una vez que su sistema de administración de inventario esté en su lugar, debe capacitar a fondo a sus empleados sobre cómo usarlo correctamente y explicar por qué es importante que lo hagan. Uno de los puntos más importantes a destacar es que se debe realizar un seguimiento de todo el inventario, incluidos los artículos dañados y los desechos desechables. Solo puede mejorar sus operaciones si sabe exactamente lo que está sucediendo en su negocio.

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