¿Qué es el cumplimiento de DCAA?

DCAA es la abreviatura de Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa. Si su empresa busca o ha obtenido trabajo por contrato con el gobierno, su organización debe establecer el cumplimiento de DCAA. La totalidad de sus procesos comerciales, así como sus sistemas, deben cumplir en su totalidad con los requisitos de DCAA.

Por qué la DCAA es tan importante

DCAA es la agencia del gobierno federal encargada de auditar los contratos del Departamento de Defensa. DoD es un acrónimo que significa Departamento de Defensa. Las agencias gubernamentales adicionales pueden traer DCAA para los servicios relacionados con la contabilidad y las finanzas. Algunas de estas agencias confían en la DCAA para facilitar las auditorías. Tenga en cuenta que los contratos del Departamento de Defensa tienen el potencial de valer cientos de millones de dólares o incluso miles de millones de dólares. La magnitud financiera de estos contratos justifica las auditorías de la DCAA. Después de todo, el dinero de estos contratos lo pagan los ciudadanos trabajadores y contribuyentes de los Estados Unidos de América. Al final, el cumplimiento y las auditorías de DCAA resultan mutuamente beneficiosos para los contribuyentes y el gobierno.

Profundizando en los detalles del cumplimiento de DCAA

El cumplimiento de DCAA es un término comúnmente utilizado dentro de las esferas de contratación del gobierno federal, pero el DCAA no certifica activamente a contratistas específicos como totalmente compatibles y a otros como no cumplidores. El cumplimiento de la DCAA significa esencialmente que la empresa en cuestión se adhiere a las recomendaciones, así como a las pautas establecidas por la DCAA, lo que garantiza el pleno cumplimiento de la ley federal y los preparativos adecuados para las auditorías en el futuro. Los matices de dichas auditorías están determinados por las reglas establecidas en CAS, GAGAS y FAR. Estos acrónimos se explican a continuación.

El cumplimiento integral de la DCAA deja en claro que la empresa cuenta con todos los procedimientos y políticas documentados necesarios, lo que garantiza que esos procedimientos se cumplan por completo y demuestre que la empresa cumple con los requisitos matizados de la DCAA. Dicho cumplimiento también significa que los sistemas de la empresa cumplen totalmente con los requisitos establecidos por la DCAA. Por ejemplo, el sistema de contabilidad de una empresa debe ser capaz de rastrear los costos por separado entre sí en forma de costos indirectos y costos directos, costos de facturación, costos laborales y costos contables. Las empresas que reconocen la importancia del cumplimiento de la DCAA lo integran completamente con el sistema de la empresa para el control del tiempo. El mejor enfoque para el cumplimiento asegura que cada informe que la DCAA pueda querer ver en caso de una auditoría sea de fácil acceso.

Auditorías de DCAA

Las auditorías de la DCAA se centran en garantizar que los contribuyentes obtengan el valor de su dinero cuando se otorgan contratos gubernamentales a empresas privadas. Sin embargo, la clasificación de costos es diferente entre los contratistas gubernamentales y las empresas comerciales. La forma en que se clasifican, informan, asignan y separan los costos difiere entre estos dos grupos. Una auditoría de DCAA generalmente analiza elementos que van desde los costos directos hasta los costos permitidos, los costos que no están permitidos, los grupos de costos indirectos y los grupos de costos directos. Los puntos adicionales de escrutinio se detallan en las FAR antes mencionadas.

Hay varios tipos diferentes de auditorías DCAA que van desde los costos incurridos hasta la adjudicación previa, la fijación de precios a plazo, la revisión de los sistemas de compra del contratista, la compensación y los beneficios, las auditorías especiales e incluso las auditorías del piso de mano de obra / de cargos. En algunos casos, los oficiales de contratación pueden exigir que se proporcione una opinión financiera imparcial para arrojar luz sobre ciertos detalles de los contratos. Por lo general, estas solicitudes se clasifican como auditorías "otras" o "especiales".

Una breve mirada a CAS y FAR en el contexto del cumplimiento de DCAA

CAS y FAR se mencionaron anteriormente, pero es posible que algunos lectores no sepan lo que significan estas letras. En resumen, FAR y CAS son conjuntos de reglas aplicables a los contratistas gubernamentales que trabajan para el gobierno federal de los Estados Unidos. Tanto el gobierno federal como el DCAA confían en CAS y FAR para sus reglas. FAR es un acrónimo de Federal Acquisition Regulation, lo que significa que es la guía para la contratación pública. Las FAR se definen mejor como el conjunto principal de reglas en las que se basan las agencias al comprar tanto bienes como servicios.

CAS es la abreviatura de estándares de contabilidad de costos. Desde 1968, CAS se desarrolló para mantener la coherencia dentro de las prácticas de contabilidad de costos de las organizaciones que califican como contratistas gubernamentales. CAS detalla cómo se pueden realizar los cargos a los contratos, exactamente qué se carga a los contratos específicos, cómo se mantienen los sistemas de contabilidad y también cómo fluyen los costos desde el punto de origen y más allá. CAS también guía a los contratistas con respecto a la contabilidad de costos específicos.

Las empresas necesitan un sistema de contabilidad compatible con DCAA

Se alienta a las empresas que tienen el potencial de ser sometidas a una auditoría de la DCAA a elegir un sistema de contabilidad que cumpla plenamente con los requisitos de la DCAA. Dichos sistemas brindan información precisa, procesan flujos con precisión y también generan informes que facilitan la respuesta a dichas auditorías de manera integral y oportuna. Esto significa que cualquier sistema contable antiguo no será suficiente en el contexto del cumplimiento de DCAA. Las soluciones diseñadas específicamente para empresas de contratación del gobierno preparan el escenario para auditorías exitosas que culminan en que la empresa pase por el escrutinio sin penalización. Tenga en cuenta que existen requisitos idiosincrásicos dentro de esta industria, por lo que el software de contabilidad que elija debería facilitar la actualización de estos requisitos específicos.