Resolución de las 3 principales fuentes de conflicto para los controladores

Los avances en la tecnología están reduciendo rápidamente los recursos que los controladores deben dedicar a las tareas de rutina, dejando más oportunidades para la planificación estratégica. El momento no podría ser mejor, ya que la competencia de las empresas globales y basadas en Internet sigue creciendo. Los controladores están en una posición única para agregar valor al detectar áreas de oportunidad para reducir los gastos y utilizar las fortalezas para obtener una mayor ventaja.

Agregar valor de manera efectiva requiere asociaciones sólidas con los líderes. Sin embargo, crear y mantener estas relaciones puede generar conflictos, que normalmente se derivan de estos tres problemas básicos:

1. Informes incompletos

Los gerentes están enfocados en completar el trabajo del negocio de la manera más precisa y eficiente posible. Ya sea que lideren el equipo de servicio al cliente o supervisen la línea de producción, sus objetivos diarios giran en torno a crear un producto o servicio excelente y entregarlo a tiempo. Si bien estos objetivos son fundamentales para el éxito empresarial, el intenso enfoque en el cumplimiento de los requisitos de producción a menudo resulta en una menor atención a los informes internos.

Aquellos que están menos familiarizados con las actividades contables no se dan cuenta de que las cifras que proporcionan forman la base para comprender las fortalezas y debilidades del negocio, identificar tendencias y crear estrategias efectivas para el crecimiento futuro. En cambio, informar es una fuente de frustración, lo que le quita un tiempo valioso a las tareas más urgentes.

Los gerentes con tiempo limitado pueden verse tentados a retrasar o tomar atajos al completar el papeleo financiero, una práctica que rápidamente se convierte en un desastre a medida que una serie de informes relacionados utilizan estas cifras originales para sus cálculos. Una estrategia de comunicación cuidadosamente considerada es a menudo la solución para este conflicto.

Considere la perspectiva que los gerentes aportan a la mesa. Si no tienen una comprensión clara de cómo los servicios de controlador contribuyen al negocio, pueden descartar todo el departamento de finanzas como una colección de procesadores de números con una conexión limitada con la realidad de la vida cotidiana en el piso de producción.

Las interacciones cara a cara pueden combatir esta impresión. En lugar de quedarse detrás de las puertas cerradas de la oficina, salga al piso y pida un recorrido. Pida a los gerentes que le enseñen los conceptos básicos de sus áreas de responsabilidad y muestren interés en los desafíos que enfrentan todos los días. Esto abre la puerta a una conversación sobre cómo sus trabajos se conectan con el panorama general en el aspecto financiero.

2. Cifras de gastos inexactas

Cuando las relaciones entre los controladores y la administración son débiles, es menos probable que los líderes empresariales contribuyan con documentación precisa de los gastos. Una variedad de motivadores pueden generar informes de gastos excesivos o insuficientes. Recuerde que las funciones básicas del puesto de controlador pueden verse como una amenaza para los gerentes cuando la comunicación es deficiente:

• Los controladores son responsables de respaldar el proceso de presupuestación. Los gerentes consideran que se trata de un referéndum sobre sus decisiones financieras, ya que los controladores pueden impugnar las solicitudes de financiación de proyectos, el número de empleados, etc.
• Los controladores crean políticas y procedimientos relacionados con la contabilidad. Los gerentes consideran este papeleo adicional e innecesario que, si no se termina, puede amenazar la seguridad de su trabajo.
• Los controladores diseñan controles internos. Los gerentes consideran esta supervisión innecesaria y les preocupa que un error pueda dar lugar a medidas disciplinarias.
• Los controladores crean métricas de rendimiento. Los gerentes sienten que están sujetos a estándares irrazonables y se preocupan por las amenazas a la seguridad de su trabajo.

El trabajo del controlador es exponencialmente más difícil cuando se enfrenta a gerentes que no cooperan. En lugar de centrarse en hacer recomendaciones estratégicas, deben dedicar su tiempo a verificar la información y rastrear cifras faltantes o inexactas. Crear un plan para abordar estos problemas potenciales antes de que se conviertan en un problema puede evitar que se desperdicien muchos recursos.

La transparencia es clave para superar las impresiones erróneas del papel de los servicios del controlador en el negocio. Esto se puede lograr mediante la comercialización interna del departamento de finanzas, similar a las técnicas utilizadas para cualquier cambio organizacional importante. Utilice todos los canales disponibles, incluidos boletines internos, almuerzos informativos y correos electrónicos de respuesta rápida para describir las responsabilidades y desafíos que enfrenta el departamento de finanzas.

Prepare a la gerencia para las próximas solicitudes con mucha anticipación. Por ejemplo, antes de solicitar presentaciones presupuestarias, hable con los gerentes sobre el entorno económico actual y la situación financiera de la empresa. Cuando los gerentes comprenden la lógica subyacente de las decisiones que de otro modo podrían parecer arbitrarias, es más probable que otorguen a los controladores el beneficio de la duda, creando una relación más saludable. Mejores relaciones significan una mayor asociación, lo que conduce a informes precisos.

3. Desacuerdos sobre predicciones financieras

A medida que los controladores revisan los datos financieros, tienen la oportunidad de identificar qué áreas del negocio son exitosas y cuáles deben ser más rentables en el futuro. Hacer recomendaciones tácticas y estratégicas a la gerencia con el propósito de reducir costos y / o expandir el negocio es uno de los servicios más importantes que brindan.

Sin embargo, los gerentes se preguntan si las personas del lado contable del negocio comprenden los problemas del mundo real que enfrentan los gerentes. Es posible que no estén de acuerdo con las recomendaciones, sintiéndose empujados a un curso de acción que no apoyan. Los líderes con demasiada experiencia pueden asumir que pueden predecir mejor los resultados de un curso de acción específico, mientras que los líderes con muy poca experiencia pueden no ver el panorama general. De cualquier manera, la falta de aceptación puede interrumpir los cambios planificados.

Cuando sea posible, incluir a la dirección en el proceso de planificación es la forma más eficaz de ganar aceptación. Sin embargo, si surgen desacuerdos sobre cómo hacer avanzar el negocio, un enfoque de mano dura a menudo puede hacer más daño que bien. En su lugar, proceda de un punto de curiosidad, haciendo preguntas para comprender las preocupaciones de la gerencia. En muchos casos, los miembros de la gerencia ofrecen información útil que puede mejorar drásticamente el plan de un proyecto.

Si las dos partes no pueden llegar a un acuerdo, mantenga un tono respetuoso que muestre que las opiniones divergentes fueron consideradas seriamente y valoradas. En muchos casos, esto prepara el escenario para asociaciones más sólidas en el futuro y crea una oportunidad para lograr consenso en el futuro.