7 problemas contables comunes a los que se enfrentan los contratistas del gobierno y cómo resolverlos

Los contratistas federales enfrentan desafíos críticos para alinear las metodologías contables con las demandas de los requisitos comparativamente estrictos de su mercado objetivo, el gobierno de los Estados Unidos, frente a los requisitos de la base del mercado comercial. Los problemas incluyen mantener una preparación constante para las auditorías, la necesidad de diligencia y destreza en el aprovechamiento de la información para desarrollar una operación contable sólida, y la demanda de mantenerse a la vanguardia de las tecnologías aplicables y las competencias de la fuerza laboral contable, entre otros.

La gestión de los difíciles desafíos financieros y contables ha sido el statu quo operativo para los contratistas gubernamentales. La simple realidad de la contratación gubernamental es que el estándar es más alto que para las empresas en el mercado comercial. Y el gobierno ha reforzado los sistemas en los últimos años para demostrar su eficiencia en la protección de los fondos de los contribuyentes. En consecuencia, los contratistas deben demostrar aún más meticulosamente el cumplimiento de sus sistemas, políticas, procedimientos e infraestructuras contables.

Pero lograr sistemas impecables es un objetivo cada vez más rápido en el entorno de requisitos regulatorios federales en constante cambio y cada vez más complejos y estrictos en la contratación gubernamental. La contabilidad de las agencias gubernamentales puede abrumar a las empresas medianas y pequeñas. Aquellos que muestran una capacidad excepcional de adaptabilidad a los nuevos requisitos impuestos tienen una enorme ventaja sobre los competidores.

A continuación, encontrará información sobre algunas de las preocupaciones de contabilidad y administración financiera más comunes que aún se pasan por alto de los contratistas del gobierno. Se proporciona para ayudarlo a evaluar y mejorar los sistemas contables de su empresa, según sea necesario para aumentar su ventaja competitiva como contratista del gobierno y su probabilidad de éxito en sus evaluaciones en ese puesto.

1. Comprensión clara de los requisitos gubernamentales para contratistas

Las empresas que se embarcan en un contrato con el gobierno de los EE. UU. Suponiendo que la contabilidad del gobierno simplemente difiera algo de la contabilidad de las empresas comerciales experimentarán un impacto. Los ya voluminosos requisitos del gobierno cambian constantemente.

Solo algunos de esos criterios transmitidos por el Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), que los contratistas gubernamentales deben cumplir, incluyen:

• Regulaciones federales de adquisiciones (LEJOS)
• Normas de contabilidad de costos
• Suplementos de la agencia FAR

Por ejemplo, el gobierno federal limita la compensación de un ejecutivo a un máximo que el gobierno determina que es "razonable". Una compensación superior a este límite se considera "inadmisible", lo que significa que su empresa no puede cobrar cantidades que excedan el límite de el contrato o para recuperar dichos montos en virtud del contrato.

Es fundamental comprender las diversas áreas de énfasis del gobierno en las auditorías. Por ejemplo, las empresas deben tener claro lo que la DCAA considera que las responsabilidades de los contratistas incluyen en la contabilidad de la gestión de subcontratistas, como el escrutinio de DCAA de:

• puntualidad de los pagos a los subcontratistas
• documentación de la supervisión de subcontratistas por parte del contratista
• documentación de la aplicación de los flujos descendentes
• documentación de soporte para facturación de subcontratistas
• documentación de revisiones de subcontratistas

2. Obtener la aprobación de la DCAA del sistema de contabilidad de un contratista del gobierno

Los posibles contratistas gubernamentales se encuentran con una serie de dificultades especiales para calificar sus sistemas contables con la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA).

Por solo algunos ejemplos, las empresas se enfrentan a desafíos como:

• segregación de costos directos e indirectos
• grupos de costos y bases de asignación
• cronometraje
• sistemas de distribución de mano de obra
• mantener el cumplimiento de las cláusulas de facturación
• un vasto y cambiante complejo de otros problemas

La Agencia de Gestión de Contratos de Defensa (DCMA) define los requisitos de los sistemas comerciales y proporciona orientación sobre las auditorías y los criterios de aprobación. Los requisitos reglamentarios prevén retenciones en los casos en que se determinen los contratistas. Los contratistas evaluados con sistemas que son deficientes de alguna manera pueden verse gravemente afectados por las retenciones. Por lo tanto, es de vital importancia que todos los contratistas gubernamentales comprendan a fondo los requisitos de aprobación y cómo se evaluarán.

3. Uso de la información disponible para gestionar y lograr el crecimiento

El proceso de implementar un sistema para rendir cuentas al gobierno federal, diseñar procedimientos especiales e implementar políticas de cumplimiento regulatorio genera naturalmente una gran cantidad de información útil disponible para el nuevo contratista. Sin embargo, este caché de información tiene poco valor si el contratista no reconoce los beneficios de aprovechar la información adquirida para comprender los propósitos gubernamentales, las necesidades y los procesos más amplios, y luego usa ese conocimiento para administrar mejor y hacer crecer metódicamente la empresa.

Por solo un ejemplo, el cumplimiento de los requisitos gubernamentales requiere el cálculo correcto de una tasa de gastos generales. Sin embargo, si la gerencia del contratista no reconoce la importancia de saber por qué la tasa es significativa y no controla el gasto para gestionar la variación de la tasa, entonces no es de mucha utilidad para la empresa el mero conocimiento de la tasa de gastos generales y del hecho esa conformidad se basa en su cálculo correcto.

Las innovaciones tecnológicas actuales brindan a los contratistas una capacidad mucho mejor para cumplir con los requisitos gubernamentales, lo que permite el empleo de sistemas para la gestión y el crecimiento, mientras se adaptan para mantenerse al día con los cambios en los requisitos siempre entrantes.

4. Mantenerse al día con los cambios en las reglas gubernamentales para la gestión financiera y la contabilidad

La gestión en una corriente perpetua de cambios de requisitos es la forma de negocio en la contratación pública. Actualmente, la mayor transparencia de las finanzas públicas motivada por el plan de estímulo económico es un buen ejemplo. Pero, simplemente con el usual la rotación de nuevas regulaciones, los cambios continuos en la gestión financiera del gobierno y los requisitos contables son un hecho continuo de operar como contratista del gobierno de EE. UU.

Los contratistas deben ser hábiles para anticipar e implementar modificaciones a cualquier política, procedimiento y sistema que respalde el cumplimiento, a fin de mantenerse al día con los requisitos cambiantes de sus empresas.

5. Preparación oportuna para auditorías sorpresa

Como contratista del gobierno, su empresa debe operar bajo el supuesto de que estará sujeta a una auditoría gubernamental exhaustiva. Las auditorías pueden ocurrir sin previo aviso. Mantenga una condición de preparación. Asegúrese de estar seguro de que su empresa recibirá una evaluación positiva.

Cuando un contratista es etiquetado por incumplimiento de su sistema de contabilidad, el trabajo necesario para recuperar la aceptación por parte del gobierno es muy difícil, laborioso y requiere mucho tiempo para la administración. Los contratos pueden rescindirse. Las oportunidades de nuevos negocios con el gobierno también se desperdician a menudo. Y, en algunos casos, los pagos pueden incluso retenerse en los contratos existentes, en espera de mejoras satisfactorias.

6. Mantener suficiente personal y capacitación

Los errores contables ponen en peligro a los contratistas. Los datos inexactos, la entrada incorrecta de datos en el sistema o los errores en el desempeño de los procesos de contabilidad internos (como asignaciones de costos de contrato erróneas, por ejemplo) ponen en riesgo el sistema. Y el personal que no está familiarizado con los requisitos comunes y los procesos contables para los contratistas gubernamentales con frecuencia expone a las empresas a pérdidas de contratos e incluso puede tener un impacto perjudicial en la inversión de una empresa en su software de contabilidad.

Los contratistas deben asegurarse de que todo el personal de contabilidad esté completamente capacitado y deben tener políticas y procedimientos adecuados para la prevención de errores, y especialmente para su descubrimiento y corrección oportunos.

7. Flexibilidad en el cambio de una persona de contacto individual del gobierno a su sucesor

Los contratistas a menudo deben construir un sistema que cumpla con los requisitos que un individuo en particular en la autoridad gubernamental cree que es apropiado para el contratista, solo para que esa autoridad gubernamental (a veces abruptamente) sea reemplazada por otra persona cuyas ideas sobre los requisitos (a veces marcadamente) difieran de su predecesor.

El contratista gubernamental exitoso sistematiza sus operaciones contables, a medida que la empresa crece, con el fin de mantener y mejorar el cumplimiento. (La empresa puede incorporar un contador de nivel medio a superior para establecer un sistema). El puesto de respaldo que las empresas deben mantener constantemente, si es financieramente posible, es uno de preparación para la transición, en para mantener sin problemas la integridad de su sistema si / cuando las personas esenciales abandonan la empresa o se vuelven incapaces de cumplir con sus funciones.

Para obtener información adicional sobre cómo configurar sistemas de contabilidad que cumplan con la DCAA y para comprender claramente la idoneidad de varias tecnologías para evitar plataformas de contabilidad innecesarias, excesivamente costosas o insuficientes para la contratación pública, contáctenos a continuación.