Descripción general del cumplimiento de DCAA para nuevos contratistas

Los contratos del gobierno federal pueden ser una fuente de ingresos lucrativa y estable para su negocio. Debido a las reglas de licitación competitivas, la mayoría de las empresas nacionales tienen la oportunidad de ganar un contrato siempre que hagan la mejor oferta y demuestren que pueden cumplirla.

Si está buscando un contrato con el Departamento de Defensa o agencias relacionadas, tenga en cuenta que parte de este proceso es demostrar el cumplimiento de la Regulación federal de adquisiciones. La Agencia de auditoría de contratos de defensa revisa el cumplimiento de los contratistas con FAR y otras reglas.

Sobre el DCAA

El DCAA es una agencia del gobierno federal que actúa bajo el Departamento de Defensa. Actúa como auditor y asesor del gobierno durante el proceso de adquisición y para administrar los contratos.

Además de las verificaciones de cumplimiento, la DCAA revisa la estabilidad financiera de cada empresa contratista para asegurarse de que pueda completar un contrato. DCAA también brinda orientación general a los contratistas para ayudarlos a comprender mejor cómo trabajar con el gobierno y los auditores de DCAA. Sin embargo, dado que debe actuar como un auditor independiente, la agencia tiene una capacidad limitada para brindar asesoramiento individualizado a los contratistas.

Revisión de la capacidad financiera

Antes de que el gobierno adjudique un contrato, requiere la confirmación de que el contratista puede completarlo. El contratista debe tener los recursos para comprar cualquier inventario o equipo necesario, y debe ser financieramente estable con poco riesgo de quiebra u otros eventos que puedan afectar sus operaciones.

Dependiendo de la agencia con la que está licitando, la revisión puede ser realizada por el Agencia de Gestión de Contratos de Defensa o el DCAA. Este proceso es similar a cuando busca una inversión o préstamo para su negocio.

El gobierno solicitará estados financieros y pronósticos, así como información detallada sobre sus deudas y otras obligaciones pendientes. El papel del auditor es asegurar que la información esté debidamente preparada, completa y precisa, lo que le dará al oficial de contrataciones una imagen clara de sus finanzas al evaluar su oferta.

Auditoría del sistema de contabilidad previa a la adjudicación

El gobierno también evaluará sus sistemas contables para asegurarse de que cumplan con todas las regulaciones aplicables. Esta auditoría es especialmente importante para los contratos de tipo costo-plus porque el gobierno quiere asegurarse de que solo se facturen los costos permitidos. Sin embargo, debe mantener un sistema de contabilidad compatible, independientemente del tipo de contrato que esté buscando.

La DCAA realiza una revisión inicial de sus sistemas contables durante la Encuesta sobre el sistema de contabilidad previa a la adjudicación. Si la DCAA acepta su oferta, también supervisará su cumplimiento continuo con los estándares de contabilidad del gobierno.

Cumplimiento contable

Aparte de la precisión, el propósito principal de las regulaciones de contabilidad del gobierno es asegurar costos adecuadamente separados. Debe separar los costos de su trabajo gubernamental del trabajo no gubernamental; si tiene varios contratos con el gobierno, debe asignar los costos a cada contrato. Dentro de cada contrato, debe separar los costos directos e indirectos, los costos permitidos y no permitidos, y cualquier otra categoría de costos especificada en su contrato.

La Manual DCAA y las regulaciones relevantes proporcionan un marco general para su sistema contable. La principal preocupación del gobierno es completar de manera oportuna y precisa los informes necesarios. Dentro del marco general, usted es libre de elegir su propio software y establecer sus propios procesos que mejor se adapten a sus objetivos comerciales.

Asignación de costos

Las regulaciones federales rigen los costos que se pueden facturar a un contrato, y su contrato específico con el gobierno debe aclarar más qué costos están permitidos. De acuerdo con el principio de segregación de costos, existen tres tipos de costos que potencialmente pueden asignarse a un contrato gubernamental.

• Costos en los que se incurre específicamente para el contrato
• Costos en los que se incurre tanto por el contrato como por otros trabajos que puedan dividirse razonablemente entre ellos
• Costos necesarios para las operaciones de la empresa que no tienen una relación directa con un trabajo específico.

Los costos pueden incluir materiales, suministros, uso del edificio y mano de obra. Al igual que con otros costos, los costos laborales deben estar separados por contrato y por objetivos específicos dentro de cada contrato.

Los requisitos de información

Su obligación de informar los costos y otra información dependerá de los términos específicos de su contrato. Como mínimo, debe generar un informe intermedio interno de los costos que se asignarán a un contrato al menos una vez al mes.

Si bien la mejor práctica es actualizar la mayoría de los datos requeridos simultáneamente con cada evento, también deberá conciliar sus cuentas y realizar los ajustes necesarios en sus asignaciones de costos. Si su contrato requiere actualizaciones de progreso o identificación de costos por artículo de línea, tómese el tiempo para asegurarse de que estos costos se informen de manera adecuada.

La DCAA revisará sus registros contables para verificar que los costos estén asignados correctamente según lo permitido. También verifica sus informes de costos con su libro mayor para determinar si realmente se incurrió en los costos.

Aprobación de servicios

La DCAA no aprueba empresas de contabilidad específicas o herramientas de software como compatibles con DCAA; en cambio, hace una determinación de cumplimiento individual para cada contratista. No será aprobado ni rechazado por el uso o no uso de un proveedor de servicios específico.

Sin embargo, el cumplimiento de la DCAA es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo, especialmente si no tiene experiencia previa en el trato con el gobierno. Trabajar con un servicio de contabilidad subcontratado por DCAA puede ahorrarle el tiempo y los gastos de tener que crear su propio sistema de contabilidad compatible con DCAA desde cero.

¿Necesitas ayuda? Nuestro equipo de contabilidad gubernamental puede responder las preguntas que pueda tener sobre la subcontratación de su contabilidad.