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Sistemas contables asequibles que cumplen con DCAA para pequeñas empresas

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Se requiere que las pequeñas empresas establezcan sistemas de contabilidad que cumplan con la DCAA si quieren competir por contratos gubernamentales, pero estas herramientas no tienen por qué costar una fortuna. Con un conocimiento básico de los requisitos de la DCAA y la mayoría de las plataformas de contabilidad estándar, los contables, controladores y contables calificados pueden cumplir y superar las pautas reglamentarias.

Momento de la transición de su sistema contable

Antes de que se adjudique cualquier contrato, los auditores de DCAA examinarán el sistema de contabilidad de su empresa para validar que sea capaz de mantener registros de acuerdo con los estándares de DCAA. En algunos casos, las pequeñas empresas no han invertido en ninguna plataforma de contabilidad integral y están preocupadas por el costo de instalar dicha plataforma antes de que su contrato se haya adjudicado formalmente.

En esta situación, el DCAA no requiere que el sistema esté completamente instalado. En cambio, la empresa puede ofrecer una demostración de las capacidades del sistema propuesto, comprometiéndose a instalar y realizar una transición completa de la contabilidad a la nueva plataforma una vez que el contrato sea definitivo.

Evaluación del sistema de contabilidad previa a la adjudicación

Los auditores de DCAA están buscando capacidades específicas del sistema cuando realizan la evaluación previa a la adjudicación. El proceso está diseñado para ser simple y transparente, por lo que las pequeñas empresas pueden acceder fácilmente a una lista de estos requisitos por adelantado a través del Lista de verificación de adecuación del sistema de contabilidad antes de la adjudicación.

Antes de comprometerse con cualquier plataforma de contabilidad, asegúrese de que pueda realizar las siguientes funciones:

Entrada de tiempo específico del trabajo

El DCAA requiere una separación clara de las horas trabajadas para completar las tareas relacionadas con el contrato y las horas trabajadas en otros proyectos. Al seleccionar una plataforma, elija una que ofrezca un sistema de cronometraje que permita a los empleados asignar sus entradas y salidas a asignaciones de trabajo específicas.

Contabilización de costos directos e indirectos

Ciertos costos y gastos se correlacionan directamente con un solo contrato. Los ejemplos incluyen los materiales que se utilizan específicamente para los bienes que se producen o la mano de obra involucrada en la prestación de un servicio específico. Sin embargo, otros gastos son necesarios para operar el negocio en su conjunto y respaldan varios o todos los contratos actualmente en producción.

Por ejemplo, los gastos de servicios públicos no están directamente relacionados con un proyecto, aunque los servicios públicos son necesarios para hacer funcionar el negocio. En estas circunstancias, un sistema de contabilidad debe poder diferenciar entre los dos y luego aplicar una fórmula equitativa y coherente al asignar costos indirectos a contratos específicos con fines de facturación.

Segregación de costos permitidos e inadmisibles

Algunos gastos comerciales que generalmente están permitidos no se pueden incluir al facturar un contrato con el gobierno. Por ejemplo, las empresas no pueden facturar a una agencia federal los gastos de entretenimiento o las contribuciones realizadas a una organización benéfica. Asegúrese de que su plataforma de contabilidad sea capaz de diferenciar entre costos y gastos permitidos y no permitidos, preferiblemente eliminando aquellos que no están permitidos de las facturas gubernamentales.

Conciliación frecuente de costos indirectos provisionales versus costos indirectos reales

Al enviar una propuesta de precio, las empresas deben estimar las tarifas a las que se cobrarán algunos gastos. Las pautas de la DCAA requieren que exista una conciliación regular de los costos provisionales con los costos reales. La documentación de respaldo es fundamental en esta situación, especialmente si los costos son más altos de lo esperado. Los auditores solicitarán documentación de la metodología utilizada para crear las predicciones, así como documentación de respaldo clara que demuestre la precisión de las cifras reales.

Almacenamiento de documentación de respaldo relevante

Cuando se requiere una auditoría, los representantes de la DCAA esperan que las empresas produzcan toda la documentación que respalde las cifras registradas en varias cuentas. Por ejemplo, los costos de materiales están respaldados por facturas de proveedores y los costos laborales están respaldados por registros de cronometraje. No se requiere que las pequeñas empresas mantengan estos archivos electrónicamente, aunque esta práctica simplifica el proceso de auditoría. Ya sea que se mantenga en copia impresa o en copia electrónica, los sistemas de contabilidad deben incluir un proceso para almacenar y mantener la documentación de respaldo relevante.

Contabilización regular y conciliación de un libro mayor general de toda la empresa

Como práctica recomendada, la DCAA espera que la contabilidad específica del contrato gubernamental se concilie con las cuentas de la empresa en su conjunto. Los asesores buscan un libro mayor general completo que se actualice periódicamente para incluir las cifras correspondientes a todos los contratos de la empresa.

Cumplimiento CAS

Hay leyes federales que describen las normas de contabilidad de costes (CAS) todos los contratistas y subcontratistas del gobierno deben seguir. Las reglas se establecieron para garantizar la aplicación coherente de los estándares gubernamentales, independientemente de qué empresa proporcione los bienes y / o servicios. Los sistemas de contabilidad deben ser capaces de aplicar CAS requerido, y la empresa debe poder producir documentación escrita de los estándares que se están aplicando.

Mantenimiento de registros precisos de los subcontratistas

La participación de subcontratistas en un proyecto regulado por un contrato gubernamental agrega una capa adicional de complicación al cumplimiento de DCAA. Por ejemplo, las facturas de los subcontratistas solo se pueden incluir en la contabilidad del proyecto contratado bajo ciertas condiciones, y se requiere que los subcontratistas y cualquier negocio que el subcontratista subcontrate cumplan con CAS. Elija un sistema de contabilidad que tenga la capacidad de separar el trabajo subcontratado, de modo que pueda asegurarse de que se cumplen todos los requisitos relevantes.

Las costosas plataformas de contabilidad se comercializan a sí mismas con la capacidad exclusiva de cumplir con todos los requisitos de la DCAA. Sin embargo, este simplemente no es el caso. Cuando los contables experimentados comprenden las regulaciones, es posible cumplir con los estándares de la DCAA con herramientas de contabilidad más asequibles.

¿Está interesado en los servicios de contabilidad que cumplen con DCAA para su empresa? Podemos ayudar.

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