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Guía para contratistas principiantes para evitar deficiencias comunes

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El trabajo por contrato puede ser muy gratificante, pero a veces puedes enredarte mientras aprendes las cosas. Más información sobre deficiencias comunes y cómo evitarlos para que su primer contrato no termine en «no».

Adecuación de la propuesta

Evitar deficiencias en el proceso comienza incluso antes de solicitar el contrato. Asegúrese de que su la propuesta es adecuada dedicando mucho tiempo a su investigación y análisis antes de preparar su propuesta. Prepárese en consecuencia y tenga cuidado con estas deficiencias comunes:

  • Falta de datos sobre costos o precios
  • Falta de datos presupuestarios
  • No realizar análisis de subcontratos

Requisitos del sistema de contabilidad

Uno de los más importantes, si no la Lo más importante, los aspectos de completar con éxito los contratos gubernamentales es obtener y mantener un sistema de contabilidad adecuado. No organizar y registrar adecuadamente los costos y la facturación puede resultar en una enorme pérdida de fondos, lo que puede ser devastador para su pequeña o mediana empresa. Las deficiencias comunes incluyen:

  • No hacer una determinación provisional de los costos
  • Separación inadecuada de costos directos e indirectos.
  • Procedimientos de cronometraje incorrectos
  • No reconocer y excluir los costos no permitidos.
  • Ignorar los procedimientos para verificar los costos de los subcontratistas y proveedores
  • No incluir la facturación de subcontratistas y proveedores de manera oportuna

Para evitar estas deficiencias, asegúrese de que su sistema o servicio de contabilidad cumpla con DFARS 252.242-7006 (a) (2). Para cumplir con las normas, su sistema contable principal, así como los subsistemas de facturación y laborales, deben poder “recopilar, registrar, clasificar, analizar, resumir, interpretar y presentar datos financieros precisos y oportunos para informar de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables y decisiones de gestión «. Busque características que permitan:

  • Acumulación de costes
  • Conciliación de costos a cada objetivo
  • Ajuste por aprobación y documentación
  • Captura de entradas de rutina para determinar costos mensuales

Tarifas de facturación provisionales

Tarifas de facturación provisionales se utilizan para establecer estimaciones aproximadas de los costos totales a tasas de fin de año. Estas tarifas pueden ajustarse al final del año real si las proyecciones de tarifas fueron cortas o incluyeron costos no permitidos. Para evitar deficiencias comunes en las tarifas de facturación provisionales:

  • Elimine los costos no permitidos de las proyecciones de tarifas de facturación
  • Ajustar las tarifas de facturación provisionales según la experiencia real

Se pueden hacer ajustes antes de fin de año por variaciones significativas anticipadas; de lo contrario, espere hasta después de fin de año para realizar los ajustes utilizando las tarifas reales.

Envíos de costos incurridos

Reclamaciones de costos incurridos deben enviarse dentro de los seis meses posteriores al cierre del año fiscal de su empresa. Si su presentación está atrasada por más de seis meses, podría perder tanto su contrato como cualquier consideración adicional del contrato. Las deficiencias comunes incluyen:

  • Falta de certificación firmada
  • Certificación incluida pero no firmada por un vicepresidente o director financiero
  • Falta de información del subcontratista
  • No divulgar todas las asignaciones intermedias
  • Costos no permitidos no incluidos en la base de G&A
  • Contratos físicamente completos no mostrados en sch. I & O
  • Sin cálculos para la participación del gobierno para todas las tasas indirectas finales

La Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA) proporciona un Lista de Verificación que debe seguir para determinar si la presentación de los costos incurridos es adecuada. Consulte la lista de verificación y otra documentación de programación en el Sitio web de DCAA para ayudarlo a evitar deficiencias.

Evaluaciones laborales en tiempo real

Durante el trabajo en su contrato, se le auditará para verificar que lo reclamado costes laborales son admisibles y precisas. Como se mencionó anteriormente en la sección de sistemas contables, su subsistema de mano de obra debe registrar y calcular de manera adecuada y apropiada los costos de mano de obra y asignarlos al objetivo de facturación correcto. La evaluación laboral en tiempo real es una auditoría no anunciada para discernir la credibilidad de los costos laborales. Para evitar deficiencias comunes durante estas evaluaciones:

  • Asegúrese de que las hojas de tiempo estén siempre actualizadas, incluso durante la mitad del horario
  • Capacite a los empleados en los métodos adecuados para revisar las hojas de tiempo.
  • Asegúrese de que todas las revisiones estén debidamente aprobadas por un supervisor.
  • No permita que los empleados completen las hojas de tiempo por adelantado
  • Asegúrese de que las hojas de tiempo sean representativas del trabajo real realizado

Seguimiento de subcontratos

Si emplea subcontratistas para completar parte del trabajo, debe poder controlar sus costos y facturación, así como los suyos. Asegúrese de tener acceso al sistema de contabilidad del subcontratista para cumplir con los requisitos de presentación de informes.

La deficiencia número uno en esta área es la imposibilidad de obtener la aprobación para subcontratar. Siempre comuníquese con su oficial de contratos y solicite la aprobación para subcontratar antes de aceptar cualquier contrato de subcontratación. Después de obtener la aprobación y llegar a un acuerdo con un subcontratista, evite las deficiencias más comunes en el monitoreo de sus subcontratistas al:

  • Verificar que el subcontratista tenga un sistema contable adecuado
  • Incluir las cláusulas contractuales adecuadas en el acuerdo con el subcontratista.
  • Monitorear adecuadamente el esfuerzo del subcontratista.
  • Garantizar que las facturas de los subcontratos sean precisas y cumplan con los términos del subcontrato.
  • Solicitar una denegación de acceso y notificar al oficial de contratos si el subcontratista se niega a acceder a los sistemas contables.
  • Obtener una presentación adecuada de los costos incurridos por parte del subcontratista

Además de verificar los errores matemáticos, de asignación y categorización, asegurarse de completar cada formulario y programar con precisión y a tiempo requiere paciencia y práctica. Manténgase en estrecho contacto con su oficial de contratos y no tema hacer preguntas. Es muy probable que pueda evitar los «no» con unas simples llamadas telefónicas o correos electrónicos y estar bien encaminado para convertir su primer contrato en un lazo atractivo y rentable.

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