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Guía para contratistas principiantes sobre el proceso de auditoría

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Como pequeño contratista del gobierno, es posible que se vea limitado por los recursos contables, y si este es su primer contrato, eso puede ser perjudicial. Conozca las posibles auditorías y asegúrese de estar preparado para el proceso de auditoría de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA) con esta guía para principiantes.

Si bien puede tomarse el tiempo para leer las 100 páginas del Manual de información de DCAA para contratistas, es posible que se sienta aún más confundido después de intentar digerir todos los elementos legales. Y, aunque el manual se aplica a todos los contratistas, hay algunos problemas que probablemente no afectarán a las pequeñas empresas como la suya. Utilice esta guía para revisar los requisitos más rápido y asegurarse de haber marcado todos los elementos esenciales.

Conceptos básicos previos al premio

Antes de que pueda hacer una oferta, tendrá que justificar su sistema de contabilidad como compatible con DCAA. Para hacer eso, completará el Formulario de encuesta previa (Criterios SF 1408).

Para esta encuesta, deberá preparar una descripción de sus sistemas contables existentes y explicar cualquier deficiencia. Luego completará la lista de verificación en la segunda sección. Al mantener datos adecuados y confiables en el mantenimiento de registros y brindar apoyo para las solicitudes de pago progresivo, la lista de verificación incluye varios requisitos más. La mala noticia es que parece largo; la buena noticia es que una vez que haya cumplido con todos los requisitos, el resto es muy sencillo.

Costos directos e indirectos

Antes de examinar los requisitos de la lista de verificación, debe comprender los costos directos e indirectos según lo definido por DFARS 252.242-7006 (c) (3) y (c) (4). Para los contratos gubernamentales, los costos directos son «cualquier costo que se identifique específicamente con un objetivo de costo final particular». Estos no se limitan a materiales y mano de obra, sino que deben resultar del objetivo de costo final.

Los costos indirectos no están asociados con un único objetivo de costo final, sino que se identifican con un objetivo de costo intermedio o con dos o más objetivos de costo final. Por lo general, estos están vinculados a costos generales o administrativos, pero pueden ser el resultado de otras categorías según lo definido por el tipo y alcance del contrato.

Asignación y permisibilidad

Se requiere diferenciar entre costos directos e indirectos para poder asignar adecuadamente los costos permitidos de conformidad tanto con la Parte 31 como con cualquier suplemento de agencia diferente. Si bien la asignación de costos directos es más sencilla, la asignación de costos indirectos debe ser:

  1. Razonable y
  2. Demuestre una relación entre los costos del fondo común y la base de asignación.

Determinación de la admisibilidad de los costos requiere que el costo cumpla con todo lo siguiente:

  1. Debe ser razonable: «Por su naturaleza y monto, no excede el que incurriría una persona prudente en la conducción de negocios competitivos». (LEJOS 31.201-3)
  2. Debe ser asignable: específicamente y necesario para el contrato. (LEJOS 31.201-4)
  3. Cumplir con los términos del contrato.
  4. Cumplir con los estándares de contabilidad de costos (CAS) aplicables.
  5. Respete las limitaciones definidas en la Subparte 31.201.

Estas definiciones deberían ayudarlo a completar la lista de verificación de requisitos para su sistema de contabilidad.

La lista de verificación

Estos son los requisitos específicos en los que constarán las auditorías.

  • Separación adecuada de costos directos de costos indirectos.
  • Identificación y acumulación de costes directos por contrato.
  • Un método lógico y consistente para la asignación de costos indirectos a objetivos de costos intermedios y finales.
  • Acumulación de costes bajo el control del libro mayor.
  • Un sistema de cronometraje que identifica la mano de obra de los empleados por objetivos de costos intermedios o finales.
  • Un sistema de distribución de la mano de obra que carga la mano de obra directa e indirecta a los objetivos de costos adecuados.
  • Determinación provisional (al menos mensual) de los costos cargados a un contrato mediante la contabilización rutinaria de libros contables.
  • Exclusión de los costos cargados a los contratos gubernamentales por montos no permitidos en términos de FAR 31, Principios y procedimientos de costos del contrato u otras disposiciones del contrato.
  • Identificación de costos por artículo de línea del contrato y por unidades (como si cada unidad o artículo de línea fuera un contrato separado) si así lo requiere el contrato propuesto.
  • Segregación de los costos de preproducción de los costos de producción «.

También indicará si su sistema está en pleno funcionamiento. Si no es así, recuerde explicar por qué y cuándo será.

Una vez completada y enviada la encuesta, se le puede pedir a un auditor que verifique que se cumplan los requisitos del sistema. El auditor verificará su sistema de contabilidad para cada requisito que se aplique al contrato potencial. Si no se encuentran deficiencias, su sistema será aceptado como viable para uso por contrato. Si se encuentran deficiencias, usted y la agencia contratante serán notificados y se le darán recomendaciones para corregir su sistema. Después de la corrección, la agencia contratante puede solicitar una auditoría de seguimiento.

Después de la adjudicación del contrato

Hay circunstancias en las que una organización contratante puede solicitar una auditoría después de la adjudicación del contrato. Esto suele ocurrir si:

  • No se realizó una auditoría previa a la adjudicación, o
  • Las deficiencias se encontraron originalmente en la auditoría previa a la adjudicación.

Si esto sucede, tenga en cuenta que los objetivos de la DCAA están ahí para su protección y, en general, se preocupan por reducir sus costos contables además de proteger los activos del gobierno.

Independientemente de si la auditoría se realiza antes o después de la adjudicación, su sistema de contabilidad debe actualizarse y funcionar al máximo rendimiento. Para obtener información adicional sobre el proceso de auditoría, DCAA ofrece múltiples recursos para pequeñas empresas. Su contrato está esperando. ¡Sal y gana tu premio!

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