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COVID-19 | Consejos de mejores prácticas para PYMES para 2020

Trabajar desde casa -3 (fotos cortesía de nuestros empleados que trabajan desde casa en FacturacionenLinea.mx)

A medida que continúa la práctica generalizada del distanciamiento social, muchas empresas han actualizado sus políticas para estos tiempos sin precedentes. Cuando la única certeza parece ser la imprevisibilidad de esta situación actual, puede parecer que hay muchas cosas fuera de nuestro control. Como líderes empresariales, tenemos algunas prácticas comerciales probadas y verdaderas que pueden ayudar con los costos y aliviar algunas ansiedades durante estos tiempos de incertidumbre.

Políticas de trabajo desde casa

Hemos estado 100% completamente remotos desde nuestros inicios en 2004 y si pudiéramos lograrlo antes de Windows Vista, ciertamente puede hacerlo hoy. El trabajo remoto se ha convertido ahora en una implementación necesaria para la continuidad del negocio en un momento en el que se pide a estados enteros que se pongan en cuarentena y permanezcan dentro. Casi todo se puede hacer en casa, desde la programación, las reuniones, las consultas e incluso la medicina. Algunas de las claves del éxito remoto incluyen la creación de procesos, la comunicación de expectativas y la comprensión de que todos estamos juntos en esto.

Nuestro equipo de expertos en liderazgo y recursos humanos está trabajando actualmente en una guía para las mejores prácticas remotas. Compartiremos cómo hemos prosperado con una fuerza laboral completamente virtual una vez que esté disponible.

Vaya sin papel (¡donde pueda!)

Considere hacer que toda la documentación y los formularios de su oficina sean electrónicos. Entendemos que esto puede parecer mucho más fácil decirlo que hacerlo y hemos hecho una lista corta de documentos comunes que puede tomar sin papel:

Documentos internos

Comparta archivos sin imprimirlos. Acceda a los archivos almacenados en una unidad compartida y / o use las funciones para compartir archivos de Google Docs, las funciones de edición de documentos interactivos de Microsoft Office 365, Basecamp o uno de varios otros sistemas para compartir y / o colaborar en documentos.

Extractos de facturación

Ahorre franqueo, papel, sobres y horas tras horas coordinando facturas y cheques, enviando facturas y pagos por correo y emitiendo recibos. Y realice un seguimiento de sus pagos de forma mucho más rápida y sencilla. Hoy en día, muchas empresas incluso ofrecen incentivos para que administre las cuentas de su empresa en línea.

Archivos grandes

Para el intercambio frecuente de archivos grandes, un sistema de transferencia de archivos puede ser útil, además del acceso limitado a carpetas compartidas en unidades internas compartidas. Dropbox es una opción popular para crear carpetas de grupo y distribuir informes rápidamente, y Office 365 proporciona una variedad de alternativas de informes similares, así como funciones de modificación de informes y funciones de vista rápida, con diversos grados de acceso de usuario para ver y modificar informes. YouSendIt también permite compartir y almacenar archivos grandes.

Documentos de reuniones

Para los folletos durante las reuniones y presentaciones, TeamViewer proporciona a los usuarios acceso remoto a la visualización del proyecto en las pantallas de las computadoras en red durante todo el día, a través de cualquier otra computadora o teléfono inteligente.

Documentos escaneados y enviados por fax

Muchas empresas todavía dependen del escaneo y / o el envío de faxes, incluso cuando están rodeadas de soluciones digitales en línea y de otro tipo. TurboScan es una aplicación fácil de usar que le permite usar la cámara de su teléfono celular como un escáner y convierte las imágenes capturadas en archivos PDF para enviar por correo electrónico. Y eFax.com transmite los archivos PDF enviados por correo electrónico directamente a la bandeja de entrada de su correo electrónico.

Servidores internos

Eliminar las prácticas de redacción de cartas en papel, contratos, documentos de ventas, memorandos entre oficinas, boletines informativos de la empresa, materiales de capacitación, procedimientos operativos, procedimientos de seguridad, documentación de procesos, registros de nómina, cuentas por cobrar, registros de almacén y envío, gráficos de inventario, libros de contabilidad, informes contables y cualquier otro archivo en papel que pueda compartirse y almacenarse digitalmente. Mantenga tanto como sea posible en servidores en la nube y trate los servidores de red internos como lo que son, espacio operativo digital premium que se racionará como almacenamiento, si es posible, para usarlo según sea necesario para ciertos propósitos únicos.

Implementar depósito directo

Si todavía está pagando a sus empleados con cheques de papel, ahora es el momento de considerar que todos los empleados reciban depósito directo. No solo es más conveniente para su personal que le paguen, sino que existen varios costos y un tiempo precioso que podría ahorrar. Los cheques se imprimen, se colocan en sobres, se colocan en sobres más grandes, se manejan por el servicio de mensajería y finalmente se envían para ser entregados. Eso es mucho esfuerzo y transacción para sentir dolor en el siglo XXI. Si alguna vez hubo un momento para pasar a ser completamente electrónico con depósito directo, este es el momento.

Revise su pronóstico (y repita)

Todos los propietarios de negocios tienen esos gastos de cinco y diez centavos en su pronóstico presupuestario que, en tiempos de increíble volatilidad, pueden reducirse para aliviar las tensiones. Es importante reunirse con frecuencia con su contador y controlador sobre cómo y dónde se pueden mover o eliminar estos elementos. Es un momento increíblemente fluido para todos, y navegar por estas aguas es nuevo para todos nosotros. Continúe revisando, reevaluando y revisando nuevamente.

Contáctenos hoy para saber cómo podemos apoyar su negocio con un equipo de contabilidad y teneduría de libros completamente virtual. Consulte nuestra guía completa del controlador a continuación.

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