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Cómo crear una P&L por clase en QuickBooks

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¿Le gustaría tener la posibilidad de crear una cuenta de pérdidas y ganancias por ubicación, departamento, tipo de cliente o línea de negocio? La característica de «clase» poco conocida en QuickBooks le permite clasificar sus facturas, facturas, cheques y otros datos contra un conjunto personalizable de divisiones comerciales o funcionalidades para obtener informes de pérdidas y ganancias más versátiles. Una clase puede ser cualquier forma de segregar su negocio; por ejemplo, puede clasificar sus datos por ubicación física (la ubicación de Austin frente a la ubicación de Atlanta) o el tipo de trabajo (construcción nueva frente a remodelaciones). Tenga cuidado de etiquetar, filtrar y ordenar sus transacciones antes de crear el informe de pérdidas y ganancias por clase.

  1. Activa la función de clase. De forma predeterminada, la función de clase no está activada, por lo que tendrá que hacer esto manualmente. Haga clic en el botón «Editar» y seleccione la opción «Preferencias». Seleccione la preferencia «Contabilidad» y abra el cuadro «Preferencias de la empresa». A partir de ahí, deberá concentrarse en las casillas «Usar seguimiento de clases» y «Solicitar asignación de clases». Marque ambas casillas para activar la función de clase y luego haga clic en «Aceptar». La opción de seguimiento de clases ahora está disponible en su perfil comercial.
  2. Configure códigos de clase para su negocio. Haga clic en «Lista» en la barra de herramientas y seleccione «Lista de clases» en la opción desplegable. Haga clic en el botón «Clase» en la parte inferior de la página; luego haga clic en «Nuevo» para crear una nueva clase. Ingrese el nombre de la clase cuando se le solicite y haga clic en «Aceptar». Si desea que la clase sea una clase dentro de una clase (por ejemplo, remodelación comercial como una subcategoría de remodelación), marque la casilla «Subclase» y seleccione la clase principal en el campo de texto.
  3. Asigne una clase a cada factura o gasto específico presionando la flecha hacia abajo en el botón «Clase» en la parte superior del formulario de entrada y seleccionando la clase donde desea que se asigne el artículo.
  4. Ejecute el informe de pérdidas y ganancias por clase. Vaya a «Informes» y haga clic en la pestaña «Empresa y finanzas». En la lista desplegable, seleccione la opción «Pérdidas y ganancias por clase» o escriba esta frase en la barra de búsqueda. QuickBooks creará su informe de pérdidas y ganancias en un formato de columna por las diversas clases que ha creado para su negocio.
  5. Si olvida asignar una clase a una transacción, QuickBooks se lo recordará enumerando los ingresos o gastos en una columna «sin clasificar». Haga doble clic en la entrada para recuperar el elemento sin clasificar. Busque el cuadro «Clase» en la parte superior de la pantalla y haga clic en la clase a la que desea asignar la transacción. Guarde y cierre el artículo. Cuando regrese al informe de pérdidas y ganancias por clase, actualice y verá que el elemento no clasificado anteriormente se ha movido a su clase designada. Es una buena idea limpiar todas sus transacciones sin clasificar al final del mes.

La función de clase tarda un poco en configurarse, pero brinda información más detallada sobre la rentabilidad de su negocio. Le permite ver los ingresos y gastos en cada clase de negocios o combinados en una sola P&L, por lo que obtiene una excelente comprensión de dónde se segregan sus ventas y costos para mejorar su toma de decisiones.

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