El factor de confianza: cómo la contabilidad virtual previene el robo y el fraude

Piense en el último contable interno que contrató. ¿Confiaste en la persona? ¿Qué evidencia tenía de que podía confiar en ellos? Más propietarios de negocios están descubriendo que la contabilidad virtual minimiza el riesgo de fraude y robo.

Es difícil detectar a los empleados que son propensos a robar

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados descubrió algunos hechos inquietantes sobre el robo de empleados, lo que indica lo difícil que es detectar posibles ladrones: el 87% de las personas que cometieron fraude eran delincuentes por primera vez y el 84% tenía un historial laboral limpio.

Sorprendentes banderas rojas de robo de empleados

A pesar de esto, existen algunas señales de alerta que indican que un empleado podría estar robando.

• un empleado está viviendo más allá de sus medios (es decir, automóvil nuevo, ropa nueva, otros artículos que no parecen coincidir con el salario del empleado)

• un empleado está experimentando dificultades financieras (las dificultades financieras pueden dar a los empleados una necesidad percibida de robar)

• asociaciones inusualmente cercanas con proveedores o clientes (esto brinda, o crea, una oportunidad para robar)

• problemas de control excesivo (cuidado con el contable que se niega a tomar vacaciones)

Desafortunadamente, no los verá hasta después de que el daño se haya hecho. Y más de la mitad de los dueños de negocios nunca recuperan las pérdidas incurridas por robo y fraude.

Lo dejamos con otra estadística aterradora de la ACFE antes de profundizar en cómo la contabilidad virtual puede eludir la causas de y oportunidades para robo de empleados.

Aquí está: 77% del fraude lo cometen los trabajadores de los siguientes departamentos: contabilidad, operaciones, ventas, alta dirección, servicio al cliente y compras.

Así es. Los empleados en los que más confía con sus finanzas son los que tienen más probabilidades de robar.

¿Cómo pueden ayudar los servicios de contabilidad virtual?

El triángulo del fraude

Algunas personas, alrededor del 10% de la sociedad, carecen de moral y robarán sin importar nada. Otro 10% no robará en ninguna situación. Pero el otro 80 por ciento de la población está al margen. Varios factores pueden llevar a estas personas al lado oscuro. Los expertos llaman a estos factores "el triángulo del fraude".

Estos tres factores son:

• Oportunidad - Los empleados deben tener un medio fácil y de bajo riesgo para robar.
• Necesitar - Deben tener una necesidad legítima de dinero.
• Racionalización - Deben ser capaces de racionalizar sus acciones (es decir, "la empresa gana mucho dinero. Trabajo duro y no he recibido un aumento en años").

Ahora, echemos un vistazo a cómo la contabilidad virtual minimiza los tres factores.

La contabilidad virtual reduce la necesidad

Una empresa de contabilidad virtual de buena reputación utiliza un proceso de contratación estricto que incluye verificaciones de crédito previas al empleo y verificación de antecedentes para todos los contadores virtuales, contables y controladores financieros. En consecuencia, una empresa de contabilidad virtual con estrictos criterios de contratación pagará a sus empleados de manera justa, reduciendo la necesidad de robo.

La contabilidad virtual elimina la oportunidad

Una firma de contabilidad virtual de calidad utiliza procesos para administrar a los empleados que eliminan cualquier oportunidad que su contador virtual pueda tener para robarle a su negocio. Dos de estas estrategias incluyen la emisión de cheques electrónicos y la limitación de la autoridad para firmar los pagos a una persona. De esta manera, no hay cheques en blanco almacenados en un cajón sin llave de los que tenga que preocuparse.

Cuando utiliza los servicios de una empresa de contabilidad virtual, su controlador financiero supervisa a su contable, creando un sistema de controles y contrapesos. Todos los meses, usted se sienta con su contable y controlador financiero para un proceso llamado "cerrar los libros", donde ellos revisan todos sus estados financieros con usted.

Por último, una empresa de contabilidad virtual debe asegurarse de que todos los empleados reciban un tiempo de enfermedad adecuado y se tomen al menos dos semanas de vacaciones pagadas por año. Durante este tiempo, otro tenedor de libros altamente calificado de su firma de contabilidad virtual puede intervenir fácilmente, siguiendo los procesos y procedimientos descritos en su Manual de procedimientos para el cliente. Debido a que los contables que nunca toman vacaciones tienen un alto riesgo de fraude, nos aseguramos de que esto no suceda.

Una relación puramente comercial con su empresa de contabilidad virtual elimina la racionalización

A menudo, los contables internos trabajan en conjunto con sus otros empleados internos para robar. Ya sea que la racionalización sea la insatisfacción de los empleados o el resentimiento por su salario, los contables internos a menudo pueden encontrar una razón para robar a la empresa.

Su departamento de contabilidad virtual lo conocerá y comprenderá su negocio, pero no funcionan en su oficina. Además, los contables no tendrán contacto con los proveedores o clientes de su empresa. Al mantener la relación puramente profesional y en condiciones de plena competencia con las prácticas contables virtuales, una empresa de contabilidad virtual de buena reputación puede hacer que sea prácticamente imposible para sus contables racionalizar el robo.