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¿Qué es una cuenta en suspenso?

Cada vez que hay incertidumbre sobre dónde se registrará una transacción financiera, se informa en lo que se llama una «cuenta transitoria». El propósito de las cuentas transitorias es de conocimiento común entre quienes se desempeñan en contabilidad, y más aún para las empresas terceras que brindan servicios de contabilidad para pequeñas empresas clientela. Pero a menos que la contabilidad y la contabilidad sean su vida y parte de su rutina diaria, es posible que se sienta confundido acerca de cómo funciona todo. Aquí tienes una explicación rápida.

Supongamos que su departamento de cuentas por cobrar recibe un cheque de un cliente por $ 500 sin una factura adjunta que le indique dónde aplicar el pago. Probablemente no tendrá problemas para encontrar un registro de ese cliente que le debe dinero, pero sin algo que le diga exactamente dónde aplicar el pago: ¿facturas vencidas o transacciones recientes? – sus cuentas por cobrar no tienen nada más para continuar.

Puede manejar esta situación de una de estas dos maneras: retener el depósito del pago hasta que se pueda contactar al cliente o hasta que su contable pueda realizar la investigación necesaria, o guardar el pago en una cuenta transitoria. La mayoría de terceros servicios de contabilidad para pequeñas empresas opte por lo último, recordándole que no es solo una cuestión de practicidad, sino de gran importancia. Este es el por qué.

Retener el depósito de cuentas por cobrar hasta tener todos los hechos a mano puede resultar en estados financieros inexactos, especialmente si lleva mucho tiempo conciliar y si el pago no identificado no es un incidente aislado (lo que rara vez es). Aunque es fundamental que el departamento de contabilidad de una empresa establezca una cuenta transitoria para abordar estos problemas, no todos lo hacen, lo que a menudo provoca un exceso de conciliación en el futuro.

Este es un ejemplo perfecto de cómo soluciones de contabilidad online que ofrecen las empresas de contabilidad de terceros pueden desempeñar un papel integral no solo en la realización precisa de las tareas diarias, sino también en la salud financiera de una empresa. En manos de una empresa de cuentas subcontratada, los pagos no identificados que se ponen en suspenso se procesan y concilian más rápido de lo que puede decir «Consigamos un experto en eso».

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