4 razones por las que no todas las soluciones de contabilidad subcontratadas son iguales

La subcontratación de su departamento de contabilidad y teneduría de libros es una necesidad a medida que hace crecer su empresa. A medida que pasa de una pequeña empresa a una mediana o gran corporación, es posible que no necesite más servicios internos, pero aún necesita ayuda para procesar la mayor cantidad de pedidos que probablemente esté experimentando. Con los servicios de contabilidad subcontratados, a menudo puede ahorrar tiempo y dinero adquiriendo personal del departamento de contabilidad calificado y confiable.

Sin embargo, cuando se trata de servicios de contabilidad y teneduría de libros subcontratados, no todos los servicios son iguales. Estas son las diferencias que debe conocer:

La cantidad de personas que obtienes varía

Cuando utiliza servicios de contabilidad subcontratados, la cantidad de personas en su cuenta variará entre proveedores. Algunas empresas de contabilidad le asignarán una sola persona que será responsable de los libros de su empresa. Otras empresas de contabilidad adoptarán un enfoque de personal en equipo. Tendrá un grupo completo de personas que podrán acceder a sus cuentas y mantener sus libros organizados. En algunos casos el equipo rotará, mientras que en otros casos no.

En general, cuanto mayor sea la cantidad de transacciones que publique, es más probable que necesite algunas personas involucradas, pero ¿es esta la mejor solución? Algunas personas prefieren tener una persona de contacto constante, alguien que conozca los entresijos de su negocio. Para otras personas, no importa. Solo necesitan a alguien que pueda ingresar en todas sus transacciones. Antes de contratar a una empresa subcontratada de servicios de contabilidad y teneduría de libros, asegúrese de comprender exactamente cuáles son sus necesidades y analice las inquietudes pertinentes.

El nivel de habilidad de las personas en su cuenta varía

También deberá considerar el nivel de habilidad del servicio de teneduría de libros y contabilidad que utiliza. Las soluciones del departamento de contabilidad subcontratado pueden variar mucho en términos de la experiencia y competencia técnica de las personas que trabajarán en su cuenta. Para seguir siendo competitivos, algunos proveedores de teneduría de libros y servicios de contabilidad pueden requerir que su personal trabaje activamente para perfeccionar sus habilidades. Con este fin, el personal puede asistir regularmente a seminarios, recibir capacitación adicional o simplemente realizar análisis adicionales de sus cuentas. Sin embargo, no todas las empresas comparten esta característica. Algunos están más cerca de las “fábricas” de QuickBooks, generando personas con solo un conocimiento básico de cómo ingresar ingresos y gastos y no tienen suficiente conocimiento comercial para aplicar lo que los informes generados por el software incluso significan en términos prácticos.

Dependiendo de las necesidades de su empresa, una persona capacitada en QuickBooks puede ser suficiente, pero para muchas otras empresas, particularmente cuanto más grande se vuelve, la contabilidad se convierte en una habilidad importante y contratar una empresa que ofrezca expertos en el campo puede ser importante. Esta experiencia puede influir significativamente, especialmente si su empresa no cuenta con una persona dedicada a las finanzas en su personal o si está tratando de crecer. En cualquier escenario, es importante contar con alguien con la experiencia necesaria para ver los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Una persona así también puede descubrir oportunidades que una persona menos consciente de sus finanzas perdería.

No todos los sistemas contables son iguales

Una posible ventaja de los servicios de contabilidad subcontratados es que obtendrá acceso a mejores sistemas de contabilidad. Eso no quiere decir que no se utilizarán QuickBooks o algún software de contabilidad similar; son populares porque funcionan. La diferencia es que la mayoría de las empresas de contabilidad estarán capacitadas para utilizar todas las capacidades del software. Además, y quizás lo más importante, tienen mejores versiones. Por ejemplo, puede comprar QuickBooks para pequeñas empresas, pero es probable que una empresa de contabilidad utilice una versión empresarial más sólida y mantenga la versión más actualizada.

En su caso particular, es posible que no necesite el último sistema de contabilidad o que prefiera ejecutar su propio software. Dedique algún tiempo a pensar si tiene una preferencia sólida por el sistema de contabilidad y por qué. Algunas empresas de teneduría de libros y servicios de contabilidad pueden proporcionarle una copia del software que usan y capacitación para que pueda acceder al programa sin su participación, pero es una discusión importante que debe tener antes de firmar un acuerdo contractual.

Los contratos importan más de lo que cree

Por último, tenga en cuenta que una de las principales razones por las que no todos los servicios de contabilidad subcontratados son iguales es que tienen contratos diferentes. Esto varía de un par de formas diferentes. Por un lado, cuando contrata un servicio de teneduría de libros y contabilidad, esa empresa generalmente asume la responsabilidad de asegurarse de que sus registros reflejen con precisión su negocio de una manera que sea legalmente vinculante. Esto tiende a hacer que estos servicios de contabilidad sean más precisos, porque tienen mucho más que perder.

Por otro lado, los contratos también variarán con respecto a la disponibilidad de ese servicio para usted. Algunas empresas tienen personas disponibles para responder sus preguntas las 24 horas del día, y otras lo remitirán a su persona de contacto durante el horario comercial habitual. En cualquier caso, querrá asegurarse de que cualquier empresa subcontratada de servicios de contabilidad y teneduría de libros que contrate esté dispuesta a asumir la responsabilidad por la precisión de sus registros y esté tan disponible para usted como usted lo necesite.

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