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Cómo funciona «Bloquear los libros»

«Bloquear los libros» es un término que se usa para describir uno de los controles más críticos que se implementan cuando se utilizan terceros servicios de contabilidad en línea. Una gama alta, completaservicio de contabilidad empresarial normalmente ofrecerá funciones que van mucho más allá de la simple contabilidad diaria y pueden incluir los beneficios adicionales que ofrece un controlador dedicado. Al generar informes financieros para un período específico, es responsabilidad del controlador «bloquear los libros» para que nadie pueda cambiar esos registros financieros una vez finalizado el período del informe. Esto ayuda a mantener la integridad de los registros financieros de la empresa y elimina la posibilidad de errores costosos. Así es como funciona “bloquear los libros”.

· El controlador recibe los registros financieros de la empresa cliente del contable y los revisa para verificar su exactitud.

· En este punto, el responsable del tratamiento fija una fecha de cierre y “bloquea los libros”, lo que evita que se realicen cambios adicionales sin su conocimiento, así como sin el consentimiento expreso de la empresa cliente. Para mayor seguridad, los archivos financieros están protegidos por una contraseña que solo el controlador conoce.

· A continuación, se genera un informe servicio de contabilidad empresarial y devuelto electrónicamente a la empresa cuyo informe financiero se acaba de preparar.

De vez en cuando, puede ser necesario realizar cambios en los registros si la información se recibe tarde o si se proporcionaron datos financieros inexactos al servicio de contabilidad de terceros. Cuando esto sucede, el controlador accede a los registros bloqueados y realiza los cambios solicitados. Una vez que esto se completa, para garantizar que todos estén en la misma página, el controlador genera un informe actualizado que reemplaza al original y lo entrega electrónicamente a la empresa cliente.

Este es un ejemplo perfecto de cómo usar servicios de contabilidad en línea produce estados financieros mucho más completos y precisos. Hacerlo permitirá a una empresa tener una instantánea clara y concisa de su salud financiera en cualquier momento dado.

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