Contabilidad de empleados temporales y estacionales

Ahora que el otoño está en pleno apogeo, muchas pequeñas empresas están lidiando con cerrar los detalles finales de su trabajo de verano estacional. Si bien la contabilidad de los empleados de verano en general no es difícil, puede hacer que los empleadores se rasquen la cabeza cuando se trata de obtener información correcta en los libros.

Si está buscando contabilizar los empleados temporales que contrató durante el verano, es posible que esté buscando más información sobre cómo administrar sus informes de impuestos o beneficios adicionales. Por ejemplo, un minorista podría contratar a algunos estudiantes universitarios para reforzar su personal de verano y vacaciones y esperar que estos empleados de temporada se conviertan en parte del personal a largo plazo. Alternativamente, si una empleada se va de baja por maternidad, puede traer a una empleada temporal para que realice el trabajo hasta que regrese. No espera que un empleado temporal se convierta en un miembro de su personal a largo plazo.

La contratación de empleados temporales y de temporada simplifica la contabilidad y los recursos humanos de alguna manera, pero aún debe seguir las reglas del IRS con respecto a estos empleados. También debe asegurarse de seguir las reglas con respecto a si debe asegurarlos o no. Si no se siente cómodo revisando las reglas por su cuenta, un proveedor de servicios de contabilidad puede ayudarlo.

Retención de impuestos para empleados temporales y de temporada

Tanto los empleados estacionales como los temporales están sujetos a los mismos requisitos de retención que los empleados a tiempo parcial y a tiempo completo. Los temporeros y temporeros deben completar el Formulario W-4 para calcular la retención de impuestos sobre la renta. También deberá retener su parte del Seguro Social y Medicare y pagar la suya también. Si contrata empleados no residentes, las reglas de retención pueden diferir. Publicación 15 del IRS puede responder preguntas específicas sobre empleados que no son residentes de EE. UU.

Cuando presente el Formulario 941 y envíe sus pagos de impuestos periódicos, deberá contabilizar sus temporadas y temporadas dentro de ese total. Debe presentar el Formulario 941 cada trimestre a menos que no pague salario durante un trimestre en particular.

Implicaciones del seguro médico

Según la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, las empresas deben proporcionar seguro médico a los empleados si emplean a 50 o más trabajadores a tiempo completo. Las nuevas regulaciones del IRS emitidas a principios de 2014 han retrasado el requisito para las empresas con entre 50 y 99 empleados hasta 2016. Empresas con 100 o más empleados debe ofrecer seguro al 70 por ciento de los empleados y sus dependientes en 2015.

Los empleados estacionales y temporales que trabajan menos de seis meses al año no se consideran empleados a tiempo completo, por lo que no está obligado a ofrecer un seguro a ellos. Tampoco cuentan para su lista de empleados de tiempo completo, a pesar de que pueden trabajar 30 horas por semana o más.

Alternativas a la contratación de empleados temporales

Para simplificar sus responsabilidades contables, considere utilizar una agencia de personal como fuente de empleados estacionales o temporales. Usted paga una tarifa a la agencia de personal, y la agencia de personal, que actúa como empleador, se encarga de todos los servicios de contabilidad y los asuntos relacionados con el seguro médico.

Si administra una gran cantidad de personal de diversos tipos de empleo, considere la posibilidad de utilizar un proveedor de servicios de contabilidad o teneduría de libros subcontratado para asegurarse de que lleva los libros de acuerdo con las regulaciones vigentes. Lo último que desea es poner en peligro su contabilidad o incurrir en una auditoría del IRS porque no contabilizó correctamente a los estudiantes universitarios a tiempo parcial.

Al final, los empleados estacionales y temporales son fáciles de administrar en términos de impuestos. No se preocupe por el seguro médico y siga los mismos procedimientos de retención que aplica a los empleados a tiempo parcial.

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