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¿Qué son exactamente los servicios de contabilidad?

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En los meses o años desde que se convirtió en propietario de un negocio, ¿cuántas veces le han dicho que necesita servicios de contabilidad? Si usted es como la mayoría de los dueños de negocios, probablemente la respuesta sea «mucho». Desde el momento en que abrió sus puertas por primera vez y recolectó su primer dólar, los asesores, socios y otros asociados bien intencionados sin duda han intervenido y sugerido un servicio de contabilidad para ayudar a mantener los libros y las finanzas de su empresa en el buen camino.

Si ha ignorado ese consejo hasta ahora, podría ser un buen momento para comenzar a investigar antes de cavar el hoyo más profundo, porque un servicio de contabilidad hace más que solo registrar las cuentas por pagar y por cobrar, garantiza la seguridad, el poder y el éxito de tu negocio.

Qué hace un servicio de contabilidad

Un servicio de contabilidad ofrece un enfoque de tres niveles para desarrollar y mantener la gestión y los procesos financieros generales de su empresa. La primera punta la crea el especialista en software de contabilidad. Él o ella crea su archivo de datos contables para que se adapte a sus necesidades específicas y su negocio. Él o ella se asegurará de que tenga acceso al software y a los informes que necesita.

El siguiente es el contable a cargo completo. Todos conocemos los deberes básicos de un contable: realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar y mantener documentadas todas las transacciones financieras de su empresa. Suena bastante simple, pero hay mucho más en este trabajo de lo que parece.

Un contable con cargo completo también puede administrar la nómina, manejar depósitos, crear y mantener informes financieros mensuales, administrar el mundo en constante cambio de los impuestos sobre las ventas, así como los impuestos trimestrales y las retenciones. Los tenedores de libros también concilian los extractos bancarios con las cuentas internas e incluso ayudan durante una auditoría interna o del IRS.

Ya sea que desee obtener un préstamo comercial, responder a un auditor o simplemente diseñar el presupuesto y el plan comercial del próximo año, necesita la ayuda de un contable a cargo completo. Pueden ayudar a garantizar que cada una de estas tareas se complete correctamente, de manera oportuna, y que sean lo suficientemente precisas para ser realmente útiles.

Entre el especialista en software de contabilidad y el contable a cargo completo, habrá comenzado a crear un conjunto de controles y contrapesos dentro de su negocio. El contable registrará y analizará los gastos individuales del departamento, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar revisadas y cumplidas por él o ella, y el gasto de la empresa se contrasta con su presupuesto para revisión y análisis que puede ayudar a identificar ineficiencias y crear presupuestos futuros más precisos.

Y aquí es donde incorporamos el tercer componente del servicio de contabilidad, el controlador. El controlador aumenta la responsabilidad financiera general de la empresa y los controles y contrapesos. Un controlador revisa el libro mayor del contable para verificar su precisión y, al mismo tiempo, mantiene la integridad del archivo de datos contables en el futuro para que no se puedan realizar ajustes sin aprobación. Por último, un controlador emite informes financieros mensuales que destacan cualquier problema crítico que deba comprender y posiblemente abordar.

Cómo un servicio de contabilidad beneficia a su negocio

Hay un subtexto aquí que aún no hemos discutido y es importante que lo hagamos. Porque si bien cada tarea que completa el servicio de contabilidad es vital para la salud financiera de su negocio, es la estructura subyacente que aplican la que realmente marca la diferencia. Verá, los servicios de contabilidad implementan, y mantienen, un proceso financiero consistente que fortalece la salud de su empresa y ayuda a crear y fomentar la uniformidad en el seguimiento, pago y presentación de informes. El valor de esto es inconmensurable, ya que aísla su negocio de muchos riesgos costosos y peligrosos.

Parte del beneficio del proceso entra en juego cuando el contable a cargo completo se coordina con miembros de la gerencia de otros departamentos para aprobar compras y recopilar informes de gastos. Esta actividad no solo requiere habilidades organizativas, administrativas y matemáticas extremas, sino que un contable también debe tener habilidades con las personas para que esto funcione.

El equipo también trabaja para reducir sus gastos generales. No solo garantizan que los libros se mantengan correctamente para evitar costosos errores, tarifas y sanciones, sino que también pueden ayudarlo a alertarlo sobre el desperdicio y la mala administración de suministros e inventario. Todo mientras le ahorra tiempo, ya que ya no tendrá que intentar realizar estas tareas usted mismo.

No hay duda de que un servicio de contabilidad le ahorra tiempo y dinero a su empresa, pero los procesos y la coherencia introducidos por uno pueden aumentar la longevidad y la eficiencia de su negocio, haciéndolo más rentable durante las próximas décadas.

Contratación de un servicio de contabilidad

Contratar un servicio de contabilidad es algo más que encontrar a alguien que pueda usar una calculadora y comprender QuickBooks. Quiere un equipo de pleno derecho que tenga los antecedentes profesionales, la formación y la experiencia para beneficiar realmente a su empresa. Personas en cuya experiencia puede confiar. Idealmente, desea enfocarse en aquellos que tienen la certificación QuickBooks Pro Advisors, certificaciones profesionales adicionales en software de contabilidad específico o aquellos que emplean contables certificados por AIPB.

Una de las formas más sencillas de conseguir un servicio de contabilidad profesional, certificado y con experiencia es utilizar un proveedor de servicios de contabilidad virtual. De hecho, puede contratar a todo un personal de contabilidad, incluido un especialista en software de contabilidad, un contador y un controlador a cargo completo, todo a través de un servicio virtual sin tener que crear un departamento interno. Y después de utilizar sus servicios, es posible que descubra que su empresa no puede permitirse el lujo de no contar con su experiencia.

No importa dónde se encuentre su empresa, un personal de contabilidad virtual puede brindarle todas las ventajas que necesita para mantenerse abierto y rentable durante muchos años.

Le das mucho a tu negocio para crecer y tener éxito. Le da su tiempo, experiencia e ideas, comercializa sus productos y servicios y contrata empleados calificados, diseña paquetes de beneficios, mantiene seguros y tiene un espacio dedicado. Ahora es el momento de llevar su negocio al siguiente nivel y garantizar su éxito en el futuro mediante la creación de un equipo de contabilidad. Permítales que le brinden la ventaja de maximizar la eficiencia de los ingresos y gastos de su negocio mientras responsabilizan a sus empleados y minimizan la exposición a diversos riesgos financieros y de auditoría. Si te preocupa el futuro de tu empresa, contrata hoy mismo un servicio de teneduría de libros virtual.

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