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Serie de educación contable: facturación y pago de facturas automatizados

configurar flujos de trabajo de facturación automatizadosComo proveedor líder de servicios de contabilidad y teneduría de libros virtuales, dedicamos una gran cantidad de tiempo a considerar cómo se puede implementar la tecnología para hacer que los procesos contables sean más eficientes. De hecho, no nos avergüenza admitir que a veces incluso soñamos con eso. En serio, ¿quién no imagina un mundo en el que las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se simplifiquen mediante flujos de trabajo de aprobación sin interrupciones y sistemas automatizados?

De acuerdo, tal vez ese no sea el número uno en la lista de deseos navideños de todos este año, pero encabeza la nuestra y, como tal, nos encanta transmitir lo mejor de lo que encontramos a nuestros amigos y clientes con la esperanza de que ellos también lo sean. capaz de disfrutar del nirvana que es AR y AP automatizados! Entonces, para aquellos de ustedes interesados ​​en Bill.com (¡uno de nuestros favoritos personales!), Aquí hay algunos consejos básicos para comenzar:

Cómo configurar el pago y la facturación de facturas en Bill.com

Bill.com es un servicio de facturación y pago de facturas basado en la nube que ayuda a las empresas a reducir la cantidad de papeleo contable que reciben en el proceso de envío y recepción de pagos. Dado que este servicio combina el pago de facturas y la facturación, es una configuración conveniente para ejecutar todas sus finanzas a través de la aplicación. Se necesita un poco de tiempo para configurarlo, pero una vez que todo está en el sistema, agiliza su flujo de trabajo y le ayuda a estar al tanto de los pagos y del flujo de caja general de su negocio. Una vez que haya configurado a sus clientes, contratistas y proveedores en Bill.com, puede comenzar a crear pagos de facturas y facturas.

Configuración del pago de facturas en Bill.com

La función básica de pago de facturas se encuentra en la pestaña Cuentas a pagar. Todas las facturas que ingresó en el sistema Bill.com se muestran aquí, junto con los clientes, clientes o proveedores con los que están asociados. Seleccione las facturas de la sección de facturas impagas que desea pagar, luego ingrese la cantidad que está pagando y el día en que desea procesarla. Seleccione la cuenta de pago adecuada de la lista desplegable debajo de la sección Facturas no pagadas y haga clic en «Pagar» para procesar los pagos.

Para configurar un plazo de entrega diferente en las facturas, elija el menú «Configuración» y haga clic en Descripción general. La página de configuración le permite controlar muchos aspectos de su cuenta de Bill.com. Seleccione «Cuentas a pagar» y «Preferencias» para acceder al menú recurrente. Ingrese un tiempo de entrega en la configuración de Cuentas a pagar para tener un tiempo estándar para pagar las facturas del proveedor. Clic en Guardar.»

Configuración de facturas en Bill.com

Las facturas se manejan a través de la pestaña Cuentas por cobrar en Bill.com. Elija la opción «Facturas» y haga clic en «Nuevo» para crear una nueva factura de cliente. La factura solicita varios datos, como el número de factura, el cliente específico, cuánto tiempo de espera se espera en el pago, cuándo vence el pago, mensajes para enviar al cliente y los artículos para los que es la factura. . Seleccione cómo desea enviar la factura para que se entregue de la manera más adecuada. Clic en Guardar.»

Cómo configurar facturas y facturas recurrentes en Bill.com

Su tiempo es valioso como propietario de una pequeña empresa. El envío manual de facturas y facturas por el mismo monto todos los meses es un proceso que requiere mucho tiempo y lo aleja de las tareas que mejor se adaptan a su experiencia. En lugar de manejar manualmente facturas y facturas recurrentes, considere usar un servicio como Bill.com para manejarlas automáticamente. Esto libera su tiempo para manejar tareas comerciales que no se pueden automatizar, además de ayudarlo a estar al tanto de todos sus pagos.

Configurar facturas recurrentes

Abra la pestaña Cuentas por pagar para acceder a la información de su factura. Vaya a la sección «Administrar recurrentes» de Cuentas a pagar. Elija «Nuevo» para crear una factura. El campo principal para completar en esta página es el programa de facturación. Ingrese la fecha de vencimiento establecida y elija el proveedor con el que está asociado. La frecuencia recurrente se establece en función de sus condiciones de pago para un proveedor en particular. Si la factura recurrente se genera en un momento incorrecto, cambie las condiciones de pago en la cuenta del proveedor.

Elija la frecuencia de facturación y haga clic en «Sin fecha de finalización» si se trata de una factura que continúa sin un plazo establecido. Si no tiene un proveedor ingresado al sistema para la factura recurrente, puede crear uno directamente desde esta página. Ingrese una descripción de la factura, el monto total de la factura y cualquier artículo de línea asociado con la factura. Utilice el campo desplegable de aprobadores si una persona en particular, como el jefe de su departamento de contabilidad, necesita aprobar la factura antes de que salga. Haga clic en «Guardar» para guardar sus cambios.

Configuración de facturas recurrentes

Vaya a la sección «Cuentas por cobrar» en Bill.com. Seleccione «Facturas recurrentes» para acceder a la sección que necesita. Elija «Nuevo» para comenzar a crear la factura recurrente. Complete los campos relevantes en la factura, como la fecha de vencimiento, cuándo se genera la factura, la información del cliente, la frecuencia de facturación, la fecha en que vence el pago después de que se envía la factura, si hay una fecha de finalización para la generación de la factura y para qué es la factura. Bill.com también incluye un campo para un mensaje al cliente, además de especificar el método por el que se envía la factura. Guarde sus cambios y estará listo para pasar a las tareas que realmente importan.

¿No está seguro de cómo empezar o simplemente prefiere que un servicio de contabilidad se encargue de todo? Nuestros expertos pueden ayudarlo a encaminarse hacia la perfección del pago automático de facturas. ¡Programe una consulta gratuita hoy mismo!

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