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Serie de educación contable para el regreso a clases de agosto: consejos de QuickBooks

entrenamiento contable de regreso a la escuelaEl comienzo de agosto es siempre agridulce. A medida que nos acercamos al último mes del verano, sentimos la necesidad de disfrutar cada último momento que los últimos días de verano tienen para ofrecer, mientras mantenemos un ojo en la vibra de «regreso a la escuela» que impregna el aire que nos rodea. Incluso si has estado fuera de la escuela por un tiempo, el atractivo de los cuadernos limpios y los lápices afilados (o, ejem, los iPads brillantes y los dispositivos portátiles) es suficiente para que vuelvas a los momentos de principios de septiembre cuando todo es fresco, nuevo. e invitando a la educación.

Quizás solo somos nosotros, o nuestra nostalgia de regreso a la escuela, pero a partir de hoy y durante todo el mes de agosto, nos comprometeremos a mejorar la educación en contabilidad y teneduría de libros. De QuickBooks consejos y trucos para obtener instrucciones para las últimas integraciones de software, ¡le brindaremos todo lo que siempre quiso aprender sobre contabilidad y teneduría de libros! (Lo sabemos, lo sabemos, podemos escuchar sus aplausos desde aquí).

Para comenzar, estamos contribuyendo con algunos de nuestros favoritos a una serie de Consejos de Webucator, donde los estudiantes pueden Entrenamiento de QuickBooks. Así que sin más preámbulos, ¡volvamos a la escuela!

FacturacionenLinea.mx Serie de regreso a clases Día 1: Cómo hacer que QuickBooks trabaje con usted

Nivel principiante: atajos de teclado QuickBooks

  • Control + A = muestra el plan de cuentas
  • Barra espaciadora = marca o desmarca elementos o casillas con marcas de verificación
  • Control + F = abre la ventana Buscar transacciones
  • Control + Q = le ofrece un informe rápido de transacciones para cada artículo en una lista que ha resaltado (artículo de venta, cliente, proveedor, etc.)
  • Alt + F4 = sale del software QuickBooks
  • Control + M = abre la opción Memorizar transacción
  • Control + tecla Eliminar = elimina una línea
  • Control + Insertar tecla = inserta una línea
  • Alt + tecla de flecha abajo = muestra la lista de un campo
  • Control + E = le permite editar una transacción
  • Control + I = crea una factura de cliente
  • Control + W = abre la ventana Write Checks

Nivel intermedio: personalización de la barra de iconos de QuickBooks

La barra de iconos de QuickBooks se puede personalizar para acceder cómodamente a las ventanas de QuickBooks que utiliza con más frecuencia. Los accesos directos que aparecen en la barra de iconos de forma predeterminada se pueden eliminar y se pueden agregar accesos directos para cualquier ventana en QuickBooks.

Personalice la barra de iconos seleccionando Ver> Personalizar barra de iconos para abrir la ventana «Personalizar barra de iconos». Una lista de accesos directos que aparecen actualmente en la barra de iconos aparece en «Contenido de la barra de iconos».

Para eliminar un acceso directo que no es necesario, simplemente resalte el nombre del acceso directo en la lista y haga clic en Eliminar. Para agregar accesos directos de la lista predefinida de accesos directos a la barra de iconos, haga clic en el botón Agregar … para abrir la ventana «Agregar elemento de la barra de iconos». Resalte el acceso directo que desea agregar y haga clic en Aceptar para volver a la ventana «Personalizar barra de iconos».

Para reordenar los iconos dentro de la barra de iconos, haga clic en el diamante junto al elemento que desea reposicionar y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo hasta la ubicación deseada.

Los accesos directos para tareas similares se pueden agrupar en la barra de iconos utilizando separadores, que aparecen como (espacio) en la lista «Contenido de la barra de iconos». Los separadores se pueden agregar, eliminar y reordenar de la misma manera que los atajos.

Las opciones de visualización de la barra de iconos están configuradas de forma predeterminada en «Mostrar iconos y texto». Si lo desea, las Opciones de pantalla se pueden cambiar a «Mostrar solo iconos» para eliminar la descripción de texto de los accesos directos en la barra de iconos.

Se pueden agregar accesos directos a la barra de iconos para cualquier ventana en QuickBooks, incluso si el acceso directo no aparece en la lista predefinida. Comience abriendo la ventana del acceso directo que desea agregar. Puede ser una transacción (Hacer entrada de diario), una lista (Lista de informes memorizados), un registro o un informe específico. Con la ventana que se muestra en la pantalla, seleccione Ver> Agregar «» a la barra de iconos … para abrir la ventana «Agregar ventana a la barra de iconos». Seleccione un icono para su nuevo acceso directo de la lista de la izquierda. QuickBooks sugiere una etiqueta para el acceso directo en el campo Etiqueta. Puede aceptar la etiqueta sugerida o modificarla como prefiera. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo acceso directo a su barra de iconos. Una vez agregado, el nuevo acceso directo se puede reordenar en la ventana «Personalizar barra de iconos».

La barra de iconos de QuickBooks es específica del usuario, por lo que cada usuario puede personalizar la barra de iconos para que se adapte a sus preferencias.

Nivel avanzado: columnas personalizadas para listas y centros de cuentas

Las columnas para Listas de artículos, Listas de artículos de activos fijos, etc. se pueden personalizar para eliminar campos de datos que no son aplicables o para agregar campos de datos que usa con frecuencia, incluidos los campos de datos personalizados. De esta manera, puede verlo de un vistazo, en lugar de tener que abrir / editar el elemento para ver los campos de datos.

Abra la Lista de elementos (Listas> Lista de elementos). Haga clic derecho y seleccione Personalizar columnas en la ventana emergente. Aparecerá el cuadro Personalizar columnas (que se muestra a continuación).

Ejemplo 1

Puede agregar o eliminar campos de datos y moverlos hacia arriba o hacia abajo para que aparezcan en el orden deseado.

Las columnas de los centros de proveedores y clientes también se pueden personalizar para agregar o eliminar campos de datos. Por ejemplo, puede agregar las columnas Fecha de vencimiento o Saldo pendiente. Si tiene un cliente que paga montos parciales con frecuencia, la columna de Saldo Abierto le permite ver rápidamente el monto impago de cada factura, sin tener que ejecutar un Informe de Saldo Abierto. Lo mismo ocurre con los pagos parciales de facturas de clientes de deudores.

Cuando esté en el Centro de proveedores o clientes, haga clic con el botón derecho (en la sección inferior derecha de la ventana Información del proveedor o Información del cliente, donde se enumeran las transacciones) y seleccione Personalizar columnas en la ventana emergente. Aparecerá el cuadro Personalizar columnas (que se muestra a continuación).

ejemplo 2

Puede agregar o eliminar campos de datos y moverlos hacia arriba o hacia abajo para que aparezcan en el orden deseado cuando consulte los registros de proveedores / clientes en el Centro de proveedores / clientes.

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