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Serie de educación de regreso a clases en contabilidad de agosto: seguimiento de clases

seguimiento de clases de gestión de proyectosEl seguimiento de clases en los servicios de contabilidad y los sistemas de teneduría de libros, especialmente QuickBooks, le permite crear clases diferenciadas para cada transacción. Estos se pueden configurar según la ubicación, el departamento, el proyecto o cualquier otro criterio. Elija clases que le brinden los detalles más cruciales de los datos agrupados. El seguimiento de clases hace que sea más fácil concentrarse en áreas específicas del negocio sin la molestia de intentar separar transacciones más tarde.

¿Qué es el seguimiento de clases?

La función de seguimiento de clases le permite a su contable realizar un seguimiento de las transacciones en segmentos individuales del negocio, desde facturas, recibos, facturas u otros documentos. Las empresas pueden usar clases para mantener los saldos de las cuentas de cada departamento, cada gerente o cada proyecto, y mantener la función de informes y las capacidades de clasificación totalmente separadas. Es fácil ver cómo el seguimiento puede ser útil para el propietario de varios restaurantes. Se puede crear una clase para realizar un seguimiento de la información de todo el grupo de restaurantes, con la asistencia de informes separados de ingresos, ganancias y activos para las tiendas individuales. Del mismo modo, un agricultor podría usar la función de clase para separar transacciones de ganado, maíz o soja, de modo que pueda ver de un vistazo cuáles son sus gastos y ganancias en cada categoría.

Las herramientas de seguimiento de clases hacen que el software de contabilidad sea más intuitivo al brindarle una descripción general completa de cada área de su negocio, lo que puede ayudarlo a tomar decisiones comerciales críticas. En los ejemplos anteriores, el seguimiento puede alertarle si una de las ubicaciones de su restaurante (¡y con suerte solo una!) Necesita atención adicional. También puede ayudar al agricultor a decidir qué cultivos plantar el próximo año. Cuando tiene una descripción detallada de las partes individuales de su negocio, puede identificar rápidamente qué áreas necesitan cuidados y cuidados adicionales. La información detallada hace que la planificación e implementación futuras sean más exitosas.

Seguimiento de clases en QuickBooks

Configurar el seguimiento de clases en QuickBooks es relativamente sencillo; si utiliza servicios de contabilidad o teneduría de libros subcontratados, ellos pueden habilitarlos rápidamente para su uso. De lo contrario, edite sus «Preferencias de la empresa» para asegurarse de que el seguimiento de clases esté listo para su uso y configure avisos de clase para cada entrada de transacción. Agregue las clases que crea que puede necesitar para sus necesidades de contabilidad. Siempre puedes desactivar aquellos que no necesites.

Dos informes en QuickBooks están diseñados específicamente para el seguimiento de clases: ganancias y pérdidas por clase y balance general por clase. Otros informes del sistema se pueden configurar para filtrar también por una columna de clase. Un consejo: el informe Balance general por clase es probablemente más complejo de lo que está acostumbrado. Si trabaja con una empresa de servicios de contabilidad subcontratada, solicite una aclaración sobre cualquier detalle del informe que no esté claro.

El seguimiento de la clase no tiene por qué ser difícil. De hecho, puede ser bastante simple y extremadamente útil realizar un seguimiento de sus gastos, su rentabilidad y cuánto tiempo dedica a los proyectos. Estos detalles pueden ayudarlo a ver áreas de ahorros potenciales o mayores ganancias en el futuro, asegurando que tenga más éxito en general.

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