Serie de educación contable: Actualización de sus servicios de teneduría de libros

A menudo nos encontramos con una pregunta común: "¿Cómo sé cuándo es el momento de cambiar a un proveedor de servicios de contabilidad?". De hecho, es la pregunta más común que recibimos cuando estamos de viaje. reunión con empresarios y empresarios. Acostumbrados a hacerlo ellos mismos o con la ayuda de un solo contable, puede ser difícil identificar el momento exacto en el que las empresas necesitan superar los recursos actuales.

A menudo, nuestros clientes acuden a nosotros justo después de ese momento intangible, cuando unos meses de errores contables o la incapacidad de mantenerse al día han impedido la capacidad de estar al tanto de la información financiera. Adelantándonos a ese problema, reunimos la siguiente información para ayudarlo a evaluar su situación actual de contabilidad y cuándo saber cuándo ya no es suficiente.

Por qué necesita evaluar a su contable ahora

Evalúas a tus empleados. Basas sus aumentos y bonificaciones, al menos en parte, en los resultados de estas evaluaciones. También basa su empleo continuo en lo que aprende. Pero, ¿evalúa a todos sus empleados? Después de todo, algunos empleados son más difíciles de revisar que otros.

Por qué ignora a su contable

Contrató a un contable porque no es contador. Cuando los empleados hacen el mismo trabajo que usted o cuando realizan trabajos que usted hizo en el pasado, es fácil revisar su desempeño. Cuando los empleados hacen un trabajo que nunca has hecho o un trabajo que nunca has hecho bien, es mucho más difícil juzgarlos. Le estás pagando a un contable porque esa persona es mejor en el trabajo de lo que tú podrías ser.

Por qué debería revisar el desempeño de su contable

Sin embargo, tenga en cuenta que también le está pagando a su contable para que haga un trabajo que debe hacerse bien. Su futuro financiero puede depender de una contabilidad precisa. Si su contable no se está desempeñando bien, es posible que esté gastando más de lo que gana sin darse cuenta, puede estar sujeto a costosas tarifas por pago atrasado o mayores tasas de interés, es posible que deba impuestos atrasados ​​porque sus registros financieros eran inexactos, debido a una auditoría desagradable que no tiene los registros para cumplir, o puede ser víctima de malversación o fraude sin saberlo. ¿Puede permitirse correr esos riesgos?

Evaluación de su contable

Aquí hay una lista de preguntas que debe responder:

• ¿Su contable se mantiene actualizado con QuickBooks?

• ¿Su contable mantiene horarios de capacitación y estándares de acreditación?

• ¿Se registran sus datos financieros a tiempo?

• ¿Se registran correctamente las transacciones?

• ¿Se concilian los extractos bancarios y los extractos de las tarjetas de crédito de manera oportuna?

• ¿Sus facturas y facturas se procesan correctamente y a tiempo?

• ¿Están sus cuentas listas para una auditoría?

Si no puede responder estas preguntas revisando usted mismo el trabajo de su contable, necesita ayuda. No puede simplemente confiar en la palabra de su contable.

Mantener a su contable

Contratas a un contable para que lleve los libros, pero ¿quién se queda con el contador si tú no? Si contrata a un contador para que haga sus impuestos, puede utilizar el mismo contador para evaluar a su contable. Por supuesto, está gastando mucho más dinero de esta manera. Si no puede proporcionar la supervisión que necesita su contable, podría ser el momento de confiar su contabilidad a un proveedor que tenga la supervisión incorporada en sus servicios de contabilidad.

Cómo saber que su contabilidad no es suficiente

Sus necesidades cambian a medida que crece su negocio, y después de evaluar su contabilidad actual, tal vez esté pensando que sus libros están en riesgo. ¿Ha llegado el momento de dar el salto a los servicios contables?

¿Qué es la contabilidad subcontratada?

Los contables son responsables de registrar sus transacciones. Si estas transacciones se ingresan en un software de contabilidad, los servicios de contabilidad generalmente incluyen la producción de estados de cuenta. Un servicio escalable, como FacturacionenLinea.mx, a menudo iniciará negocios incipientes en su servicio de contabilidad mensual. Este servicio se recomienda para empresas con menos de $ 500,000 en ventas. Este servicio mensual incluye el registro de su actividad bancaria, la actividad de su tarjeta de crédito y su nómina, así como la preparación de su declaración de ventas y la conciliación de sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito. También producen informes financieros para usted.

Los servicios de teneduría de libros semanales aumentan esto para dar cuenta de las necesidades de las empresas con ventas por valor de entre $ 500.000 y $ 2 millones. Este servicio también incluye la supervisión del controlador, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Cualquiera de los dos conjuntos de servicios de contabilidad es adecuado para muchas empresas.

¿Qué es la contabilidad subcontratada?

La contabilidad subcontratada es un servicio más completo. Incluye todos los servicios de contabilidad, pero también proporciona estados financieros que son apropiados para los informes GAAP. Este servicio sigue una práctica contable basada en valores devengados, frente a la contabilidad basada en efectivo de los servicios de contabilidad. Este servicio está diseñado para empresas con ventas de $ 1 millón a $ 25 millones.

¿Cuándo das el salto?

Las complejidades de lo que los contables están preparados para manejar son limitadas. Cuanto más frecuentes sean sus transacciones, más necesitará los servicios de un controlador. Cuanto más complejas se vuelvan sus transacciones, más necesitará los servicios de un contador. Si bien los montos de ventas son buenos indicadores de cuándo debe dar el salto de la contabilidad mensual a la contabilidad semanal o diaria y de la contabilidad a la contabilidad, o de un tenedor de libros a tiempo parcial a los servicios contables completos, no son los únicos indicadores a considerar.

¿Cuándo es el momento de dar el salto?

• Cuando sus ventas superan los $ 1 o 2 millones

• Cuando su negocio requiere un sistema de contabilidad basado en valores devengados

• Cuando sus transacciones se vuelven lo suficientemente complejas como para requerir supervisión contable

• Cuando desee la seguridad de tener su propio departamento de contabilidad subcontratado para proporcionar el alcance completo de los servicios de contabilidad.

La decisión es tuya. No se trata solo de números. Se trata de su confianza, sus necesidades y su negocio. De eso se tratan los servicios escalables.

¿Busca más información sobre la posibilidad de subcontratar sus servicios contables? Nuestros expertos pueden ayudar: programe una consulta de 30 minutos hoy.