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Cómo acelerar el cobro de sus cuentas por cobrar

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¿Tiene fuertes ventas pero aún se encuentra en una crisis de efectivo? La solución podría ser reducir la cantidad de tiempo que lleva cobrar sus cuentas por cobrar. Esto es lo que debe hacer.

1. Acelere su facturación

¿Preparas facturas por lotes y las envías todas al final de la semana o del mes? Eso solo agrega más tiempo hasta que los clientes puedan comenzar a pagarle. Las facturas deben enviarse a más tardar en el momento de la entrega. La factura es simplemente una extensión del proceso de toma de pedidos y debería poder generarla automáticamente a partir de sus pedidos. Si necesita una capa adicional de aprobaciones, es posible que pueda adoptar un enfoque automatizado basado en reglas que marque las excepciones en lugar de requerir una revisión manual de cada factura.

2. Utilice la facturación por hitos

Si tiene proyectos grandes que cubren largos períodos de tiempo, facture en los hitos en lugar de al finalizarlos. Esto podría suceder cuando solicite suministros físicos, al cumplir objetivos específicos o en períodos de tiempo establecidos. Además de que el efectivo ingrese al proyecto antes, reduce el riesgo de no cobrar el monto total en caso de que su cliente no pague.

3. Tener facturas claramente detalladas

Los clientes pueden retrasar el pago de una factura que no comprenden o con la que no están de acuerdo. Para reducir la cantidad de preguntas que recibe acerca de las facturas, use nombres de artículos claros con descripciones detalladas. No utilice códigos o taquigrafía que sus clientes no comprendan y no agrupe todo. Esto también ayudará a evitar que los clientes sientan que está rellenando sus facturas.

4. No se sienta mal por pedir un pago

Nunca debe sentirse mal por pedir un pago. Así es como termina con facturas de meses de antigüedad de clientes que ya no están en el negocio. Tenga un horario regular para enviar facturas por correo electrónico o por correo. Por ejemplo, puede facturar al momento de la entrega, enviar un recordatorio una semana antes de la fecha de vencimiento y luego enviar recordatorios semanales o quincenales hasta que se pague la factura. También debe comenzar llamadas telefónicas semanales o quincenales una vez que una factura esté vencida. No todas las cuentas vencidas intentan evitar el pago. Es posible que algunos simplemente hayan olvidado la factura, mientras que otros pueden haber tenido un cambio de dirección o de personal que resultó en que la factura no funcionara.

5. Sea inteligente al extender crédito

Una venta no es una venta hasta que se le paga. No extienda crédito a nadie solo para aumentar las ventas. Debe tener un proceso de aprobación definido con montos de depósito y límites de crédito basados ​​en la situación financiera de cada cliente individual. Si tiene vendedores o gerentes que reciben incentivos por aumentar las ventas, pida a alguien de un departamento diferente que tome las decisiones crediticias. Por último, no tema reducir los límites de crédito de los clientes si su situación financiera cambia o se atrasan en los pagos.

6. Sea flexible con las opciones de pago

Algunos clientes tendrán procedimientos de cuentas por pagar muy rígidos. Algunos pueden insistir en enviar cheques en papel, otros pueden usar solo depósitos directos y algunos pueden preferir los pagos con tarjeta de crédito. Acepte tantas opciones de pago como sea posible para que los clientes puedan pagarle dentro de su flujo de trabajo habitual en lugar de empujarlo al final de la fila. Incluso si esto significa consumir tarifas de transacción adicionales, el flujo de caja mejorado casi siempre valdrá la pena el pequeño costo adicional.

7. Conozca los números de antigüedad de sus cuentas por cobrar

Cada negocio tiene una combinación única de clientes, y lo que funciona mejor para uno puede no serlo para otro. Los consejos de libros de texto funcionan en la mayoría de las situaciones, pero como con cualquier otra cosa, optimizar sus colecciones se reduce a conocer sus números. Ejecute informes mensuales que muestren la antigüedad de sus cuentas por cobrar y el tiempo de cobro. Estos datos lo ayudarán a identificar tendencias y problemas comunes para que pueda continuar optimizando su proceso de cobranza.

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