La mejor manera de comunicarse con su contable

¿Alguna vez pensó que pidió una factura o informe específico solo para recibir algo completamente diferente? Todos hemos estado allí, y parece suceder con una frecuencia cada vez mayor en muchas empresas, y en el curso de nuestras observaciones, también hemos notado que los propietarios de empresas a menudo no saben cómo solucionar el problema. Algunos asumen que es pereza o distracción por parte del contador (podría ser), pero otros reconocen que es más probable que las interrupciones en la comunicación y la interpretación permitan una variación significativa incluso en las tareas rutinarias. Para solucionar este problema en su flujo de trabajo contable, hemos reunido algunos consejos sobre la mejor manera de comunicarse con su contable.

Cree tiempo dedicado y enfocado para revisar y solicitar información contable.

Con demasiada frecuencia, los dueños de negocios solicitan información sobre la marcha y sin mucho contexto. Quizás esté trabajando para aprobar el presupuesto final para el próximo año, pero desea hacer referencia a su T&E del año actual para asegurarse de que las proyecciones estén a la par antes de aprobar un aumento en el presupuesto de marketing. Coges el teléfono y le pides a tu contable que ejecute los números de T&E. Excepto cuando los recibe, el informe es de los últimos tres meses, cuando hubo una pausa en su calendario de eventos. Y, los recibos aún no se han recopilado o procesado por completo, por lo que su T&E parece anormalmente bajo.

Entonces, ¿qué pasó aquí? Con toda probabilidad, su solicitud se entregó sin contexto ni explicación. Sin él, su contable no podría pensar en el panorama general del propósito de la información y no hizo ajustes para brindarle información que realmente podría usar de manera inteligente.

Entonces, ¿Qué haces? Reserve horarios de reuniones dedicados para revisar y solicitar información contable. Ya sea que tenga sentido programar reuniones semanales regulares o simplemente hacer tiempo para sentarse y discutir sin distracciones, asegurarse de tener un diálogo completo ayudará a aclarar sus solicitudes y brindarle la información que necesita.

Documente todas las solicitudes por escrito y cree notas para cada intercambio.

Uno de los sellos distintivos de nuestra empresa es nuestro flujo de trabajo de toma de notas para cada intercambio de clientes. Preferimos la comunicación por correo electrónico para las solicitudes para que todo esté documentado, pero también nos aseguramos de tomar y compartir notas extensas después de las reuniones.

Las notas se guardan en el archivo del cliente, pero también se comparten con todas las partes involucradas. Esto les da a nuestros clientes la oportunidad de aclarar cualquier nota que pueda haber sido mal comunicada o mal interpretada para reducir aún más los riesgos. Al crear un proceso continuo de documentación de las notas de la reunión y compartirlas después, crea un flujo de información transparente y bien documentado para todos, lo que ayuda a mitigar las expectativas y los problemas potenciales.

Proporcione comentarios específicos y detallados y realice revisiones periódicas

Como cualquier otro empleado, los contables se benefician de las revisiones periódicas del desempeño. ¿No está obteniendo lo que desea o en una línea de tiempo que desea? Establecer puntos de referencia y fijar fechas límite para varios requisitos de informes ayudará a que los empleados sigan siendo responsables y estén concentrados en sus tareas. Si actualmente existe confusión sobre las expectativas y los resultados, esta es una excelente manera de remediar la situación y establecer un rumbo más productivo.

Por supuesto, si su contable incumple constantemente los plazos o proporciona datos inexactos, especialmente después de implementar estas estrategias, puede ser simplemente el momento de revisar las alternativas para la contabilidad. Es posible que desee considerar la posibilidad de subcontratar su contabilidad a una empresa que administrará los contables por usted o simplemente buscar nuevas opciones de contratación.