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Gestión e informes de gastos: ¿cómo puede resultar beneficiosa la automatización?

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Las hojas de cálculo son lo suficientemente versátiles como para administrar casi todos los tipos de información, pero es posible que no se amplíen cuando se procesan grandes volúmenes de datos complejos, lo que puede resultar un gran desafío para su contable. Procesar manualmente los gastos de viaje y entretenimiento (T&E) puede requerir mucho esfuerzo y tiempo, sin mencionar las posibilidades de errores tipográficos, demoras en el procesamiento y compensación de reclamos y, lo que es más importante, la necesidad de que los empleados conserven y presenten los recibos en papel. Esto es especialmente difícil cuando una empresa confía en servicios de contabilidad remotos o servicios de teneduría de libros para conectar todos los puntos.

La automatización de informes y gestión de gastos elimina todos los retrasos e inconvenientes del proceso manual y también puede resultar ventajoso de varias maneras. Las empresas grandes y pequeñas están adoptando la gestión automatizada de gastos (consulte la anuncio de McGladrey seleccionando a Tallie como su SaaS preferido).

Ahorre más dinero

Un proceso de contabilidad automatizado es definitivamente más preciso (así como más rápido) porque ahorra tiempo y esfuerzo que a menudo se pierde en la entrada repetida de datos en diferentes etapas del proceso manual. Esto da como resultado una reducción drástica en los costos de procesamiento. La precisión de los datos permite a las empresas evitar cualquier riesgo fiscal que pueda surgir debido a problemas de incumplimiento.

Los empleadores pueden analizar datos centralizados de T&E y utilizar el alojamiento de los empleados y las preferencias de vuelo para recortar aún más los costos. Si los empleados prefieren constantemente alojarse en un hotel en particular o volar en una aerolínea específica, la empresa puede negociar con estos hoteles y aerolíneas para obtener precios con descuento.

Integre sin problemas los costos de viaje en los gastos

Con un sistema integrado de gestión de informes de gastos, las empresas pueden incluir automáticamente los costos de T&E en el informe de gastos cuando se realizan reservas para viajes o alojamiento mediante el software. Este sistema automatizado simplifica los gastos de auditoría y el seguimiento de las infracciones de las políticas. Los proveedores de servicios externos que manejan la contabilidad y las funciones de contabilidad subcontratadas también pueden acceder a estos datos financieros, lo que los hace apropiados para cualquier negocio.

Gestionar el cumplimiento normativo e interno de forma eficaz

El software de gestión e informes de gastos también permite a las empresas establecer límites mínimos en los gastos clave para hacer cumplir estrictamente el cumplimiento, lo que ayuda a bloquear las entradas que violan las políticas y elimina la necesidad de procesar o reembolsar reclamaciones preparadas. El software generalmente admite datos estándar, como tarifas por millaje aprobadas por el IRS o datos personalizados que prohíben a los empleados ingresar elementos de gastos no aprobados.

Informes de gastos indoloros

La automatización de informes y gestión de gastos libera recursos. Hace que el proceso sea sin papel, acelera los reembolsos de reclamaciones y hace posible que las personas en movimiento presenten reclamaciones utilizando aplicaciones móviles. Además, el software también puede depositar directamente los fondos reembolsados ​​en la cuenta bancaria del empleado. Esto puede resultar un estímulo moral para las personas cuyos trabajos implican viajes extensos o importantes desembolsos iniciales.

Finalmente, el nivel de control que la automatización permite a las PYMES la misma precisión y datos de nivel empresarial que las grandes empresas con enormes presupuestos de software, pero sin los mismos costos de mantenimiento o implementación. Tener acceso a las mismas herramientas y conocimientos ayuda a las pymes a competir de forma eficaz, desde el precio de los productos hasta la atracción y retención de empleados. En resumen, es un «ganar-ganar» en prácticamente todas las cuentas.

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