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Los 5 principales desafíos de gestión de gastos para las pymes

5 principales desafíos de gestión de gastos para pymes

Las empresas no pueden operar de manera eficiente si no saben cómo se gastan sus presupuestos. A menudo, sin embargo, las empresas no mantienen políticas y procedimientos efectivos para garantizar informes precisos de gastos. En algunos casos, el aumento de gastos y el fraude total son los culpables. De acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, la empresa estadounidense típica pierde el 5 por ciento de los ingresos anuales debido al fraude, y el 15 por ciento de eso proviene de informes de gastos fraudulentos.

La mayoría de los problemas de gestión de gastos (EM) son el resultado de políticas y procedimientos ineficaces. Identificar dónde las políticas son deficientes y abordar estos problemas puede resolver la mayoría de los problemas de gestión de gastos. A continuación, se muestran los cinco desafíos de administración de gastos más comunes, junto con sugerencias sobre cómo resolverlos.

Aumento de los costos de viaje

De acuerdo con la Asociación mundial de viajeros de negocios, los costos de viaje han aumentado en un 3.6 por ciento durante la última década, incluso cuando los viajes de negocios han disminuido en un 22 por ciento. El aumento de los costos de las tarifas aéreas y los hoteles es el principal responsable del aumento. Puede reducir los costos de viaje limitando los viajes a aquellos viajes que son necesarios y realizando reuniones menos esenciales en línea.

Recibos problemáticos

Para aquellos viajes que se consideren imprescindibles, es importante que los recibos sean precisos, cumplen con las políticas establecidas y se envían a tiempo. El primer paso es aclarar las políticas de envío de recibos. Redacte un documento de política que describa las políticas, examínelo con los gerentes y distribúyalo a todos los empleados relevantes. Incluya el plazo para la presentación de recibos, así como cualquier artículo, como alcohol, que no esté aprobado para reembolso. Enumere las sanciones aplicables por la presentación de recibos fraudulentos. Por último, para agilizar la presentación de recibos, considere la posibilidad de adoptar una tecnología móvil que le permite a su gente enviar recibos automáticamente usando una aplicación móvil. Algunos de nuestros favoritos incluyen Tallie, Expensar, Nexonia y Trippeo.

Reservas no autorizadas

Los empleados a veces cumplen con las políticas de viaje establecidas al momento de reservar vuelos y hoteles, pero se actualizan a mejores asientos o habitaciones más caras sin permiso en una fecha posterior. Puede resolver este problema comparando cuidadosamente los costos iniciales de reserva con los gastos reales e incluyendo en su documento de pólizas una declaración clara de que los costos no autorizados no serán reembolsados.

Errores de entrada de datos

Muchas empresas continúan utilizando hojas de cálculo que requieren la entrada manual de datos de los gastos. Esto lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores potencialmente costosos. Una solución adoptada por muchas empresas es el uso de gestión integrada de gastos y reserva de viajes plataformas. Una encuesta reciente de Business Travel News encontró que casi la mitad de los encuestados habían recurrido a un sistema tan automatizado para evitar errores, identificar discrepancias entre los montos de reserva y gastos y acceder a los datos más rápidamente.

Pagar demasiado por viajar

La cantidad que paga por el viaje varía mucho, dependiendo de cómo y cuándo reserve hoteles y pasajes aéreos. Según un estudio de CheapAir, la diferencia promedio en el costo de los boletos comprados en el peor momento frente al mejor momento es de $ 312. En general, según ese estudio, el mejor momento para reservar un vuelo es con 54 días de anticipación, pero esto varía mucho. Puede estar seguro de que obtendrá el mejor precio siendo proactivo al realizar búsquedas frecuentes de la mejor tarifa, así como al negociar las tarifas con los proveedores preferidos.

El aumento de la competencia y las restricciones presupuestarias han hecho que sea más importante que nunca para las pequeñas empresas administrar los gastos de manera efectiva. Al emplear algunas estrategias de administración de gastos simples y de sentido común y adoptar políticas y procedimientos claros, su empresa puede obtener información sobre cómo se gasta su presupuesto e identificar áreas en las que puede ahorrar dinero.

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