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Cómo crear una política de viajes que siga prácticas contables sólidas

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Cuando crea una política de viajes, su primer objetivo es reducir los riesgos mediante la estandarización y la claridad. Un segundo paso debería ser la creación de un sólido sistema de contabilidad para realizar un seguimiento de sus gastos de viaje. Esto le permitirá actualizar sus libros con precisión y, con esa información, podrá controlar mejor sus costos.

Decidir qué gastos incurrir

Es una práctica estándar en la mayoría de las industrias que los empleadores reembolsen los gastos de transporte, alojamiento y comida de los empleados cuando viajan fuera de su lugar de origen. Si bien debe realizar un seguimiento de estos gastos por categoría, su política de viaje debe basarse en el costo total.

Por ejemplo, las tarifas aéreas entre semana y fines de semana son generalmente menos costosas que los viajes de domingo por la noche, lunes o viernes. El costo de una noche de hotel y comidas adicionales puede ser significativamente menor que el costo de un pasaje aéreo en horas pico.

Tenga en cuenta que las políticas de flexibilidad centradas en el control de costos en lugar de reglas rígidas pueden permitir a los empleados elegir la opción más económica bajo cualquier circunstancia.

Asignación de gastos por proyecto o cliente

Cada viaje debe asignarse a la división de proyecto, cliente o servicio. Incluso si su empresa no busca el reembolso de una parte externa, aún desea estos datos para fines de asignación de costos.

Para viajes que involucren a más de un cliente o proyecto, los gastos deben dividirse proporcionalmente. Por ejemplo, si viaja a otra ciudad para reunirse con dos clientes, asigne la mitad de los gastos a cada cliente.

Para viajes de varios tramos, como desde el Ministerio del Interior al Cliente A al Cliente B al Ministerio del Interior, existen dos prácticas comunes. Una es dividir el tramo del Cliente A al Cliente B entre ambos clientes. La otra es asignar el tramo del Cliente A al Cliente B al Cliente B. En ambos métodos, el tramo de la Oficina Central al Cliente A y el Cliente B a la Oficina Central se asignan por completo al Cliente A y al Cliente B, respectivamente.

Hacer frente a los cambios

Los viajes de negocios son especialmente vulnerables a los cambios. Las reuniones se reprograman regularmente por conveniencia, y el clima puede descarrilar el viaje el mismo día a un evento.

Si bien los boletos intercambiables son generalmente menos costosos, los vuelos cambiados y cancelados deben registrarse en sus libros como gastos prepagos. También deberá anotar los créditos de vuelo no utilizados cuando vencen y realizar ajustes de asignación de costos cuando se use un crédito para un cliente diferente al planeado originalmente.

Tanto por las razones anteriores como porque las tarifas de cambio a menudo reducen los ahorros de la reserva de vuelos no reembolsables, muchas empresas solo reservan vuelos reembolsables como una cuestión de política.

Manejo de millas de viajero frecuente

Cuando un empleado toma un vuelo, la aerolínea generalmente agrega millas de viajero frecuente a su cuenta de viajero frecuente. Algunos empleadores ven esto como un beneficio adicional para sus empleados, mientras que otros adoptan la posición de que si se ganaron millas de viajero frecuente en un vuelo comprado por la empresa, las millas pertenecen a la empresa.

Los términos y condiciones de la mayoría de los programas de millas para viajeros frecuentes establecen que las millas pertenecen al individuo y no son transferibles. Algunas aerolíneas ofrecen programas de recompensas corporativas en los que tanto la empresa como el empleado reciben millas.

Desde una perspectiva contable, el IRS no considera que las millas de viajero frecuente sean ingresos imponibles, por lo que un empleador no es responsable de los impuestos sobre la nómina sobre las millas otorgadas a los empleados. Además, las millas de viajero frecuente se consideran una reducción en el precio y no un equivalente en efectivo. No puede reclamar el costo total de un vuelo si utilizó millas para pagar parte o la totalidad del costo.

En lugar de crear dificultades contables en un área turbia, considere dejar que sus viajeros pesados ​​disfruten de este pequeño beneficio.

Gastos de seguimiento

Su política de viaje debe requerir que los recibos de todos los gastos se entreguen a su departamento de contabilidad lo antes posible. Esto le proporcionará la documentación adecuada para fines fiscales y garantizará que se sigan sus políticas para que pueda cumplir con sus objetivos de informes precisos y control de costos.

Una de las formas más fáciles de hacer esto es utilizar una aplicación de informes de gastos con una aplicación móvil, lo que permite a los empleados capturar recibos, codificarlos para el proyecto apropiado y enviar sus informes electrónicamente, incluso mientras están de viaje.

Los servicios de contabilidad subcontratados pueden respaldar las políticas de viaje y los informes de gastos al ayudar con las implementaciones de tecnología contable y el seguimiento de la información a través de programas para producir informes extensos sobre todas las áreas de viajes y gastos.

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