Los 5 principales desafíos de la gestión de gastos y viajes

Las expansiones internacionales, la movilidad empresarial y la globalización contribuyen a incrementar los gastos de viaje de muchas empresas. Estos desafíos con frecuencia se dividen en cinco categorías principales, y debe superarlos para recuperar el control sobre las cuentas de gastos de la empresa.

1. Políticas de gastos de viaje poco claras

Las políticas de gastos de viaje pueden ser confusas o difíciles de entender. Si los empleados no saben exactamente qué se incluye en un pago aceptable, entonces no tienen forma de evitar tener problemas. Los costos de viaje comunes, como el hotel y la comida, deben estar claramente escritos. Si su organización tiene una asociación con cadenas específicas o una lista preferida de negocios, proporcione una hoja de referencia conveniente para ahorrar tiempo y reducir la complejidad. Algunos empleados buscan hoteles de bajo precio para ahorrar dinero, pero terminan pagando más de lo que pagarían con la empresa asociada. Una aplicación móvil que contenga esta información funcionaría mejor para sus viajeros de negocios. Los empleados deben poder obtener rápidamente las políticas y la información relevantes para que no terminen en una situación en la que se sospeche que están rellenando sus informes. En muchos casos, simplemente carecían de los datos necesarios para tomar una decisión informada.

2. Escasa visibilidad de gastos

¿Conoce las principales categorías de gastos en las cuentas de gastos de viaje? ¿Qué tal la cantidad promedio que un empleado paga por comida todos los días durante un viaje de negocios? Si no tiene visibilidad de estos datos, se enfrenta a obstáculos importantes durante un proceso de auditoría y optimización. Su sistema actual puede ser insuficiente para mostrar los datos en formas útiles. Por ejemplo, si solo puede ver un conjunto limitado de informes, es posible que se pierda información importante. La información de otras bases de datos puede arrojar luz adicional sobre situaciones particularmente complicadas, pero solo si tiene una forma de introducir estos datos en su sistema de contabilidad. Por ejemplo, puede ver compras inusuales en el informe de un empleado. Si su sistema de gastos pudiera integrarse con otras aplicaciones, vería que el empleado tenía que ir a una clínica de atención de urgencia y recoger antibióticos para una enfermedad repentina. Estructura tus informes para que puedas obtener rápidamente una amplia variedad de informes. No debería necesitar hacer clic en varios programas para comparar conjuntos de datos o averiguar por qué los números parecen incorrectos. Una vista de un solo panel le brinda un vistazo de un vistazo a las métricas más importantes.

3. Procesos ineficientes

¿Está ingresando información de gastos en una hoja de cálculo? Los procesos manuales dificultan estar al tanto de los costos entrantes, especialmente si tiene cientos de empleados que envían su información. Este problema empeora aún más si maneja recibos en papel, ya que pueden ser difíciles de leer o proporcionar un registro incompleto de los costos. Necesita una revisión de sus procesos de gestión de gastos de viaje para superar este obstáculo. Deseche las hojas de cálculo y establezca un sistema automatizado para eliminar la entrada de datos. Optimice la forma en que los empleados ingresan los gastos para que no tenga que volver a ver otro recibo en papel. El proceso debe ser rápido, fácil e intuitivo para ambas partes. Algunas de nuestras aplicaciones favoritas incluyen Expensify, Tallie, Concur y Nexonia.

4. Reembolso a empleados retrasado

¿Cuánto tiempo se tarda en aprobar o denegar el reembolso a los empleados? Si se hace cargo de los gastos de viaje después del hecho, no querrá dejar al personal esperando para recuperar su dinero. Podría terminar con personas que se niegan a realizar viajes de negocios o que acumulan resentimiento con la organización. Muchos factores conducen a retrasos en el reembolso de los empleados, desde esperar demasiado para procesar un informe de gastos hasta la falta de información clave. Audite su proceso actual y busque los problemas que contribuyen a los problemas de velocidad. Es posible que deba limitar el tiempo que los empleados pueden enviar la documentación necesaria o tener una lista de gastos de aprobación rápida. Por ejemplo, si tiene un monto para costos de hotel y comida que siempre se aprueba, puede automatizar estas revisiones. El sistema se ocupa de esos empleados por usted, por lo que tiene tiempo para examinar los casos especiales. Al limitar la cantidad de trabajo práctico que debe realizar, puede mejorar la eficiencia del reembolso. Finalmente, al emplear un sistema de gestión de facturas como nuestro favorito personal, Bill.com, puede acelerar el proceso de reembolso a través de ACH directamente en las cuentas de sus empleados.

5. Pasar por alto las tendencias de los gastos de viaje de los empleados

Una hoja de cálculo o un sistema similar reduce la visibilidad de sus datos a un solo punto en el tiempo. No tiene forma de saber si los gastos de un empleado son atípicos a su patrón normal porque no puede ver las otras piezas del rompecabezas en la imagen. Algunos empleados pueden estar llenando sus cuentas lentamente o tener gastos inesperados. Debe comparar las tendencias históricas con la empresa y el promedio de empleados individuales. Un sistema de contabilidad robusto le brinda la información necesaria y le muestra dónde comenzar su investigación. Puede ver rápidamente diferentes viajes y determinar si la inflación aumenta los costos de forma natural o si el empleado está al borde de los gastos permitidos. La gestión eficaz de los gastos de viaje es un proceso complicado, especialmente si tiene sistemas obsoletos o ineficientes subyacentes. Al identificar sus áreas problemáticas y poner en práctica la solución adecuada para cada una, puede mejorar la forma en que su organización aborda los gastos de viaje.