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Cómo prevenir el fraude contable

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Cuando se les pregunta, un número abrumador de propietarios de pequeñas empresas dirán que han depositado una confianza significativa en (y que tienen una responsabilidad significativa) en su contable. Pueden sentirse especialmente cercanos a esta persona o creer que nada podría salir mal. Si bien esto parece un curso de acción inteligente, una gran parte del fraude lo cometen las personas más cercanas al propietario.

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados informa que el ladrón empleado promedio ha trabajado con la empresa durante cuatro a cinco años y que nueve de cada 10 son delincuentes por primera vez. La mayoría de los fraudes se cometen en beneficio de los niños o miembros de la familia, y no necesariamente para beneficio personal. Esto hace que sea aún más difícil determinar si el carácter de un individuo lo hace más propenso a cometer fraude.

Simplemente, no existe un método confiable de selección de empleados que se pueda utilizar para evitar la contratación de un posible estafador. La única forma de detener el fraude contable es implementar controles internos que ayuden a disuadir, prevenir y detectar el fraude. Estos son tres de los pasos más importantes a seguir.

1. Dividir las responsabilidades laborales

Muchas pequeñas y medianas empresas tienen un solo «encargado del dinero» designado. Son responsables de pagar facturas, emitir cheques de pago, crear los estados financieros y manejar los depósitos bancarios. Este tipo de configuración puede provocar el fraude ha pasado desapercibido durante años, ya que pueden cubrir sus propias huellas o simplemente confiar en el hecho de que nadie más está revisando los libros de cerca.

Cada transacción financiera debe pasar por al menos dos empleados. Un empleado debe ser responsable de realizar o cobrar el pago. El segundo empleado debe ser responsable de conciliar los libros y verificar que las cantidades informadas sean correctas. Si tiene poco personal, los servicios de contabilidad subcontratados pueden ayudar con el mantenimiento de registros y dejar a sus empleados con tareas más importantes.

2. Restringir los pagos manuales

Otra forma común de fraude es cuando los empleados que realizan un pago en efectivo retiran más de lo necesario y no devuelven el cambio. También prevalece un esquema en el que un empleado con capacidad para emitir cheques escribe dos cheques para pagar una factura. Un cheque es un pago adecuado, y un segundo cheque se hace a su propio nombre, pero se registra en los libros como un pago adicional en la factura.

La mayoría de los principales proveedores y empresas de servicios públicos ofrecen ahora pagos de cámara de compensación automática (ACH). Si no se ofrecen transferencias automáticas, una transferencia ACH directa es la siguiente mejor opción, si está disponible. Es prácticamente imposible falsificar la cuenta de pago en el extracto bancario.

Cuando se deben usar cheques, use un banco que le permita crear y enviar un cheque en línea, o use un software de contabilidad que imprima cheques con el nombre y la dirección del beneficiario, la nota de cheque y el monto. Estos cheques se ingresarán automáticamente en sus sistemas contables y son más difíciles de modificar. Cualquier verificación manual levantará una bandera roja para una mayor investigación.

El dinero en efectivo debe reemplazarse con tarjetas de crédito o débito de la empresa siempre que sea posible para crear un registro en papel electrónico completo.

3. Revise todos los informes mensualmente

Incluso cuando la contabilidad y las cuentas por pagar / por cobrar son realizadas por dos personas diferentes, un gerente debe revisar su trabajo mensualmente. Esto reduce el riesgo de colusión en el fraude y también permitirá que las entradas falsas se detecten más rápidamente.

Cuando se implementan los controles adecuados, esto lleva poco tiempo más allá del trabajo que los gerentes ya deberían estar haciendo para monitorear la salud financiera de la empresa. El gerente simplemente necesita comparar el total de los recibos y facturas del mes con los montos ingresados ​​en los libros y verificar ambas cifras con el efectivo en el banco.

Desafortunadamente, muchas empresas sienten que conciliar cuentas e implementar otros controles lleva demasiado tiempo. A menudo, han intentado previamente tomar medidas para poner sus libros en orden, pero su desorganización actual hizo que la tarea fuera demasiado abrumadora. Los servicios de contabilidad subcontratados pueden ayudarlo a organizarse, reducir la cantidad de tiempo que lleva revisar la salud financiera de su empresa y disuadir el fraude de los empleados.

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