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La Guía del Contralor sobre Reembolso de Empleados y Gastos de Viaje

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Los empleados tienen más movilidad que nunca, pero ¿cómo se determina qué es y qué no es un gasto comercial aceptable y reembolsable? Aprenda a tomar con calma la dinámica cambiante de personal actual para mantener su contabilidad lo más simple y precisa posible.

Gastos comerciales de los empleados

No todos los empleados o el personal están encadenados a un escritorio en una oficina. Su empresa puede utilizar una multitud de estrategias de dotación de personal, como trabajadores a domicilio, empleados contratados, espacios de oficina compartidos o empleados móviles. Los horarios pueden variar desde trabajo por turnos o horarios flexibles hasta de guardia o según sea necesario. Independientemente del tipo o número de estrategias de dotación de personal que se utilicen, un plan de gastos comerciales bien definido puede evitar problemas potenciales con el reembolso de los empleados.

Los gastos comerciales son aquellos incurridos para funcionar tu negocio. Los espacios de trabajo físicos o virtuales, los suministros y los gastos de transporte y comunicación son solo algunos ejemplos de lo que constituye un gasto comercial. Su empresa puede optar por proporcionar estas cosas a los empleados, pero cuando elija no hacerlo, debe definir claramente qué gastos reembolsará y qué no reembolsará, así como las reglas y procedimientos adjuntos para reclamar el reembolso.

Gastos de transporte

Todos los empleados necesitan un «lugar de trabajo regular» definido, ya sea un edificio de oficinas o su propia casa. Esto se debe a que los viajes hacia y desde el lugar de trabajo habitual generalmente se consideran responsabilidad del empleado. Sin embargo, cuando se viaja a otros lugares de trabajo, los empleados suelen recibir la compensación correspondiente. Algunos ejemplos incluyen:

  • Transporte entre múltiples sitios de trabajo
  • Visitas obligatorias de clientes o clientes
  • Reuniones fuera del lugar de trabajo habitual
  • Viajar desde casa a lugares de trabajo temporales

Gastos de seguro

Algunos tipos de seguro pueden ser necesarios para que los empleados cumplan con las regulaciones mientras realizan negocios. Los seguros de responsabilidad civil, negligencia médica, vehículos y desastres naturales pueden ser algunos de los tipos de seguros que sus empleados deben obtener. Permitir cronogramas de reembolso para estos gastos ayudará a sus empleados y su empresa a mantenerse seguros y en cumplimiento.

Gastos de comunicación

Mantenerse en contacto constante con los empleados es la nueva realidad. Incluso si los empleados trabajan en el sitio, muchas empresas están optando por una política de traiga su propio dispositivo (BYOD). Esto permite a los empleados utilizar la tecnología que prefieren sin dejar de satisfacer las necesidades de la empresa. Esto también puede proporcionar a su empresa una gran cantidad de ahorros de costos en comparación con el suministro, el mantenimiento y la actualización de dispositivos tecnológicos. Los dispositivos pueden incluir teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles y dispositivos portátiles. Considere las opciones que definen los montos máximos de reembolso para los dispositivos en sí, así como los intervalos de pago para los planes de servicio necesarios para usarlos.

Otros tipos de reembolsos

Su empresa puede ofrecer incentivos a los empleados como método para retener personal de calidad. Algunos de estos podrían venir en forma de reembolsos por gastos de educación relacionados con el trabajo, actualizaciones en los dispositivos electrónicos utilizados para el trabajo o membresías profesionales a organizaciones de la industria.

Políticas de gastos de viaje de la empresa

Los gastos de viaje se refieren a los gastos incurridos mientras de viaje lejos de la casa del empleado durante la noche. El primer paso en la gestión de los reembolsos de viajes de los empleados es desarrollar una política de gastos válida y clara. Cuando tenga la documentación adecuada que explique qué constituye un gasto de viaje de negocios, tanto los empleados como la gerencia tendrán un punto de referencia. La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) ofrece una plantilla como punto de partida para las políticas comunes de gastos de viaje. La plantilla incluye las siguientes secciones que pueden personalizarse según las necesidades de su empresa:

  • Descripción general: proporciona una introducción general al documento.
  • Autorización y Responsabilidad: Identifica cronogramas y figuras de autoridad.
  • Fondos personales: advierte que los fondos personales pueden o no utilizarse para viajes.
  • Vacaciones en conjunción con viajes de negocios: explica la importancia de separar los costos.
  • Excepciones: toma nota de las excepciones necesarias.
  • Procedimientos: describe los procedimientos para cada tipo de gasto de viaje permitido, a menudo dividido en prepago y reembolsable.
    • Los gastos pagados por adelantado permitidos pueden incluir:
      • Pasaje aéreo
      • Carril
      • Vehículos de alquiler
      • Tarifas de inscripción a la conferencia
      • Anticipos de viaje
    • Los reembolsos pueden incluir:
      • Pasaje aéreo
      • Carril
      • Auto: Personal y alquiler
      • Tarifas de inscripción a la conferencia
      • Alojamiento
      • Comidas
      • Gastos de negocio
      • Estacionamiento
      • Llamadas
      • Peajes
      • Diverso
  • Gastos de viaje no reembolsables: identifica los artículos que no se pueden reembolsar.
  • Viajes para no empleados: proporciona reglas para los familiares o amigos que acompañan al empleado si no son empleados de la empresa.

Consulte con su equipo legal antes de finalizar para garantizar el cumplimiento de las regulaciones aplicables y los estándares de la empresa.

Muchas empresas optan por definir políticas y tarifas diarias, o la asignación para alojamiento, comidas y gastos imprevistos, de acuerdo con las reglas de la Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA). Esto es para facilitar su uso o para cumplir con las regulaciones. La GSA establece tarifas de viáticos dentro de los Estados Unidos continentales (CONUS) y el Departamento de Defensa (DOD) establece tarifas de viáticos para Alaska, Hawái y áreas no extranjeras. Para viajes internacionales, las tarifas diarias las establece el Departamento de Estado.

Los pagos del contratista deben describirse en el contrato. Las tarifas de GSA, DOD y del Departamento de Estado pueden aplicarse o no, según se indique en el contrato. Otra excepción de personal son los conductores de camiones. La Departamento de transporte regula las tarifas de viáticos para este tipo de viajes.

Desafíos del controlador

Incluso las políticas mejor definidas no siempre serán seguidas por todos los empleados. Cuando planifique sus servicios de controlador para la empresa o busque servicios de contabilidad subcontratados, haga planes para incluir los siguientes desafíos en su curso de acción:

  • Gestión de recibos
  • Datos perdidos
  • Reporte de gastos
  • Solicitudes de pago
  • Tiempo de procesamiento
  • Visibilidad

Mantenerse al día con sus empleados y sus gastos puede llevar mucho tiempo, pero no tiene por qué ser difícil. El uso de esta guía útil lo ayudará a desarrollar, implementar y mantener un plan de reembolso que pueda satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa.

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