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Cómo alentar a los departamentos a informar los gastos con precisión

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Su empresa incurre en muchos gastos, especialmente cuando tiene una fuerza laboral global que envía regularmente. Los representantes de ventas, la alta gerencia y los empleados remotos tienen gastos que son cubiertos por la empresa o reembolsados ​​al empleado. La contabilidad de gastos precisa lo ayuda a pronosticar los ingresos y los gastos futuros, manejar los gastos del departamento y trabajar en su presupuesto para los trimestres futuros. A veces, los departamentos y los empleados necesitan un poco de estímulo para estar al tanto de sus informes de gastos.

1. Facilite a los departamentos y empleados el seguimiento de sus gastos.

Cuando informar de los gastos es una molestia importante, sus departamentos y empleados pueden optar por tomar el camino más fácil y evitarlo. Esta situación termina creando una pesadilla para la contabilidad, por lo que es importante proporcionar formas fáciles de usar para informar con precisión cualquier costo en el que incurran. Para los departamentos, busque un software de gestión de proyectos que rastree los gastos de un proyecto, tarea o incluso hitos individuales en particular. Poner los gastos en una aplicación que usa el departamento ya pone todo en un solo lugar en una forma a la que pueden acceder fácilmente. Para los gastos de viaje de los empleados, considere las aplicaciones de teléfonos inteligentes para escanear recibos y realizar un seguimiento de los gastos de la tarjeta de crédito. Estas aplicaciones a menudo generan automáticamente informes de gastos para importarlos a un software de contabilidad.

2. Auditoría de gastos de forma periódica.

Los gastos pueden salirse de control y, desafortunadamente, a veces también se encuentra con empleados que juegan con el sistema. Verifique los gastos de manera regular y compárelos con otros departamentos y empleados para ver si existe una diferencia significativa para cada parte de la empresa. Investigue las principales disparidades para comprender si existe un problema de gastos, un fraude o un malentendido sobre las expectativas de gastos de la empresa.

3. Establezca plazos estrictos para los informes de reembolso.

Nada motiva tanto a los departamentos como el dinero que sale directamente de su propio bolsillo. Deje en claro que la empresa no cubrirá los gastos que no se informen adecuadamente dentro de un período determinado después de que ocurran. Si la mayoría de sus gastos provienen de proyectos de gran envergadura y viajes de negocios, adjunte el plazo a la conclusión de estos eventos. Solo es necesario que los empleados paguen sus propios gastos unas pocas veces antes de comenzar a enviar informes de gastos con prontitud.

Referencias:
http://www.insperity.com/blog/6-signs-your-employees-are-abusing-expense-reports/

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