Contabilidad en línea para pymes: desafíos y oportunidades

La gestión adecuada de la contabilidad financiera es fundamental para el éxito de cualquier pequeña o mediana empresa, pero esta función a menudo se malinterpreta cuando se trata de presupuestar y alinear recursos y capacidades. Por ejemplo, aunque el propietario de una pequeña empresa en teoría podría encontrar el tiempo para ocuparse de sus propias necesidades contables mientras administra todos los demás aspectos de su empresa, esto no significa que tenga el conocimiento o las habilidades necesarias para evitar errores costosos.

Muchas PYMES consideran que el soporte para autónomos a tiempo parcial, los servicios ampliados de su contador o la creación de un departamento de contabilidad interno son sus únicas opciones para abordar sus necesidades contables. Sin embargo, cada una de estas opciones no es necesariamente la solución ideal para las PYMES establecidas y en crecimiento. Es probable que las PYMES con ingresos de $ 1 millón más altas tengan necesidades más complejas que las que un contable independiente puede manejar hábilmente. Utilizar el CPA de la empresa puede parecer adecuado, pero a menudo las tarifas por hora tienen un costo prohibitivo y prestan atención a los flujos y reflujos detallados con los compromisos de la temporada de impuestos. Por último, la creación de un departamento interno está especialmente plagada de problemas potenciales, desde la falta de supervisión de la capacitación hasta la apertura de la puerta a fraude y robo. Sin embargo, a medida que las soluciones de contabilidad en línea y en la nube se han convertido en algo común en los últimos años, muchos propietarios de pequeñas y medianas empresas han comenzado a hacer el cambio para subcontratar sus servicios de contabilidad junto con sus aplicaciones de contabilidad.

Un informe reciente compilado por la firma de investigación Ardent Partners y patrocinado por el software de seguimiento de gastos y viajes de negocios Concurrir examinó de cerca las desventajas y oportunidades que todos los propietarios de PYMES tienen en el espacio de la tecnología contable, y arrojó algo de luz sobre la importancia de cambiar tantos procesos y procedimientos contables a servicios externos y aplicaciones basadas en la nube para ayudar a prevenir errores importantes que podrían terminar destruyendo su balance final. La información de este informe también analizó de cerca el impacto económico general de las empresas que generan aproximadamente entre 1 millón y 5 millones de dólares anuales y, en última instancia, ayudan a sacar las conclusiones de que abordar las necesidades de las pymes con servicios de contabilidad en la nube y en línea puede cambiar las reglas del juego para la empresa. salvavidas de las PYMES en todas partes.

¿Qué importancia tienen las pymes para la economía?

La economía colapsaría sin las PYMES para ayudar a sostenerla, pero los propietarios no se están dando las herramientas adecuadas para sobrevivir. Ardent Partners descubrió que solo el 33 por ciento de todas las pymes que se fundaron en 2015 seguirán operativas en 2025, sin embargo, todas las pymes en los EE. UU. Combinadas inyectan la asombrosa cantidad de $ 5,5 billones en la economía cada año.

Estas estadísticas dejan en claro que existe un excelente potencial para las pymes, pero los propietarios deben aprovechar al máximo todas las oportunidades disponibles para sobrevivir en los primeros años y crecer hasta un nivel sostenible. La mayoría de las pymes que fracasan en la primera década terminan sufriendo financieramente debido a problemas con la infraestructura de la empresa y la gestión del flujo de caja. Esto demuestra que la contabilidad financiera debe ser un enfoque principal para que las empresas tengan un crecimiento y éxito sostenibles. Por lo tanto, a menos que realmente tenga el tiempo, la energía, el conocimiento y los recursos para dedicarse a la contabilidad en el sitio, debe considerar cuidadosamente las alternativas comprobadas que pueden ayudar a mantener su negocio a flote.

¿Cuáles son los mayores desafíos a los que se enfrentan los propietarios de pymes?

La contabilidad precisa es un desafío importante para cualquier empresa, pero este problema generalmente se agrava debido al presupuesto limitado de una empresa más pequeña. Los empleados de las pymes que respondieron a las encuestas de Ardent Partners también indicaron que se sienten frustrados por problemas como la gestión de gastos lenta o inexacta, la falta de automatización para la facturación y una flexibilidad mínima con la gestión de viajes. A menudo, no se considera que todas estas categorías se incluyan en cuestiones contables, pero es importante tener en cuenta que todo tipo de gasto afecta su presupuesto y su proceso contable.

Las empresas que cuentan con un buen sistema de gestión de gastos utilizan procesos automatizados y conectan directamente su gestión de gastos con sus prácticas contables. Según los encuestados, al menos el 70 por ciento de los propietarios de pymes confían en herramientas de gestión de gastos obsoletas e inexactas, como hojas de cálculo en papel o de computadora, tarjetas corporativas y recibos e informes en papel, para ayudarlos a realizar un seguimiento de este aspecto vital de su presupuesto.

¿Cuáles son las mayores oportunidades disponibles para los propietarios de pymes?

En lugar de utilizar opciones de gestión de gastos poco fiables, los propietarios de pequeñas y medianas empresas pueden controlar sus gastos mediante el cambio a procesos automatizados. Los estudios indican que esto reducirá el tiempo de procesamiento en un 35 por ciento, y también proporcionará una sorprendente reducción de costos del 75 por ciento para las transacciones de reclamos de gastos. Como beneficio adicional, aún puede recibir todos estos beneficios mientras subcontrata su contabilidad a una empresa en línea porque un entorno sin papel es ideal para la integración de servicios de contabilidad en línea. Además, la gestión automatizada de gastos se puede sincronizar con el resto de sus programas de contabilidad, desde QuickBooks hasta aplicaciones de seguimiento del tiempo.

La gestión de viajes también brinda a los propietarios la oportunidad de minimizar sus pérdidas financieras cerrando la puerta a las reservas costosas. Aunque los empleados han dejado en claro que valoran la flexibilidad mientras viajan, puede ahorrar mucho dinero al evitar que las personas reserven vuelos y habitaciones de hotel que estén fuera de su política de viajes.

Sorprendentemente, hasta el 50 por ciento de todas las habitaciones de hotel relacionadas con viajes de negocios se reservan por un precio más alto de lo necesario, pero los propietarios a menudo no descubren estas discrepancias porque no cuentan con un equipo de contabilidad sólido ni con pautas de gestión de viajes. Aprovechar el software de gestión de gastos y viajes basado en la nube ayuda a alinear a los procesadores con los gastos y crea un proceso de revisión y aprobación transparente para eliminar el riesgo de gastos excesivos y falta de supervisión.

La facturación automatizada es otra gran oportunidad para ahorrar dinero, y la mayoría de los propietarios de pymes han comenzado a aprovechar esta opción. Las investigaciones indican que elegir esta ruta puede reducir los gastos asociados con el procesamiento de facturas hasta en un 70 por ciento, por lo que no es de extrañar que aproximadamente el 70 por ciento de todas las PYMES utilicen software de facturación. Sin embargo, cualquiera que no esté utilizando este ahorro de tiempo y dinero definitivamente debería hacer el cambio. Le ayudará con una mejor gestión financiera y proporcionará datos más precisos para sus contadores, independientemente de si subcontrata esta función vital o la mantiene internamente.

Aprovechar al máximo su presupuesto

En última instancia, todo propietario de una pequeña o mediana empresa se esfuerza por lograr el mayor margen de beneficio posible. Este es un gran objetivo, pero puede hacer que algunos propietarios adopten un enfoque miope y estrecho de miras para ciertas funciones comerciales. Por ejemplo, la idea de que recortar gastos contables no afectará sus resultados finales es probable que sea contraproducente. De hecho, elegir optar por la solución de contabilidad más barata o más fácil probablemente hará que conocer cosas como su margen de beneficio exacto sea un número bastante confuso en el mejor de los casos.

Al tomar una decisión sobre sus necesidades contables, es mejor considerar cuánto tiempo y energía podría ahorrar mediante la subcontratación, y también debe considerar cuántos errores y gastos inesperados se pueden eliminar aprovechando esta oportunidad. Además, nunca tendrá que preocuparse de que los empleados intenten alterar los registros para salirse con la suya al reservar una lujosa habitación de hotel o cometer un gran error porque una empresa subcontratada no tiene ningún interés personal en tergiversar los datos para protegerse.

La realidad es que las PYMES son lo suficientemente grandes como para necesitar un personal dedicado, pero también son lo suficientemente pequeñas como para que el departamento de contabilidad pueda pasar desapercibido. Afortunadamente, puede mejorar sus datos financieros y recibir los beneficios de la supervisión del controlador llevando su contabilidad fuera del sitio y en línea. Esto también le permitirá a usted y a los miembros de su personal concentrarse más de cerca en todos los demás aspectos de la gestión de un negocio exitoso, y lo ayudará a crecer más, más rápido y de manera más eficiente.