Cómo aumentar las tasas de cobranza de su empresa

La mayoría de las empresas que facturan a los clientes luego luchan por lograr que todos sus clientes paguen en su totalidad y a tiempo. Esto es especialmente problemático cuando su flujo de caja es reducido y tiene que pagar la nómina. La buena noticia es que las colecciones están en gran parte bajo su control. Si bien es posible que no pueda hacer que todos los clientes realicen pagos a tiempo, puede implementar procesos que mejorarán en gran medida la cantidad que recauda y la rapidez con la que lo recibe.

Comience con sólidos servicios de contabilidad

Lo más importante que debe hacer es comprender exactamente cuánto se le debe en todo momento. Muchas empresas prestan tan poca atención a las cuentas por cobrar vencidas que continúan enviando decenas de miles de dólares en productos a clientes cuyas cuentas han estado morosas durante meses.

Su sistema de contabilidad debería permitirle generar instantáneamente un informe que muestre todas sus cuentas por cobrar ordenadas por fecha de vencimiento.

Siga un programa de facturación fijo

El momento de preocuparse por las cobranzas no es cuando se da cuenta de que su negocio tiene poco efectivo. Tampoco lo es cada vez que un gerente se pone a trabajar.

Debe establecer un cronograma de facturación fijo para enviar su factura inicial, hacer un seguimiento de los saldos pendientes y comenzar la acción de cobranza. Por ejemplo, puede enviar una factura contra reembolso, un correo electrónico de seguimiento después de 10 días, una llamada telefónica después de 20 días y una carta después de 30, y luego ir a cobros después de 60.

El cronograma exacto dependerá de las prácticas dentro de su industria, pero una vez que esté establecido, debe adherirse a él firmemente. Sus servicios de contabilidad internos o subcontratados deben proporcionarle, como mínimo, informes semanales que le indiquen qué cuentas deben pasar a la siguiente etapa de facturación.

Utilice incentivos por pago anticipado

Los incentivos por pago anticipado son populares incluso en contratos entre grandes empresas por una razón. Los gerentes que buscan recortar costos priorizan las facturas que se descuentan si pagan antes. Incluso pequeños descuentos como el común 2 por ciento, neto 30 (2 por ciento de descuento si se paga dentro de los 30 días) puede ayudar.

Esto no significa que deba reducir sus propios márgenes. Simplemente aumente sus precios para que su precio con descuento sea lo que realmente desea cobrar.

Si el cliente no alcanza el límite del incentivo, obtendrá unos ingresos adicionales. También es mucho menos probable que los clientes se molesten por no obtener un descuento que por el hecho de que se les cobren cargos por mora.

Siempre pregunte bien primero

Algunos dueños de negocios se lo toman como algo personal cuando un cliente paga tarde o ven al cliente como un vago y se vuelven groseros. La mayoría de los clientes no intentan evitar pagar de forma intencionada. Es posible que tengan problemas de flujo de efectivo propios o un departamento de contabilidad desorganizado, o es posible que simplemente hayan extraviado su factura.

Si comienza por exigir agresivamente el pago, los clientes se pondrán a la defensiva y buscarán formas de dejar de pagar, incluso si lo estaban planeando. Si usted mantente educado y profesional, la mayoría trabajará contigo.

Considere utilizar el siguiente proceso de facturación.

1. Factura por correo electrónico con información de envío
2. Factura en papel empaquetada con su entrega
3. Recordatorio de correo electrónico a medio camino entre la entrega y el final de su período de descuento por pago anticipado: enmárquelo como un intento de ahorrar dinero al cliente
4. Llamada telefónica de seguimiento tres días antes del final de su período de descuento
5. Llamada telefónica una semana después del final de su período de descuento para recordarle al cliente la fecha de vencimiento final
6. Carta de recordatorio cortés tan pronto como pase la fecha de vencimiento
7. Carta más estricta, pero aún profesional, que hace la solicitud final de pago enviada 30 días después de la fecha de vencimiento
8. Envíe la cuenta a cobros 60 días después de la fecha de vencimiento

¿Le preocupa que sus procesos de contabilidad estén inhibiendo su proceso de cobranza? Nuestros servicios de contabilidad pueden ayudarlo.