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Diez mejores prácticas en facturación y cobros

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Los problemas de flujo de caja pueden hundir incluso a las empresas rentables. No contar con un sistema de cuentas por cobrar moderno y eficiente puede dificultar el pago a tiempo y en su totalidad. Las siguientes son 10 formas viables de optimizar su facturación y cobros.

1. No más sistemas manuales

Al igual que no usaría una máquina de escribir para escribir una carta a su cliente, no debe usar hojas de cálculo de Excel u otros sistemas manuales para facturar a sus clientes. El manejo manual de la facturación deja demasiadas oportunidades para que se produzcan errores. Las mejores facturas utilizan datos actualizados e incluyen todos los aspectos de una transacción, como las horas facturadas o las especificaciones del producto. Alejarse de Excel o del sistema de seguimiento basado en hojas de cálculo le permitirá enviar facturas precisas y oportunas que le facilitarán el pago puntual.

2. Pruebe el software basado en la nube

Los beneficios del software basado en la nube para las empresas son ampliamente conocidos. Un buen software le ayuda a realizar un seguimiento preciso de las cuentas por cobrar, incluidas las facturas que ha enviado, si se han visto, qué se ha pagado y qué facturas están pendientes. Puede acceder a la información en cualquier lugar y las soluciones basadas en la nube suelen ser más seguras que otras alternativas. Si elige servicios de contabilidad subcontratados, asegúrese de que la empresa que contrate esté utilizando el software adecuado para que el seguimiento de las facturas sea eficiente y simple.

3. Entregar facturas electrónicamente

Es más sencillo localizar un contacto de correo electrónico apropiado que encontrar la dirección de correo correcta. Además, puede garantizar que su factura llegó a la persona adecuada y no languidece en un escritorio en algún lugar, esperando ser entregada. También es más fácil hacer un seguimiento con una segunda factura por correo electrónico (o fax) que enviar otra factura por correo con la esperanza de que alguien la reciba.

4. Personalice los tiempos de facturación

Facturar a los clientes cuando es más probable que paguen. Personalice el cronograma de facturación a las horas en que los clientes pueden obtener las aprobaciones necesarias para pagar sus facturas de inmediato. Tiene que haber una comprensión del proceso de aprobación de las cuentas por pagar del cliente para que este sistema funcione. También significa tener diferentes tiempos de facturación y procedimientos contables para la mayor parte de sus clientes, pero el posible aumento en el flujo de caja valdrá la pena el trabajo adicional.

5. Responsabilidades de facturación delegada

La facturación la realizan mejor las personas responsables del cliente. Trabajan con el cliente con regularidad, por lo que comprenden su procedimiento de facturación y quién es el responsable de aprobar el pago. Esto también reducirá los errores de facturación u otros problemas que podrían retrasar el pago de la factura a tiempo.

6. Tener un proceso para la aprobación oportuna

Las facturas deben aprobarse y enviarse con prontitud. Para reducir los tiempos de espera, establezca un proceso para que las facturas se aprueben rápidamente. Establezca un sistema que requiera que las facturas se aprueben dentro de las 24 a 48 horas. Si la aprobación no ocurre en el período de tiempo necesario, transmita el problema a un gerente de nivel superior.

7. Ofrezca un descuento por pagos anticipados

Incentivar a los clientes para que paguen temprano. Un descuento del 1 por ciento es una buena manera de hacer que los clientes paguen antes, especialmente aquellos clientes que tienen un historial de pagos atrasados ​​consistentemente. Los clientes con problemas de liquidez pueden encontrar atractivo el descuento mientras buscan los ahorros que pueden encontrar mientras ponen sus finanzas en orden. Recuerde a los clientes el descuento cada mes cuando se envía su factura para que sepan que tienen la opción y es más probable que la utilicen.

8.Haz amistad con la persona de cuentas a pagar

Las relaciones lo son todo. Tómese el tiempo para conocer a la persona responsable de asegurarse de que se pague su factura. Quieres ser la empresa a la que le paguen primero en las buenas y en las malas. Una pequeña charla es muy útil. Mantener esta relación significa que es probable que le paguen antes que nadie. Es más probable que las personas paguen a quienes les gustan y con quienes se relacionan primero cuando los tiempos son difíciles, por lo que debe comunicarse con el gerente de cuentas por pagar de su cliente.

9.Haga un contacto constante con el cliente

Según Vixen, las empresas deben ponerse en contacto con el cliente en tres ocasiones distintas antes de que la factura esté vencida. Primero, llame al cliente el día en que se envía la factura. Esta llamada es meramente informativa, dejando saber al cliente que se envía la factura y respondiendo cualquier duda que pueda tener el cliente. A continuación, llame dos días después de que se haya enviado la factura para ver si la factura fue recibida y para recordarle al cliente el descuento disponible para aquellos que paguen anticipadamente. Finalmente, llame el día en que vence la factura para ver si hay alguna inquietud que pueda retrasar el pago. Si bien el proceso es tedioso, mantenerse al día con este programa de contacto reduce drásticamente las ventas pendientes de sus días.

10. Sepa cuándo buscar ayuda externa

Si bien todas las medidas anteriores ayudarán a disminuir drásticamente las facturas pendientes, aún puede haber clientes que estén gravemente morosos y se requiera asistencia adicional para pagar esas facturas. Asegúrese de que los clientes sepan con anticipación qué nivel de morosidad desencadenará la necesidad de que sus facturas se envíen a cobranza y ofrezca la oportunidad de trabajar con ellos antes de llegar a ese punto.

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