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¿Cuáles son los signos reveladores de que su empresa es víctima de fraude?

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Es posible que su empresa haya implementado procedimientos para ayudar a prevenir el fraude contable, pero no está garantizado al 100 por ciento que funcione. Casi la mitad de todas las pequeñas empresas experimentan algún tipo de fraude de empleados por un pérdida promedio de $ 114,000. Para evitar ese tipo de pérdida, debe poder detectar las señales de advertencia de fraude de los empleados desde el principio. Esto es lo que debe buscar.

Demasiado acceso y poca supervisión

Ningún empleado debe ser responsable de autorizar pagos y realizar un seguimiento de los gastos. Si delega demasiado control financiero a un empleado, su empresa ya corre un riesgo mucho mayor de ser defraudada.

Debido a que el empleado está desempeñando sus funciones asignadas, este factor por sí solo no significa que haya actuado de manera deshonesta. Sin embargo, debe auditar su trabajo anterior e implementar nuevos procedimientos para tener al menos dos pares de ojos en cada transacción.

Cuentas de efectivo que no se equilibran

Ya sea que use una caja registradora, tenga depósitos de cheques o reciba fondos electrónicamente, debe conciliar cuidadosamente sus saldos de efectivo con sus ventas y gastos. Busque tanto saldos demasiado bajos como demasiado altos.

Los saldos bajos parecen una señal obvia de escasez, pero recuerde que pueden ocurrir errores honestos. Esto incluye tanto contar el cambio incorrectamente como ingresar incorrectamente las ventas como más altas de lo que realmente fueron.

Los saldos altos pueden ser una indicación de que un empleado está tratando de compensar un fraude pasado. También podrían ser una señal de que el empleado necesita más capacitación en el manejo adecuado de efectivo y el mantenimiento de registros.

Negarse a dejar tareas para otros empleados

Un empleado que quiere hacer todo por sí mismo y nunca se va de vacaciones puede ser un gran triunfador. También pueden estar intentando ocultar un fraude.

Se han descubierto muchos fraudes cuando un contable sustituto no puede conciliar las cuentas mientras el contable habitual está ausente de vacaciones o de baja por enfermedad. Si un empleado se muestra reacio a que otros se hagan cargo de su trabajo, asegúrese de averiguar por qué.

Problemas familiares

La ganancia personal no es un motivo de fraude tan común como podría pensar. Una gran parte del fraude se comete para mantener a los niños o un pariente enfermo.

Comprenda lo que está sucediendo en la vida de sus empleados; de todos modos, esta es una buena práctica de gestión. Ofrecer incluso apoyo emocional a un empleado que está experimentando dificultades puede dificultarle la racionalización de un fraude.

Al mantener un diálogo continuo, también podrá detectar cualquier cambio en su comportamiento que pueda sugerir que debe examinar más de cerca su trabajo.

Transacciones excesivas

Múltiples pagos en facturas individuales o numerosas transacciones para corregir errores pueden indicar algo más que incompetencia. El empleado puede estar tratando de disfrazarse los pagos, enterrar una transacción fraudulenta en el papeleo o encubrir una transacción fraudulenta anterior.

Si un empleado está haciendo más transacciones de las necesarias para realizar una tarea, audite cuidadosamente su trabajo y enfatice la importancia de mantener los libros más limpios.

Qué hacer si detecta señales de advertencia de fraude

Si detecta señales de advertencia de un posible fraude, recuerde que a menudo hay una explicación honesta que es más probable que el fraude. Acérquese al empleado de una manera no conflictiva pidiéndole que le ayude a comprender mejor las transacciones en cuestión.

Incluso si no cree que se haya producido un fraude, pasar a servicios de contabilidad subcontratados puede proporcionar una capa adicional de revisión e independencia para ayudar a prevenir posibles fraudes en el futuro.

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