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Los 10 errores principales de nómina que probablemente esté cometiendo

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¿Cuenta las tarjetas de regalo entregadas a los empleados como pagos en efectivo? ¿Tiene un sistema para reembolsar fácilmente los impuestos cuando se paga en exceso a un empleado? ¿Trata los pagos de proveedores como nómina antes de recibir un Formulario W-9? Si no lo hace, podría estar enfrentando serias multas del IRS. Evite estos 10 errores comunes de nómina y contabilidad que los propietarios de pequeñas empresas tienden a cometer.

1. No emitir correctamente el formulario 1099

El formulario 1099 debe emitirse a contratistas y proveedores independientes que brinden a su empresa más de $ 600 en servicios. No hacerlo podría dar lugar a fuertes sanciones.

2. Clasificación de empleados como contratistas independientes

Sus trabajadores son generalmente contratistas independientes o empleados. Elegir la clasificación correcta es fundamental. Están involucrados diferentes formularios (1099 versus W-2), y algunos trabajadores pueden estar sujetos a retención de impuestos.

3. Descuidar la retención adicional para pagos a proveedores

Si una empresa le paga a un proveedor antes de obtener el Formulario W-9 (Solicitud de Número de Identificación y Certificación del Contribuyente), podría estar sujeta a un pago del 28 por ciento por retención adicional.

4. Exclusión incorrecta de reembolsos de gastos de salarios declarables

La exclusión correcta de reembolsos por gastos depende de un plan responsable en el que los gastos se reembolsan solo si existe una conexión comercial; otros reembolsos deben incluirse en los salarios sujetos a impuestos.

5.Tratando de hacerlo solo

Los propietarios de pequeñas empresas que tratan de lidiar con los asuntos de nómina por su cuenta tienden a experimentar más estrés y pueden cometer errores costosos.

6. No depositar impuestos retenidos de manera oportuna

Los impuestos retenidos deben depositarse quincenalmente o mensualmente; sin embargo, algunos montos requieren un depósito el siguiente día hábil. No depositar correctamente puede generar cargos por depósito atrasado, multas y cargos por intereses que oscilan entre el dos y el 15 por ciento.

7. No incluye compensación diferida no calificada por ingresos ejecutivos

La compensación ejecutiva puede estar sujeta a un impuesto especial. Existe un programa de ayuda si esto se descuida, pero solo ciertos descuidos son elegibles.

8. Excluyendo viajes y desplazamientos de los ingresos de los empleados

En muchos casos, los gastos de desplazamiento y viaje no se consideran ingresos imponibles para un empleado. Sin embargo, casos únicos, como los gastos de viaje para asignaciones a corto plazo que se prolongan, pueden estar sujetos al impuesto sobre la renta.

9. Sin incluir el valor justo de mercado de los premios, tarjetas de regalo y premios en los totales de ingresos de los empleados

La mayoría de los premios se consideran beneficios complementarios sujetos a impuestos. Las tarjetas de regalo se consideran dinero en efectivo y deben incluirse dentro de los salarios sujetos a impuestos.

10. No incluye el valor de beneficio adicional adecuado

Los beneficios marginales imponibles pueden incluir automóviles de la empresa, cuotas de clubes de campo, viajes del cónyuge y beneficios de vivienda. Puede resultar difícil calcular correctamente el valor del beneficio adicional debido a la variedad de métodos de valoración.

No sea víctima de pagos y sanciones innecesarios del IRS. Asóciese con un servicio de contabilidad profesional para manejar las inquietudes y los informes de impuestos sobre la nómina de su empresa.

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