Comprensión de la realidad detrás de los estados financieros de la empresa

Podría pensar que los estados financieros de su empresa son difíciles de leer mal. Después de todo, los números de ingresos y gastos que enumeran son sencillos e inequívocos, ¿verdad? La verdad, sin embargo, es que los dueños y gerentes de negocios malinterpretan sus informes financieros todo el tiempo. De hecho, algunas empresas fracasan solo por esta misma razón.

De hecho, estos malentendidos son probablemente más comunes ahora que nunca porque los programas de software como QuickBooks facilitan a los empresarios la producción rápida de estados financieros. Ya no necesitan comprender completamente lo que están haciendo porque el software lo automatiza todo para ellos. Sin embargo, la automatización sin comprensión puede crear problemas importantes.

Por lo tanto, tiene sentido que incluso el empresario más astuto contrate servicios profesionales de contabilidad y teneduría de libros. Los profesionales capacitados podrán decirle cuándo su negocio está en peligro de colapsar, incluso cuando parezca estar obteniendo ganancias saludables. Pueden advertirle cuando sus gastos estén a punto de exceder la cantidad de dinero que está recibiendo. Además, pueden utilizar su profundo conocimiento de las regulaciones fiscales complicadas para asegurarse de que su empresa reciba todas las ventajas fiscales y las oportunidades a las que tiene derecho. .

No menos importante, cuando tiene contadores profesionales que se ocupan de sus asuntos financieros, le da más tiempo para hacer las cosas que probablemente más le gusten: inspirar a sus empleados, interactuar con sus clientes y preparar empresas emocionantes para el futuro.

Sin embargo, incluso con grandes contables y controladores al lado de su empresa, es importante tener una comprensión básica de los principios contables generales. Siempre lo ayudarán a ver la perspectiva financiera de su organización con la mayor claridad posible y a hacer planes en consecuencia.

1. Tenga en cuenta su punto de equilibrio

No es de extrañar que el campo de la contabilidad incluya muchos números. Sin embargo, en un momento dado, solo hay un número que necesita ver para tener una idea de qué tan bien le está yendo financieramente a su empresa. Es el número de equilibrio. En esencia, su número de equilibrio le dirá si sus fuentes de ingresos han superado sus gastos durante un período determinado.

Digamos que es dueño de una heladería y que quiere saber su número de equilibrio del año pasado. También estipulemos que los gastos anuales de su establecimiento ascienden a $ 100,000 y que su porcentaje de ganancia bruta, la proporción de sus ventas que cuenta como ganancia, asciende al 40 por ciento. En ese caso, todo lo que tendría que hacer es dividir $ 100,000 por 40 por ciento. Eso le daría una cifra de equilibrio anual de 250.000 dólares. Por lo tanto, necesitaría vender $ 250,000 cada año para mantenerse a flote. Si supiera que está vendiendo menos de $ 250,000 al año, tendría que tomar medidas. Podría reducir sus gastos, por ejemplo, o podría aumentar sus precios.

También puede calcular números de punto de equilibrio para cada mes, cada semana e incluso cada día. La belleza de esta estadística es que siempre es precisa. No se puede manipular o malinterpretar para que parezca que una empresa está funcionando mejor de lo que realmente es.

2. No piense en los préstamos como activos

Imagina que tienes una pizzería pequeña pero popular. Un día, decide abrir otro restaurante; después de todo, ¡el primer negocio está en auge! Para financiar la construcción de ese restaurante, pides prestada una considerable suma de dinero a un banco. En consecuencia, en su próximo estado financiero, parecerá que su empresa recientemente ha generado mucho más efectivo del que realmente tiene. Eso es porque el dinero que su banco le prestó aparecerá como ingresos. Por supuesto, en realidad, tendrás que devolver todo ese dinero con intereses en algún momento.

3. Reduzca los gastos nuevos

Una estrategia vital es tratar de evitar aumentos drásticos en el gasto cada vez que aumentan sus ingresos. Por ejemplo, digamos que abrió una tienda de comestibles hace poco tiempo y rápidamente se convirtió en un gran éxito. Con todo ese dinero fluyendo repentinamente, es natural y comprensible que desee aumentar sus ganancias aún más haciendo inversiones. Es posible que desee comprar letreros nuevos y atractivos, anuncios en vallas publicitarias, terrenos adicionales para su estacionamiento, etc.

Sin embargo, es mucho más prudente realizar estas compras de forma cuidadosa e incremental. Elija un gasto determinado y espere a ver qué tan bien se desempeña. Si genera ingresos considerables, considere otro gasto nuevo y modesto. De esa manera, tendrá un colchón monetario en caso de que uno de sus experimentos no funcione. Por el contrario, si dejas que un estado financiero optimista te maree, puede llevar fácilmente a compras que resulten destructivas.

4. Nunca cuente sus cuentas por cobrar antes de que nazcan

Otro problema común es que los propietarios de pequeñas empresas dependerán demasiado de sus cuentas por cobrar. Sus cuentas por cobrar son cantidades de dinero que los clientes le deben. Por ejemplo, imagina que eres dueño de una empresa que instala Windows. Acaba de atender un negocio local y ese establecimiento ahora le debe $ 10,000. En contabilidad, dicha cuenta por cobrar se clasifica como un activo. Por esa razón, sus registros financieros indicarán que su empresa recibió $ 10,000 tan pronto como completó la instalación de esa ventana.

Pero, ¿qué sucede si el dueño de ese negocio nunca le paga los $ 10,000? ¿Qué pasaría si él o ella cerraran sus negocios o huyeran del país, lo que en el proceso dejaba rígidos a los acreedores? Los dueños de negocios siempre tienen que preocuparse por los clientes que no pueden o no quieren pagar. Por supuesto, puede intentar ir a la corte para recuperar esa cuenta por cobrar, pero los gastos de la corte a menudo son costosos, e incluso entonces hay ocasiones en las que los clientes simplemente no pagan.

Con todo eso en mente, es importante promulgar medidas para controlar sus cuentas por cobrar. Es posible que desee insistir en que todos sus clientes paguen por adelantado o puede establecer límites estrictos sobre cuánto puede comprarle un cliente a crédito. Además, podría reforzar sus métodos de cobranza y recordar diligentemente a los clientes sobre sus deudas. Finalmente, asegúrese de tener opciones legales para aprovechar si las necesita.