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Cómo saber si puede confiar en su contable

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En nuestra publicación anterior, hablamos sobre cómo encontrar un servicio de contabilidad subcontratado en el que pueda confiar. Pero es posible que aún te quedes con algunas dudas persistentes. Hay tantos casos de fraude contable y robo de empresas. ¿Cómo sabe que realmente puede confiar en su contable? Especialmente si ha sido quemado por un contable interno en el pasado (¡y eso es más común de lo que podría pensar para los propietarios de pequeñas y medianas empresas!), Es posible que no desee poner sus estados financieros en manos de alguien que no conoces y que nunca has conocido.

Echemos un vistazo a cómo los procesos y procedimientos establecidos en una firma de contabilidad virtual como FacturacionenLinea.mx marcan la diferencia cuando se trata de confiar en su contable, contador y controlador financiero. Aquí hay cinco cosas que hacemos de manera diferente en FacturacionenLinea.mx cuando se trata de los procesos y procedimientos que tenemos implementados para todos nuestros clientes de contabilidad y teneduría de libros.

1. El servicio de contabilidad tiene un sistema integrado de controles y contrapesos.

Uno de los problemas con un contable interno es que rara vez otro empleado revisa el trabajo o siquiera mira los libros. La mayoría de los dueños de negocios contratan a un contable porque no tienen el tiempo ni los conocimientos para mantener y equilibrar sus propios libros. Es poco probable que detecten errores en caso de fraude empresarial.

Al incluir un contador y un controlador a cargo completo en cada cuenta, se establece un sistema natural de controles y equilibrios para detectar errores y descuidos. El controlador trabaja para supervisar al contador, y esto incluye detectar errores, así como cualquier cosa que no parezca correcta o que pueda ser una señal de alerta.

2. Su empresa de contabilidad emite, y utiliza, un Manual de procedimientos para el cliente que se elaboró ​​con sus comentarios.

Cuando incorporamos a un nuevo cliente, creamos un completo Manual de procedimientos para el cliente, así como un Acuerdo de nivel de servicio formal que detalla los servicios que brindaremos. El CPM describe los procesos y procedimientos que utilizamos, incluidos los estados financieros que se compartirán, los plazos para todos los documentos y cómo se entregarán.

Los clientes confían en que nuestros contables harán exactamente lo esperado porque todo está descrito por escrito. No estaríamos en el negocio si no cumpliéramos nuestra palabra.

3. Su contable con cargo completo recibe y usa tiempo libre pagado, incluido el tiempo de vacaciones.

Un contable interno que nunca se toma tiempo libre puede ser una señal de alerta de que podría ser víctima de un fraude contable. Si su contable ha estado «cocinando los libros», no querrá que nadie más tenga en sus manos los registros, porque podrían notar que algo no está bien.

Nuestros contables son empleados de tiempo completo y, como tales, les otorgamos generosas licencias por enfermedad, tiempo libre remunerado y vacaciones. Debido a nuestro Manual de procedimientos para el cliente y los procesos y procedimientos que inculcamos cuando capacitamos a nuevos contables, es fácil para otro contable intervenir y administrar sus libros de manera temporal. Además del controlador que supervisa sus libros, sabrá que su contable nunca será el único par de ojos en sus registros financieros.

4. Su contable trabaja en una oficina en casa segura.

No siempre es el contable interno el que roba en la empresa, pero a menudo es el resultado de su negligencia lo que hace posible el robo. Desde establecer contraseñas que se piratean fácilmente, dejar una pantalla de computadora y QuickBooks abiertos sin protección de contraseña, o incluso dejar el cajón abierto que contiene la chequera o la caja chica, hay varias formas en que los contables internos hacen posible que los empleados robar.

En FacturacionenLinea.mx, nuestros contables trabajan de manera completamente virtual, con todos los cheques y pagos emitidos electrónicamente, por lo que no hay oportunidad de robar o dejar información sin garantía. Operan desde oficinas domésticas seguras en todo EE. UU. Y acceden a servidores seguros sin la capacidad de imprimir, eliminar o descargar archivos. Este sistema, que incluye cheques y pagos virtuales, hace que sea muy difícil para cualquiera de sus empleados internos trabajar con su contable para robar, o para su contable tomar acciones inadvertidamente (o descuidar la toma de medidas) que lo facilitarían otros empleados para robar. Es difícil, si no imposible, replicar este nivel de seguridad en la mayoría de las oficinas.

5. Hay un procedimiento establecido todos los meses para cerrar los libros y, en ese momento, los registros contables de ese mes están bloqueados para que nadie pueda cambiarlos.

Al final de cada mes, en la fecha dictada por su CPM, usted y su equipo de FacturacionenLinea.mx (su controlador y su contable a cargo completo) se reúnen virtualmente y completan un proceso llamado «cerrar los libros». En este momento, revisamos su libro mayor, comparamos todas las transacciones con los extractos de tarjetas de crédito, extractos bancarios, recibos bancarios y otros recibos, y nos aseguramos de que todo esté contabilizado y el «saldo» de los libros, y que cada transacción muestre una transacción igual y opuesta. .

Cuando todo sale bien, «cerramos» los libros con su aprobación y no se pueden realizar cambios adicionales. Esto asegura que ha revisado sus registros contables, junto con otros ojos entrenados, y acepta que la información es verdadera, precisa y actualizada.

Desde el primer paso hasta el último, la empresa de contabilidad adecuada ha establecido procedimientos que generan confianza y seguridad para el cliente. Eliminamos motivos, eliminamos oportunidades y dejamos a los dueños de negocios con una mayor tranquilidad acerca de la confiabilidad de su equipo contable.

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