5 preguntas de seguridad para hacer a los servicios de contabilidad subcontratados

Usted quiere que su contabilidad y teneduría de libros estén bien hechos, pero contratar un contador interno o incluso un contable a tiempo parcial puede no estar en las tarjetas de su negocio. Tal vez no tenga el presupuesto para un CPA interno a tiempo completo o tal vez no tenga los medios para administrar un contador. Cualquiera que sea el caso, los servicios de contabilidad subcontratados han comenzado a parecer la solución ideal; sin embargo, está enviando una gran cantidad de información financiera confidencial a un tercero, por lo que tal vez también esté enfrentando esta oportunidad inminente con mucha inquietud.

¿Tus datos estarán seguros? ¿Donde estará? ¿Cómo puedes saberlo con certeza?

Para protegerse y disipar sus miedos, es importante saber qué preguntas hacer para asegurarse de que sus datos estén seguros, ya sea que envíe los archivos electrónicamente, entregue la documentación a un contador local o utilice un servicio de contabilidad basado en la nube. .

1. ¿Qué seguridad física utiliza en su lugar de trabajo?

Antes de concentrarse en la seguridad de sus datos electrónicos, asegúrese de que los servidores y otros lugares donde se almacenan los registros financieros estén debidamente protegidos. Pregunte qué tipo de acceso tienen los empleados al área de registros o bases de datos, si la sala de servidores está protegida y si existen medidas de seguridad para controlar a los empleados que ingresan al área de registros.

En el caso de empresas 100% virtuales o incluso simplemente empresas que trabajan desde casa o empleados remotos, pregunte qué medidas existen para controlar la ubicación y la difusión de datos. Asegúrese de que los empleados virtuales estén conectados a servidores seguros que no permitan transferencias de información a computadoras locales o impresión local. Ciertamente desea asegurarse de que sus datos financieros no estén en la mesa del comedor de alguien esta noche.

2. ¿Qué métodos de cifrado utiliza en su sitio y en los portales de inicio de sesión?

Un método de cifrado común utiliza una certificación SSL para cifrado de 128 o 256 bits para enviar archivos al sitio web. Este tipo de encriptación generalmente se designa con un ícono de candado y "https" al principio de la dirección del sitio web. El cifrado evita que la información sea recuperada en texto sin formato por cualquier pirata informático que rastree paquetes, lo que les impide descifrar la información enviada a la empresa de contabilidad.

Si sus servicios de contabilidad subcontratados brindan acceso del cliente a los datos a través de la sala de archivos o el almacenamiento en la nube, asegúrese de averiguar qué funciones de seguridad existen para proteger el acceso de terceros. También querrá limitar el acceso a usted mismo oa los miembros clave de su empresa. Proteja sus credenciales de inicio de sesión como lo haría con sus datos financieros.

3. ¿Qué sucede con los archivos después de haber terminado con ellos?

Una vez que el servicio de contabilidad subcontratado termine con su contabilidad, impuestos u otras tareas contables, averigüe qué hace con los archivos más antiguos. ¿Almacena los archivos durante un período de tiempo específico, los destruye después de darle copias o los mantiene a mano?

Asegúrese de saber, por escrito, lo que también sucede con sus archivos si decide terminar su relación con su servicio de contabilidad. ¿Los descargarán en un CD o los pondrán a disposición a través de un FTP? Sus datos financieros son propiedad de su empresa, pero no espere hasta que haya un problema para obtenerlos por escrito.

4. ¿Qué seguridad de red existe?

Asegúrese de que el servicio de contabilidad subcontratado utilice una red segura para su lugar de trabajo. De lo contrario, un pirata informático oportunista podría conectarse a la red e intentar acceder a servidores de red, computadoras y otros dispositivos para obtener acceso a sus datos financieros.

Pregunte quién es su proveedor de alojamiento y asegúrese de que hayan realizado la debida diligencia al seleccionar un proveedor de servicios creíble y con conocimientos para manejar su protección de datos.

5. ¿Cuáles son sus políticas en caso de violación de datos?

Si se produce una filtración de datos, ya sea que se roben los archivos físicos o que los servidores se vean comprometidos, averigüe exactamente qué políticas tiene la empresa para mitigar el daño, compensar a las empresas afectadas y recuperar los datos. Descubra cuál es el proceso de alerta: cuándo se le informará y cómo se implementarán las medidas de emergencia. En primer lugar, asegúrese de que la empresa que elija tenga un plan de acción de emergencia antes de que ocurra una emergencia.

Elegir utilizar un servicio de contabilidad subcontratado o un proveedor de servicios de contabilidad puede resultar intimidante si no está familiarizado con la tecnología y la seguridad de los datos. Asegúrese de que quien elija actúe como su socio de confianza y esté dispuesto y sea capaz de responder a sus inquietudes en cada paso.

Si está considerando utilizar un servicio de contabilidad subcontratado para su contabilidad, podemos ayudarlo a sopesar sus opciones y necesidades. ¡Háganos saber cómo podemos ser de ayuda!