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5 elementos para revisar al generar un informe de pérdidas y ganancias de QuickBooks

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QuickBooks le permite generar un estado de pérdidas y ganancias con un solo clic, pero eso no significa que esté listo para usar. Hay algunas cosas que debe verificar antes de usar el informe.

1. Actualidad de los datos

Si está generando un estado de pérdidas y ganancias actualizado o no concilia habitualmente sus cuentas bancarias, asegúrese de que sus datos estén actualizados. Comience con la pestaña de banca y actualice sus cuentas. Luego, asegúrese de que sus transacciones estén debidamente categorizadas y aprobadas. A continuación, sincronice las aplicaciones que utilice. Nuevamente, vuelva a verificar esas transacciones. Finalmente, ingrese manualmente cualquier venta o gasto pendiente que no importe automáticamente.

2. Rango de fechas

Puede elegir entre opciones de informes mensuales, trimestrales, anuales y otras. Asegúrese de elegir la opción correcta para su objetivo. Lo más importante que debe hacer aquí es asegurarse de que el año de QuickBooks coincida con su año fiscal. Si no usa el año calendario, vaya a la Configuración de su empresa, haga clic en Avanzado y seleccione el primer mes de su año. Además, recuerda que las fechas se restablecerán cuando salgas de la página. Esto incluye si va a un informe diferente o si va a una página diferente y vuelve al mismo informe. La única forma de bloquear las fechas es guardar una versión personalizada del informe.

3. Efectivo frente a devengo

La configuración predeterminada para los informes de plantilla es la contabilidad de acumulación. Esto es ideal para la mayoría de los casos porque hace coincidir las transacciones con el período de tiempo que afectaron. Si necesita un informe de caja, seleccione el botón de opción del método de caja. Deberá hacer esto cada vez que ejecute el informe, a menos que guarde una versión personalizada con la opción de efectivo seleccionada.

4.Asegúrese de que los saldos de su balance general

Es una buena idea consultar su balance general cuando desee ejecutar un informe de pérdidas y ganancias. Esto lo ayudará a detectar posibles errores al ingresar transacciones. Debería equilibrarse automáticamente, pero verifique que no haya categorías inusuales o saldos de cuenta que lo ayuden a llegar allí. Esto podría incluir una cuenta que es negativa cuando debería ser positiva o una cuenta con un saldo que no debería aparecer en el balance general.

5. Conozca su objetivo

No cree declaraciones de pérdidas y ganancias solo para hacerlas. Tenga un objetivo en mente, ya sea rastrear el crecimiento, comparar meses o estar preparado para la temporada de impuestos. Esto le ayudará a seleccionar qué período desea utilizar, si comparar varios períodos y si agregar una dimensión, como por cliente o por ubicación. Su objetivo final no es solo hacer un estado financiero preciso. Es para brindarle información útil para administrar su negocio.

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