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9 formas de optimizar la interfaz de su departamento financiero

9 formas de optimizar la interfaz de su departamento financiero

Las innovaciones en tecnología de la información han traído cambios radicales a las prácticas contables contemporáneas. El intercambio electrónico de datos (EDI) posiblemente ha sido uno de los más impactantes. La implementación del EDI trajo cambios transformadores a los estándares de productividad y modos de trabajo del departamento de contabilidad moderno. La interfaz de usuario (UI) del EDI permite el uso público del EDI, define las funciones de su rol en su entorno de usuario particular y es lo que determina su grado de utilidad práctica.

Al crear una interfaz de usuario para un departamento de contabilidad, los diseñadores deben anticipar lo que los usuarios de EDI pueden necesitar hacer en sus interacciones con el departamento a través del EDI. El objetivo del diseño debe ser garantizar que la interfaz de usuario tenga elementos a los que los usuarios puedan acceder, comprender y utilizar fácilmente para realizar sus tareas.

Beneficios de un EDI del Departamento Financiero

Algunas de las ventajas esenciales de tener una IU tecnológicamente actualizada, simple, rica en funciones y confiable incluyen:

  • Reduce los errores de entrada de datos – En facturas digitales u otras electrónicas.
  • Minimiza el uso de facturas en papel – Reduce la necesidad de espacio físico para archivos, reduce el riesgo de pérdida de documentación por incendio, vandalismo, error, etc.
  • Mejora la eficiencia – La interfaz de usuario del intercambio electrónico de datos mejora la eficiencia de las transacciones contables y estandariza el proceso de intercambio de información entre las partes de las transacciones.
  • Reduce el tiempo de procesamiento – Podría decirse que la interfaz de usuario de EDI reduce significativamente los efectos negativos de la complejidad en el tiempo de procesamiento general del departamento.
  • Mejora la facturación electrónica EDI – Los procesos de cuentas por pagar habilitados para EDI reducen significativamente las demoras y los errores.
  • Ahorra tiempo de inactividad para educar a los usuarios de la interfaz de usuario – Ahorra tiempo al recibir llamadas telefónicas y correos electrónicos de clientes externos e internos que hacen preguntas sobre cómo navegar por la interfaz de usuario.

Diseño de una interfaz de usuario de contabilidad

Una interfaz de usuario es el resultado de la fusión de conceptos del diseño de funciones de usuario, diseño de pantalla visual y arquitectura de información. En última instancia, la elección e integración exitosas de todos los componentes conceptuales de todas estas áreas del diseño de la interfaz de usuario dependen de un conocimiento profundo de las necesidades, preferencias, habilidades, objetivos y tendencias de los usuarios con respecto a su trabajo. Primero, adquiera una comprensión de estos. Luego, considere las siguientes recomendaciones para diseñar la interfaz de usuario óptima para su departamento de contabilidad:

1. Mantenga su interfaz de usuario simple.

Las mejores interfaces son prácticamente invisibles para el usuario. Brindan a los usuarios una experiencia conveniente y fluida al presentar una pantalla de herramientas de usuario que incluye:

  • Solo elementos que sean para los fines de los usuarios finales, no para fines administrativos o de mantenimiento de los sistemas.
  • Lenguaje claro en las etiquetas y en las indicaciones, mensajes y diálogos.
  • Contraste entre tipos de elementos que los hace fáciles de distinguir entre sí.

2. Utilice elementos comunes de la interfaz de usuario y cree coherencia.

Los usuarios de la interfaz de usuario se han familiarizado con las formas particulares en que responden las herramientas de interfaz comunes. Al usar elementos en su interfaz de usuario que son familiares para sus usuarios, los usuarios se sentirán más cómodos al interactuar con la interfaz y podrán realizar sus tareas más rápidamente. Cuando un usuario aprende a realizar una función en un módulo, puede aplicar esa habilidad en el uso de otras partes de su sitio. Por lo tanto, una prioridad en el formato de la interfaz de usuario es intentar:

  • Producir un conjunto completo de funciones de desempeño constante, todos los subconjuntos de las cuales funcionan de manera consistente con él y en todos los demás subconjuntos.
  • Los comportamientos receptivos de todas las herramientas de usuario de la interfaz de usuario deben seleccionarse de acuerdo con este estándar de simetría de diseño.
  • El diseño general también debe ser predecible en todo el sitio en todos sus otros aspectos de diseño.
  • Cree patrones en el idioma, en todo el sitio, para facilitar la eficiencia del usuario.

3. Cree un diseño de página que tenga un propósito.

Evalúe la practicidad de las relaciones espaciales que ha creado entre los elementos de la página. Estructura la página con arreglos entre elementos que se basan en su respectiva importancia. Coloque los elementos en una proximidad que pueda ayudar a llamar la atención de los usuarios hacia información más importante, y que puede ayudar aún más en el escaneo (deslizamiento) y la legibilidad.

4. Elija las opciones predeterminadas con cuidado.

Considere cuidadosamente los objetivos con los que los usuarios llegan a su sitio. Anticípese a estos a medida que crea valores predeterminados para reducir la carga de su usuario. Este es un enfoque especialmente importante al diseñar un formulario en el que tiene la oportunidad de configurar algunos campos para que puedan ser preseleccionados o ya llenados para el usuario.

5. Cree una jerarquía y proporcione claridad.

Considere cuidadosamente cada detalle de la topografía que está desarrollando para su interfaz de usuario. Seleccione un tipo de letra claro como el cristal. Aplique diferentes tipos de letra, tamaños y arreglos de texto para ayudar a mejorar la capacidad de escaneo, la legibilidad y la comprensibilidad.

6. Usa texturas y colores estratégicamente.

Utilice colores, texturas, contrastes y efectos de iluminación para dirigir la atención de los usuarios hacia los elementos de la interfaz de usuario o para desviar su atención de los elementos de la interfaz de usuario, según sea conveniente para fines que sirvan a las mejores ventajas de su departamento y de sus usuarios de EDI.

7. Asegúrese de que su sistema EDI comunique lo que está sucediendo de manera eficaz.

Emplear varios elementos de la interfaz de usuario para comunicarse con sus usuarios con respecto al estado y los próximos pasos (según sea necesario) puede ayudar mucho a prevenir o reducir significativamente las frustraciones de los usuarios. Siempre proporcione mensajes que informen a sus usuarios sobre la ubicación, las acciones necesarias, las alternativas (si corresponde), los errores, los cambios de estado, etc.

8. Elija Elementos de interfaz prácticos.

Los usuarios esperan que varios elementos de la interfaz actúen de determinadas formas. Es útil aprovechar esta familiaridad para facilitar aún más una experiencia de usuario fluida y sin confusiones con la interfaz de usuario. Trate de ser coherente al elegir sus elementos y al crear su diseño. El objetivo debe ser proporcionar una interfaz de usuario que proporcione opciones y respuestas predecibles a los comandos de los usuarios. Esta interfaz de usuario ayuda a los usuarios a completar las tareas con mayor eficiencia y satisfacción.

Los elementos familiares de la interfaz de usuario incluyen los siguientes, entre otros:

  • Componentes de navegación – Iconos, campo de búsqueda, control deslizante, ruta de navegación, paginación, etiquetas
  • Controles de entrada – Campo de fecha, campos de texto, botones, casillas de verificación, listas desplegables, cuadros de lista, botones de radio, conmutadores
  • Componentes informativos – Cuadros de mensaje, iconos, información sobre herramientas, notificaciones, barra de progreso, ventanas modales
  • Contenedores – acordeón

9. Priorice la claridad sobre el ahorro de espacio.

Un diseño de interfaz de usuario óptimamente práctico se anticipa a las necesidades de los usuarios y garantiza que los elementos funcionales sean de fácil acceso. Durante el trabajo de diseño, a veces hay que elegir entre varios elementos que parecen igualmente apropiados para mostrar el contenido. Cuando esto ocurra, adopte el enfoque de considerar las compensaciones que se realizan en una elección determinada. Por ejemplo, algunos elementos que podrían ayudarlo a ahorrar espacio en la pantalla de opciones pueden suponer una carga mental mayor para el usuario, al dejar que adivine qué hay dentro de un menú desplegable o qué podría involucrar el elemento. En ese caso, considere:

  • Colocar los iconos de las opciones más utilizadas en el exterior, sin ocultarlas en un menú que no es fácilmente visible y que debe seleccionarse activamente.
  • O bien, agregue un mouse sobre (Sugerencia de pantalla) que el usuario puede activar simplemente colocando el cursor sobre la etiqueta del menú, y puede leer para obtener una pista sobre lo que contiene el menú desplegable

Para obtener más información sobre cómo mejorar la interfaz de usuario de su departamento de contabilidad o sobre la subcontratación de algunas o todas las funciones de contabilidad de su empresa, póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo.

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