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Consejos contables: cómo crear un plan de cuentas para pymes


Iniciar una pequeña empresa requiere tomar decisiones financieras importantes que le ayudarán a planificar y administrar su negocio de manera adecuada. La creación de un buen plan de cuentas es una gran parte del plan financiero de su empresa; Pagará dividendos al permitirle acceder a datos financieros precisos con solo unos pocos clics del mouse, y se puede hacer internamente o contratar a servicios de contabilidad.

Configurar su plan de cuentas

Su plan de cuentas puede considerarse como un archivo de toda su información financiera; enumera los nombres y números de cuenta de su empresa y es el primer paso para configurar su sistema de contabilidad. Las cuentas que decida incluir en su plan de cuentas dependen de su negocio; una cuenta de inventario solo es necesaria para las empresas que venden productos y no para las empresas de servicios.

Tenga en cuenta el futuro al configurar sus cuentas; Es posible que no necesite algunas cuentas en este momento, pero asegúrese de que su sistema de numeración permita un gran crecimiento. Como nuevo propietario de un negocio, es posible que usted sea el único empleado; puede que no siempre sea así. Agregar cuentas de nómina ahora puede mantener sus libros limpios y actualizados más adelante.

Use un sistema de numeración de cuatro dígitos para su plan de cuentas y tendrá muchos números en blanco para agregar cuentas según sea necesario, y para que cada transacción se pueda codificar y agregar correctamente al sistema. Además, podrá identificar fácilmente el tipo de cuenta por su número si se hace correctamente.

Categorías de cuenta y números de codificación comunes

El plan de cuentas se utilizará para registrar todas las transacciones de la empresa y hay cinco categorías principales a las que pueden pertenecer las cuentas: activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio del propietario. Está configurando su plan de cuentas para que refleje el formato de un balance general de la empresa.

Su categoría de activos describe lo que posee su empresa. La mayoría de los sistemas computarizados lo iniciarán en 1000 y enumerarán los activos actuales primero (efectivo, cuentas por cobrar, inventario) y luego los activos fijos (edificios, equipos, vehículos) y una cuenta de depreciación que mostrará reducciones en el valor de esos activos.

Los pasivos rastrean lo que debe su empresa y las cifras deben comenzar en 2000 para facilitar el cálculo; agregue sus pasivos corrientes (cuentas por pagar, impuestos sobre las ventas, impuestos sobre la nómina, salarios adeudados) primero y luego sus pasivos a largo plazo (como hipotecas).

El patrimonio del propietario generalmente se codifica como una serie de números 3000 y denota la inversión del propietario en el negocio. Más tarde, es posible que tenga inversores y necesite cuentas de acciones y ganancias retenidas para obtener ganancias que se reinviertan en la empresa.

Las cuentas de ingresos suelen ser de la serie 4000 y muestran los ingresos por ventas y otros ingresos de su negocio. Por lo general, necesita una cuenta para descuentos y una para devoluciones de ventas y descuentos también. También habrá ingresos por intereses, costos de bienes vendidos y cuentas de envío y otros costos en este bloque de cuentas.

Los gastos son la categoría final y deben codificarse con números de la serie 5000; mucha gente usa el formulario de impuestos del IRS Schedule C para configurar esta categoría. Su contable y cualquier servicio de contabilidad subcontratado o preparador de impuestos estarán encantados con esto, ya que lo hace mucho más fácil en el momento de la declaración de impuestos.

Eso es realmente todo lo que hay que hacer, aunque al principio la tarea puede parecer abrumadora. Este plan de cuentas mantendrá sus libros limpios y sus datos rápidamente a mano cuando los necesite. Los servicios de contabilidad subcontratados pueden ayudarlo a mantener el rumbo y a codificar perfectamente sus gastos y otras transacciones si su plan de cuentas está limpio y es fácil de usar.

¿Necesitas ayuda? Podemos ayudarlo a decodificar sus datos financieros y ayudarlo a poner sus registros en orden.

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