Genera tus factura por Internet

Tutorial de viáticos para el nuevo contratista del gobierno

reglas-de-gastos-de-viajes-diarios-gubernamentales.jpgFinalmente está en el punto en el que sus empleados pueden viajar. Pero recibir un reembolso por viajes y gastos parece tener muchas reglas. Aprenda todo lo que necesita saber sobre lo que está permitido y cuánto tiene derecho a los reembolsos diarios de GSA.

¿Quién determina las normas de viaje?

El Reglamento Federal de Viajes (FTR) rige las políticas de viaje para los empleados civiles federales y otros empleados que son elegibles para viajar con cargo al gobierno. La Administración de Servicios Generales (GSA), el Departamento de Defensa (DOD) y el Departamento de Estado trabajan juntos para implementar políticas y establecer tarifas que sean justas y razonables para los gastos de viaje. La GSA establece las tarifas para los Estados Unidos Continentales (CONUS); la DOD establece las tarifas para Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam; y el Departamento de Estado establece tarifas para destinos extranjeros.

¿Qué es el Per Diem?

Per diem es el término utilizado para la cantidad de dinero reembolsable por gastos de viaje por día de viaje. Los viáticos incluyen tarifas de alojamiento, comidas y gastos adicionales. Las comidas y los gastos incidentales generalmente se denominan M&IE e incluyen tres comidas por día, propinas para esas comidas y tarifas y propinas para empleados de servicios personales, porteadores y manipuladores de equipaje. Los viajes a conferencias, capacitación, educación continua y otros viajes relacionados con el trabajo fuera de la estación de trabajo oficial de un empleado durante 12 horas o más a menudo son elegibles para viáticos.

¿Cómo se determina el alojamiento por día?

Los viáticos en el CONUS se basan en los datos de tarifas diarias promedio proporcionados por los contratistas en las propiedades de alojamiento locales para cada área de destino. Las áreas generalmente se definen por condado, aunque algunas áreas se incluyen en la categoría de áreas no estándar (NSA). Si su destino está incluido en una NSA, las tarifas diarias máximas caen bajo las tarifas estándar de CONUS de $ 91 para alojamiento y $ 51 para M&IE para el año fiscal en curso. Aunque las herramientas de viáticos en línea no requieren que ingrese el condado de destino, querrá saber el condado en el que se quedará el viajero para que los informes sean precisos. Puede encontrar el condado en el Sitio web de NACo County Explorer.

¿Cuánto se permite para M&IE?

Las comidas e imprevistos se agrupan en seis niveles en el CONUS. Van desde $ 51 a $ 74 y se da una cantidad específica por cada comida y los $ 5 restantes se reservan para gastos imprevistos. Estas cantidades solo se permiten si el viajero tiene que comprar su propia comida. Si se incluye una comida en el evento al que asisten o si el alojamiento ofrece una comida, la tarifa de esa comida se debe restar del total de M&IE para ese día. He aquí un ejemplo:

La tasa estándar de M&IE es de $ 51. Se divide en $ 11 para el desayuno, $ 12 para el almuerzo, $ 23 para la cena y $ 5 para gastos imprevistos. Si un viajero se hospeda en un hotel que ofrece desayuno continental y almuerzo en la conferencia, el M&IE total del día sería de $ 28 en lugar de $ 51.

El factor 75

No siempre se le permite el máximo de viáticos. Tres reglas básicas para determinar los viáticos son fáciles si puede recordar el factor 75.

  1. El primer y último día de viaje se calculan al 75 por ciento, no al máximo.
  2. Cualquier recibo por un total de $ 75 o más debe guardarse y entregarse al regresar.
  3. Un viaje de un día fuera de su lugar de trabajo oficial de 12 horas o más es elegible para el 75 por ciento de las comidas y gastos imprevistos.

Encontrar tarifas por día

El sitio web de GSA ofrece dos opciones para buscar tarifas de viáticos. Para tarifas generales, puede ir al Herramienta «antigua», ingrese la ciudad y el estado y verá las tarifas de alojamiento y M&IE para ese condado por mes para el año fiscal actual. Si solo elige un estado sin ingresar una ciudad o código postal, los resultados generados mostrarán todas las tarifas para el estado. Con esta calculadora, debe realizar cálculos adicionales más allá de los datos generales, pero puede ser útil si necesita comparar tarifas reembolsables para varios destinos en el mismo estado.

Para una determinación más completa de las tarifas por día permitidas, el Herramienta «nueva» es útil. Primero elija la ubicación por estado, estado y ciudad o código postal. Luego, tiene la opción de ingresar las fechas de viaje. Los resultados le muestran un total de viáticos estimado para todo el viaje y le dan un desglose por día del viático máximo permitido. Si hace clic en la pestaña Meals & IE, también puede ver un desglose de M&IE por comida. Esto es extremadamente útil para determinar qué cantidades deducir si algunas comidas ya están incluidas en la estadía. A continuación, se muestra un ejemplo de una estadía de seis días en Las Vegas, Nevada, utilizando herramientas nuevas y antiguas. La herramienta anterior muestra que el alojamiento máximo es $ 102 y M&IE es $ 64.

La nueva herramienta ofrece un desglose de las tarifas:

  • $ 102 por alojamiento para todos los días excepto el último
  • $ 48 para M&IE para el primer y último día (calculado al 75 por ciento requerido)
  • $ 64 para M&IE por cada día restante
  • Desglose adicional de M&IE por comida a $ 15 para el desayuno, $ 16 para el almuerzo, $ 28 para la cena y $ 5 para IE
  • Un total estimado de $ 862

La nueva herramienta también incluye pestañas con más ayuda para encontrar tarifas aéreas razonables, hoteles dentro del rango de viáticos y tarifas por kilometraje de vehículos de propiedad privada (POV).

Encontrar las mejores ofertas y obtener un reembolso por el viaje no tiene por qué ser difícil. GSA tiene varios recursos para planificar viajes y aprovechar al máximo su dinero de viaje. Por lo tanto, continúe y planifique ese viaje de negocios sabiendo que podrá recuperar algunos gastos.

Obtenga más información sobre los servicios de contabilidad que cumplen con DCAA para contratistas gubernamentales.

Leave A Reply

Your email address will not be published.