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7 sorprendentes automatizaciones de contabilidad que ahorran tiempo

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El debate interminable sobre si los contables y los tenedores de libros pueden ser reemplazados aún continúa. Por supuesto, es probable que siempre necesite profesionales humanos reales para sopesar y supervisar muchas funciones, pero existe una lista cada vez mayor de tareas y procesos que se pueden automatizar para ahorrar tiempo y dinero a todos. Hemos recopilado 7 de las principales automatizaciones que encontramos con regularidad con la esperanza de revelar al menos un puñado de cosas que quizás nunca haya considerado, pero que ahora no podrá vivir sin ellas. Y si está automatizando algo especial que no cubrimos, ¡díganos en los comentarios!

  1. Importar transacciones bancarias

    Por favor, díganos que no está ingresando manualmente ninguna transacción bancaria en QuickBooks. Hace mucho tiempo, le pagamos a un gurú de Excel para que creara un flujo de trabajo realmente impresionante para automatizar este proceso para nosotros, y nos puso a la vanguardia. Pero ahora, todos pueden (y deben) importar automáticamente transacciones bancarias a QuickBooks.

  2. Importaciones de extractos de tarjetas de crédito

    Importaciones de transacciones bancarias? ¡Espera, eso no es todo! Las transacciones de su tarjeta de crédito también se pueden importar automáticamente a QuickBooks. (Y otras plataformas de contabilidad también, por supuesto). Es posible que deba comunicarse con la compañía de su tarjeta de crédito para obtener información de inicio de sesión y activar el servicio en línea, pero una simple llamada telefónica debería brindarle la información que necesita en poco tiempo.

  3. Envíos de informes de gastos

    Ya sea que tenga un empleado con gastos o 100, rastrear los informes de gastos de los empleados, verificar la información y administrar los recibos es un dolor de cabeza. Todo ese empuje de papel es una pérdida de tiempo para todos, tiempo que se puede invertir mejor en la empresa. El uso de una aplicación de gestión de gastos (como nuestros amigos de Tallie) puede ayudarlo a automatizar todo esto: desde tomar fotografías de recibos en tiempo real hasta compilar y enviar informes de gastos desde un dispositivo móvil, sus empleados nunca tendrán que depender de la pluma, papel y otra vez.

  4. Sincronización del informe de gastos con el software de contabilidad

    ¿Mencionamos que el software de gestión de gastos no vive en una burbuja? Debe integrarse con su software de contabilidad para incluir sus gastos directamente en sus estados financieros. Y ya sea que sus reembolsos se realicen a través de ACH, cheque en tiempo real o nómina, ellos también pueden administrar eso. ¡Automatización en su máxima expresión!

  5. Seguimiento del tiempo de los empleados de campo

    Nada peor que tener que recopilar y compilar tarjetas de tiempo desordenadas y difíciles de leer de los empleados de campo. Están ocupados, tú estás ocupado y sí, todavía es demasiado papel. En cambio, las aplicaciones de seguimiento del tiempo con interfaces móviles (como TSheets) permiten a los empleados de campo la capacidad de fichar desde el campo por mensaje de texto o aplicación móvil. Esto admite el seguimiento en tiempo real y canaliza los datos directamente a su sistema de contabilidad general. No más nómina retrasada por falta de hojas de asistencia.

  6. Generar facturas automáticas

    Si su negocio no recibe pago, nada más importa. Por lo tanto, cualquier mejora que pueda hacer para generar y distribuir facturas es un gran paso hacia la mejora de su proceso de cuentas por cobrar. Puede utilizar cualquier número de programas, desde Bill.com hasta QuickBooks y PayPal para generar automáticamente nuevas facturas, incluso de forma periódica, y enviarlas directamente a sus clientes.

  7. Flujos de trabajo de aprobación de facturas

    No hay nada que nos disguste más que un montón de facturas esperando ser revisadas. Simplemente parece tan … innecesario. En su lugar, puede automatizar todo, revisar facturas, leer documentación de respaldo y aprobar pagos en una sola interfaz. Puede configurar varios flujos de trabajo de aprobación para diferentes tipos de facturas o pagos, por ejemplo, si un determinado departamento necesita verificar los gastos antes de que el CEO emita la aprobación final, y puede hacerlo todo desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. ¡Mucho mejor que las pilas de papel!

¿Quiere más información sobre cómo mejorar su teneduría de libros y contabilidad? ¡Te tenemos cubierto!

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