Cómo elegir una empresa virtual

Recientemente nos encontramos con un titular que decía: "Aprenda a hacer crecer una empresa multimillonaria sin empleados". Ahora, puede interpretar esto de muchas maneras, pero a menudo esto significa depender de servicios externos para recibir apoyo. Comercializado con muchos nombres, realmente no importa si se refiere a este tipo de soporte como servicios fraccionados, servicios virtuales o servicios subcontratados. Simplemente, el hecho es que confiar en una empresa virtual para satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento es a menudo una forma eficiente y productiva de escalar una empresa. Sin embargo, si bien la economía está cambiando rápidamente del llamado entorno de trabajo tradicional a un panorama virtual y subcontratado, uno de los mayores desafíos para los propietarios de negocios es separar el trigo de la paja cuando se trata de servicios de calidad y subcontratados. Después de todo, es probable que no pueda simplemente presentarse en sus oficinas y echar un vistazo para verlo por sí mismo.

Entonces, ya sea que esté buscando un proveedor de contabilidad subcontratado como nosotros u otro tipo de negocio para respaldar sus necesidades crecientes, esta lista de verificación de características y consideraciones debe ayudarlo a evitar problemas y ayudarlo a elegir el mejor proveedor disponible.

• Índice de Tema

  • ¿Dónde están ubicados?
  • ¿Qué seguridad existe?
  • ¿Quiénes son sus empleados?
  • ¿Cómo prestan sus servicios?
  • ¿Cuándo deben comenzar y por cuánto tiempo?
  • ¿Quién más los ama?

  ¿Dónde están ubicados?

  De buenas a primeras, esto puede parecer una contradicción con lo que acabamos de decir. Si bien es probable que no pueda presentarse en sus oficinas (por ejemplo, realizamos todas las reuniones con los clientes a través de GoToMeeting y conferencias telefónicas), aún debe tener una comprensión clara de su presencia física.
  ¿Están centrados en el extranjero o dentro de los Estados Unidos? Para muchas empresas, la subcontratación ya no significa enviar trabajo al extranjero por poco dinero y es probable que usted tampoco lo busque. Descubra no solo dónde está su sede, sino dónde se realiza el trabajo de back office. No querrá saber que la información privilegiada de su empresa se desviará a través de cinco capas de oficinas o empleados desconectados.

• ¿Qué seguridad existe?

  ¿Sus empleados trabajan de forma remota? Muchas empresas virtuales tienen redes de empleados profesionales que trabajan de forma remota desde sus oficinas en casa. Esto no debería ser motivo de preocupación siempre que la empresa cuente con los protocolos de seguridad adecuados. Descubra dónde se almacenan los datos, quién tiene acceso, qué medidas de seguridad están disponibles en caso de una violación de datos o tiempo de inactividad de la computadora.

• ¿Quiénes son sus empleados?

  Una empresa puede parecer muy profesional en su sitio web o en el nivel de liderazgo, pero a menos que el presidente de la empresa se encargue de la contabilidad, querrá saber quién es el tenedor de libros de su cuenta (o profesional para otros servicios). Pregunte qué credenciales deben mantenerse actualizados a sus empleados, cómo encuentran, contratan y capacitan a los empleados y si son empleados de tiempo completo o contratistas independientes. Los empleados de tiempo completo de una empresa con una infraestructura y prácticas bien adaptadas tienen más probabilidades de exhibir el mismo nivel de servicios de calidad y profesionalismo que el liderazgo de la empresa.

• ¿Cómo prestan sus servicios?

  Ésta es la pregunta más compleja y requiere su atención absorta. Descubra cómo se prestan los servicios y se garantizan las entregas. Trabajar con una empresa virtual o subcontratada depende de una gran confianza e integridad, pero hasta que haya desarrollado estas conexiones, querrá saber con certeza cuándo y cómo esperar lo que se le ha prometido. ¿Su cuenta estará alojada en un servidor donde pueda acceder directamente a informes y entregables? ¿Habrá un calendario publicado que oriente el trabajo y las expectativas? ¿Cómo sabrá medir si han cumplido con las obligaciones? Conocer las respuestas a estas preguntas aliviará muchos puntos débiles para usted.

• ¿Cuándo deben comenzar y por cuánto tiempo?

  No todos los servicios subcontratados o las empresas virtuales están destinados a tener relaciones para siempre. ¿Necesita realizar un proyecto por contrato o un servicio continuo? ¿Debería firmar un contrato de mes a mes o simplemente crear un alcance de trabajo para un solo proyecto? La respuesta a estas preguntas variará según los servicios que desee contratar. Por ejemplo, los servicios de contabilidad son generalmente una relación continua, por lo que tendría sentido considerar un contrato de mes a mes para las perspectivas a largo plazo. Sin embargo, si está buscando contratar una agencia de marketing para revisar su sitio web o crear una nueva campaña de inbound marketing, es posible que desee considerar un alcance de trabajo basado en proyectos que finalice con entregables específicos. Pregúnteles a sus posibles proveedores de servicios cuáles son sus opciones y evalúelas en consecuencia.

• ¿Quién más los ama?

  Por último, pero no menos importante, obtenga al menos 3-5 referencias, preferiblemente de empresas con necesidades y alcances de trabajo similares a los que pretende tener. Asegúrate de llamarlos y preguntarles sobre todo, desde quién trabaja en su cuenta hasta la puntualidad y las expectativas. Pregunte sobre cómo fue su proceso de incorporación y qué sorpresa encontraron. Es posible que pueda aprender de (y evitar) la curva de aprendizaje de contratar una empresa virtual simplemente preguntando a aquellos que ya han estado allí y lo han hecho.

¿Busca más información sobre la subcontratación de servicios contables? Podemos ayudarlo a resolverlo todo.