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CONTABILIDAD EN LA ERA DE LA AUTOMATIZACIÓN Y LA IA

CONTABILIDAD EN LA ERA DE LA AUTOMATIZACIÓN Y LA IA:
EXPLORANDO POSIBILIDADES, OPORTUNIDADES Y DESAFÍOS DE LA CONTABILIDAD HOY

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En la década de 1990, con el auge de las plataformas de software de contabilidad integral y de autocomputación, a las empresas se les vendió la promesa de que la necesidad de contadores especializados para supervisar sus libros pronto sería cosa del pasado. Por supuesto, eso no sucedió y, de hecho, el auge de la tecnología contable llevó a la necesidad de una mayor capacitación y comprensión especializada para aprovechar realmente las posibilidades que presenta el software contable. Sin embargo, a medida que avanza la tecnología, continuamos persiguiendo la idea de que, en estos tiempos extraordinarios, la tecnología promete y brinda la oportunidad de hacer las cosas mejor, de manera más eficiente y con menos errores o intervenciones humanas.

Hoy miramos hacia el auge de la automatización y la inteligencia artificial con la expectativa de que pueda proporcionar avances significativos en la forma en que las pequeñas y medianas empresas administran su contabilidad. Una vez más, enfrentados a equilibrar la desventaja de que nos vendan promesas exageradas con las ventajas de las capacidades en constante evolución, a menudo nos encontramos en la posición de asesorar a las empresas sobre lo que pueden esperar mientras mitigamos los riesgos que conlleva aventurarse en lo nuevo y en gran parte desconocido. Simplemente, ¿qué puede esperar hoy de la automatización y la inteligencia artificial en contabilidad y cómo puede saber si funcionará para usted?

¿Qué ofrecen la automatización y la inteligencia artificial a las pymes en este momento?

En su forma actual, la IA es reconocida por hacerse cargo de tareas menores y liberar a los operadores humanos del tedio de la entrada de datos para que puedan centrarse en el análisis y la gestión de datos de alto nivel que requieren conocimientos humanos. Conocimientos humanos que actualmente no pueden ser replicados por máquinas. Las grandes firmas de contabilidad están aprovechando equipos de inteligencia artificial dedicados para apoyar a las empresas de nivel empresarial con proyectos de big data a gran escala que utilizan el procesamiento del lenguaje natural para detectar anomalías. Pero con sus costos y capacidades actuales, no son adecuados para el mercado de las PYMES.

Pero esto no impide que los nuevos proveedores de tecnología y servicios en el ecosistema de las pymes intenten vender estos beneficios. Las pequeñas empresas pueden utilizar una cantidad significativa de capacidades de automatización e inteligencia artificial si su contabilidad es muy simple. La contabilidad basada en transacciones en efectivo o que se rigen por un procesamiento de reglas lógicas muy básicas puede configurar una gran cantidad de automatización para procesar sus libros mensualmente. Pero para aquellas empresas con una contabilidad basada en valores devengados, hay más preguntas que hacer. Si tiene elementos contables como gastos prepagos, ingresos diferidos, seguimiento del tiempo y costos del trabajo, informes basados ​​en hitos o proyectos, o cualquier otra necesidad contable «menos simple», la automatización y la inteligencia artificial tienen menos que ofrecer en este momento.

Cómo evaluar la tecnología

¿Le interesa saber si la automatización y la inteligencia artificial pueden funcionar para su empresa? Hemos recopilado preguntas clave para hacer al evaluar nuevas tecnologías y sistemas:

  • ¿Cómo evalúa la tecnología sus transacciones?
  • ¿Qué hace para evaluar sus transacciones para decidir si se trata de un pago anticipado o un gasto que se destina a las pérdidas y ganancias?
  • ¿Cómo decide? ¿Cómo determina la tecnología durante cuánto tiempo se contabilizará como gasto una vez que se determine que es un gasto prepago?
  • ¿Va a realizar esas entradas automáticamente? ¿O un humano todavía tendrá que hacerlos todos los meses?
  • Para los ingresos diferidos, ¿el software reconoce las transacciones correctamente, las atribuye a las cuentas y las amortiza en consecuencia?
  • ¿Su negocio está impulsado por hitos o proyectos? ¿Cómo se alinea la tecnología con ellos?
  • Cuando la tecnología evalúa un proyecto, ¿puede identificar ingresos y gastos?

Si bien las promesas de automatización e inteligencia artificial son definitivamente atractivas, la automatización completa de la contabilidad en una pequeña empresa con contabilidad basada en valores devengados simplemente no existe en la actualidad. Las empresas de tecnología están trabajando activamente para mejorar el reconocimiento y crear un procesamiento de reglas más dinámico para respaldar a las pequeñas y medianas empresas más complejas. Pero la mayor parte de la tecnología de contabilidad avanzada disponible en la actualidad tiene un costo prohibitivo entre las PYMES; su precio se fija principalmente para la contabilidad de nivel empresarial en las grandes corporaciones. Tenga cuidado con los argumentos de venta que evitan responder estas preguntas y asegúrese de saber cómo el software apoyará sus necesidades contables antes de implementar algo nuevo.

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