Genera tus factura por Internet

Convierta Deltek a QuickBooks, al estilo DCAA

convertir-deltek-toqb-the-dcaa-way

Durante el último año, hemos recibido un mayor número de consultas de contratistas gubernamentales interesados ​​en la transición de Deltek a Quickbooks y preocupados por sus costos generales, así como por el desempeño de sus proveedores de servicios de contabilidad. Comprensiblemente, esto nos llevó a hacer una pausa y considerar cuáles eran las preocupaciones de nuestros clientes contratistas gubernamentales y cómo las estábamos abordando. Existe una gran cantidad de información y regulaciones involucradas en el cumplimiento de DCAA, y proporcionamos estos servicios de contabilidad de DCAA para clientes gubernamentales, pero si está buscando comprender sus opciones y ayudar a digerir una cantidad abrumadora de información, la siguiente descripción general es para usted. .

La historia de la contabilidad conforme a DCAA

La escalada de la participación de Estados Unidos en Vietnam después del incidente del Golfo de Tonkin llevó a un rápido aumento en el número de contratos gubernamentales adjudicados para equipo militar. En su discurso de despedida de 1961, cuando utilizó el término «complejo militar-industrial», el presidente Dwight D. Eisenhower ofreció una advertencia sobre la creciente relación fiscal entre la industria de defensa y los legisladores políticos.

Al año siguiente, en un estudio conocido como Proyecto 60, el secretario de Defensa, Robert S. McNamara, ordenó un examen de los procesos de gestión y administración de contratos de todas las ramas de las fuerzas armadas. Como resultado de este estudio, muchas de las responsabilidades de administración de contratos del Departamento de Defensa se trasladaron a la Agencia de Logística de Defensa. El estudio también resultó en la creación de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA) en 1965.

El gasto del Departamento de Defensa siguió creciendo durante las siguientes décadas. Incidentes como el escándalo del martillo de 436 dólares exacerbaron las preocupaciones del público sobre el despilfarro y el gasto excesivo del gobierno. Aunque más tarde se demostró que el costo enormemente inflado del martillo era un error contable y no un precio de compra facturado, historias similares de desperdicio del Pentágono llevaron a otra revisión en profundidad de la administración de contratos dentro del Departamento de Defensa. En 1990, la Decisión 916 de Revisión de la Gestión de Defensa dio lugar al establecimiento del Comando de Gestión de Contratos de Defensa (DCMC) dentro de la Agencia de Logística de Defensa. Las propuestas de tipo de costo de menos de $ 100 millones y las propuestas de tipo fijo de menos de $ 10 millones son revisadas por el DCMC.

Auditorías de DCAA

La DCAA realiza auditorías de contratos gubernamentales por encima de los umbrales de DCMC. Estas auditorías son estrictas y requieren un mantenimiento de registros meticuloso. Las auditorías de cumplimiento de DCAA generalmente involucran a varios auditores y cientos de horas de tiempo del personal. Las auditorías son tan estrictas que las empresas de software finalmente comenzaron a producir software de contabilidad diseñado específicamente para cumplir con los requisitos de la DCAA. El software compatible con DCAA más reconocido es Deltek.

Software compatible con DCAA

Este software es, por supuesto, caro y complejo. Incluso sin la necesidad de una capacitación extensa, el costo inicial del software compatible con DCAA es una barrera para una participación verdaderamente competitiva. Las pequeñas empresas que son perfectamente capaces de producir los bienes o servicios requeridos en las cantidades requeridas a menudo no pueden pagar los costos asociados con el software de contabilidad diseñado específicamente para cumplir con los estándares de cumplimiento de DCAA. Además del desembolso de capital inicial, la implementación y gestión del software Deltek requiere un importante soporte de TI. Esto también puede representar una barrera financiera para las pequeñas empresas.

Los próximos cambios en el enfoque de las auditorías de la DCAA pueden aumentar aún más la carga contable. Los informes recientes de la GAO han sido críticos con el DCAA, y es probable que la respuesta del DCAA sea un examen más detenido de los registros que rodean las críticas. Específicamente, es probable que ahora se requieran registros que diferencian los costos de desarrollo comercial y los costos de marketing. Si bien los costos de desarrollo comercial son gastos permitidos, los costos de marketing no lo son. Dado que las agencias gubernamentales solicitan ofertas por bienes y servicios, las actividades promocionales que no son una respuesta directa a una solicitud federal específica se clasifican como costos de marketing no permitidos. En general, esto parece simple y razonable, pero en las malas hierbas del cumplimiento, los detalles se vuelven difíciles.

Si una empresa envía a un empleado a oficinas gubernamentales para discutir un posible contrato, y el empleado usa la visita como una oportunidad para discutir cosas que no son específicamente parte de ese posible contrato, entonces una parte del tiempo y los gastos relacionados con ese viaje son inadmisible. Como resultado de esta investigación más precisa, los auditores de DCAA ahora pueden requerir un itinerario detallado, incluidos los nombres de los empleados gubernamentales visitados, para demostrar que un gasto de viaje es una respuesta elegible a una solicitud y no una actividad de marketing no elegible.

QuickBooks como una solución de contabilidad compatible con DCAA

Quickbooks es una solución de contabilidad asequible, comercializada por Intuit, diseñada para administrar la nómina, el inventario, las ventas y otras necesidades de las pequeñas empresas. El nombre sigue el patrón de Quicken, el software de finanzas personales de Intuit. Así como el software Quicken usa términos que están familiarizados con cualquier individuo que haya usado y equilibrado una chequera personal, Quickbooks usa términos que son habituales y familiares para los contadores.

Quickbooks no está diseñado específicamente para cumplir con DCAA. Sin embargo, con un uso informado, se puede utilizar para documentar todos los aspectos de los requisitos de la DCAA, incluidos los requisitos asociados con los próximos cambios en las auditorías de la DCAA.

Combinando software de contabilidad con expertos de DCAA

La advertencia «con uso informado» es clave. Los profesionales de la contabilidad responsables de los contratistas del gobierno deben comprender íntimamente los requisitos de DCAA y Quickbooks para garantizar la documentación adecuada, y muchos profesionales de la contabilidad carecen del conocimiento suficiente de uno u otro.

El software de Deltek representa una inversión significativa de recursos financieros y de personal, y las empresas que ya han invertido en Deltek pueden cuestionar la sabiduría financiera de la transición a un paquete de contabilidad que no está diseñado específicamente para el cumplimiento de DCAA. Aunque la interrupción del soporte de TI para Deltek puede parecer atractiva, el riesgo de pérdida potencial de datos durante la transición es alto. Los contratos gubernamentales pueden ser fuentes lucrativas de ingresos y las empresas con tales contratos a menudo dependen en gran medida de ellos. Independientemente de los ahorros de TI, el riesgo de comprometer los registros contables y fallar en una auditoría puede parecer demasiado grande para justificar el cambio de Deltek a un paquete de contabilidad mucho menos costoso. Sin embargo, existen oportunidades si se tiene cuidado.

Los servicios de contabilidad y teneduría de libros subcontratados de FacturacionenLinea.mx ofrecen razones eficientes y asequibles para hacer la transición. Conocemos todos los requisitos de la DCAA y podemos configurar Quickbooks para proporcionar documentación de cumplimiento para la primera incursión de cualquier pequeña empresa en la contratación gubernamental, y especialmente para aquellos que ya están inmersos en la contratación y la presentación de informes gubernamentales. Para las empresas que ya han obtenido un contrato con el gobierno y ya han invertido en el software de contabilidad Deltek, FacturacionenLinea.mx puede proporcionar una transición sin problemas a la plataforma Quickbooks más asequible con una garantía de integridad de los datos.

Los servicios de contabilidad y teneduría de libros del gobierno de FacturacionenLinea.mx garantizan que los planes de cuentas, las listas de clientes, las listas de empleados y las listas de proveedores se coloquen correctamente en los informes de Quickbooks correspondientes. Garantizamos la transferencia precisa de todos los diarios de facturas abiertas, diarios de pago, notas de crédito, facturas abiertas, balances, diarios de ventas, órdenes de compra y órdenes de venta con niveles de inventario y ajustes a los informes de Quickbooks. Con nuestra guía, su pequeña empresa siempre estará lista para auditorías y preparada para cualquier correspondencia DCAA.

FacturacionenLinea.mx tiene su sede en los Estados Unidos. La subcontratación de la contabilidad a nuestra empresa no conlleva el estigma de la subcontratación a una empresa extranjera. Somos la solución perfecta para empresas con ingresos anuales de $ 1 millón a $ 50 millones y ofrecemos informes mejores y más rápidos que la mayoría de las alternativas de contabilidad, y los datos financieros de nuestros clientes se mantienen seguros gracias a algunas de las medidas de cifrado y protección más sólidas disponibles.

Leave A Reply

Your email address will not be published.