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Guía de subcontratistas para contratistas principiantes

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Su primer contrato con el gobierno puede ser una experiencia gratificante, pero ¿qué sucede cuando descubre que necesita ayuda adicional para completar el trabajo? Aprenda lo que necesita saber sobre los requisitos de la DCAA con respecto a los subcontratistas para cumplir con los requisitos.

Algunos conceptos básicos para el contratista

Antes de profundizar en la selección de subcontratistas, debe familiarizarse con algunos términos. Como contratista principal, se le denomina contratista principal. Un subcontratista está definido por el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) 3.502-1 como:

Cualquier persona, que no sea el contratista principal, que ofrezca suministrar o proporcionar suministros, materiales, equipos o servicios de cualquier tipo en virtud de un contrato principal o un subcontrato celebrado en relación con dicho contrato principal e incluye a cualquier persona que se ofrezca a proporcionar o proporciona suministros generales al contrato principal o un subcontratista de nivel superior.

Un “subcontratista de nivel superior” es un subcontratista que también contrata a subcontratistas para que realicen servicios o proporcionen suministros con el fin de completar el trabajo de los contratos que han celebrado con los contratistas principales.

Bajo FAR 3.1001, un subcontratista también es «cualquier proveedor, distribuidor, vendedor o empresa que proporcionó suministros o servicios a o para un contratista principal u otro subcontratista».

Los subcontratistas no deben confundirse con consultores. Debajo LEJOS 31.205-33, los servicios de consultoría son “prestados por personas que son miembros de una profesión en particular o poseen una habilidad especial y que no son funcionarios o empleados del contratista. Los ejemplos incluyen aquellos servicios adquiridos por un contratista o subcontratista con el fin de mejorar sus posiciones legales, económicas, financieras o técnicas. Los servicios profesionales y de consultoría generalmente se adquieren para obtener información, asesoría, opiniones, alternativas, conclusiones, recomendaciones, capacitación o asistencia directa, como estudios, análisis, evaluaciones, enlace con funcionarios gubernamentales u otras formas o representaciones ”.

Estas distinciones son importantes al cobrar horas de mano de obra y asignar a las cuentas correctas los costos permitidos en su sistema de contabilidad compatible con dcaa. Los subcontratos deben informarse como parte de la propuesta de costos incurridos anuales del contratista principal.

El proceso para seleccionar un subcontratista

No puede asumir que está autorizado a contratar a un subcontratista. Primero debe obtener el consentimiento para subcontratar de su oficial de contratación. Deberá proporcionar a su oficial de contratación lo siguiente con la mayor antelación posible:

  • Una descripción de los suministros o servicios que se subcontratarán.
  • Identificación del tipo de subcontrato a utilizar.
  • Identificación del subcontratista propuesto.
  • El precio de subcontrato propuesto. (LEJOS 52.244-2)

Según FAR 15.404-3, su solicitud de consentimiento debe incluir copias de “(1) la propuesta del subcontratista al contratista principal o de nivel superior, incluida una portada de la propuesta si FAR 15.408, Tabla 15-2 se utiliza, y los costos relacionados o los datos de precios, y (2) el paquete de revisión realizado por el contratista principal y / o por el subcontratista de nivel superior involucrado, incluido cualquier análisis de costo y / o precio si está disponible «.

Si alguno de los siguientes contratos excede el umbral de adquisición simple, su oficial de contratación puede necesitar información adicional para otorgar el consentimiento:

  • Contratos por carta
  • Contratos de precio fijo
  • Contratos de tiempo y materiales
  • Contratos de horas laborales

El oficial de contratación verificará que tenga un sistema de compras aprobado si es necesario. Luego, el subcontrato y los términos se evaluarán para determinar la aceptabilidad y la permisibilidad de los costos.

Responsabilidades del contratista principal

Una vez que se le otorga su consentimiento, como contratista principal, usted es responsable de seleccionar y adjudicar los subcontratos. Aunque es posible que haya realizado gran parte del trabajo de pies antes de dar su consentimiento y es posible que ya tenga en mente a un subcontratista específico, cuando sea posible, debe seleccionar a los subcontratistas sobre una base competitiva. Usted será responsable de monitorear el desempeño técnico y financiero del subcontratista y el pago de todo el trabajo realizado bajo los términos del subcontrato.

Para asegurar el cumplimiento de FAR 52.216-7 (d) (2) (iii), complete el Anexo J de su propuesta final de tasa de costos indirectos en su presentación de costos incurridos anuales. Asegúrese de incluir:

  • Lista de subcontratos que ha adjudicado a empresas
  • Números primos y de subcontratos
  • Valor del subcontrato y tipo de adjudicación
  • Monto reclamado durante el año fiscal
  • Nombre del subcontratista, dirección e información sobre el punto del contrato

Evitando deficiencias

La buena comunicación y los sistemas contables eficientes contribuyen en gran medida a evitar deficiencias. Pero recuerde que usted no solo es responsable de sus propios procedimientos y desempeño contable, sino también de los de sus subcontratistas. Al elegir subcontratistas, evalúe sus sistemas contables para verificar el cumplimiento de los términos del contrato y las regulaciones gubernamentales. Deje en claro que usted, su oficial de contratación y los auditores necesitarán acceso al sistema del subcontratista en todo momento para cumplir con las regulaciones federales. Deberá poder monitorear sus procesos contables para asegurarse de que las facturas sean precisas.

También verifique que sus formularios y cláusulas sean correctos. Obtenga un envío de costos incurridos de su subcontratista para verificar los costos y conciliar las facturas. Si un subcontratista le niega el acceso a sus sistemas o informes, asegúrese de notificar a su oficial de contratación y solicitar una denegación de acceso. Esto documentará que está tratando de seguir los procedimientos, pero el subcontratista se lo negó.

Cuando se trata de contratos DCAA, hay muchas vías para relaciones de subcontratación exitosas, siempre que solicite y reciba el consentimiento para subcontratar. Investigue y elija sabiamente a sus subcontratistas. A la larga, se alegrará de haberlo hecho.

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