Los servicios de contabilidad subcontratados están ganando popularidad

Aunque algunas empresas dudan en utilizar un departamento de contabilidad virtual fuera de su organización, el modelo de negocio está ganando popularidad. A medida que los dueños de negocios ven las muchas ventajas del arreglo, su desgana se desvanece. Los departamentos de contabilidad subcontratados están en camino de convertirse en el estándar y no en la excepción.

El paralelo con la nómina subcontratada

Los departamentos de contabilidad virtual tienen sus raíces en las funciones de nómina subcontratadas. Hace años, la mayoría de las empresas nunca hubieran considerado trasladar las funciones de nómina fuera de la empresa. La nómina incluye datos confidenciales de la empresa. Temían que un servicio de nómina robara información vital de la empresa y la vendiera a sus competidores. Los servicios de nómina de terceros lucharon contra el mito y la desinformación durante años.

Las sombrías predicciones nunca se hicieron realidad. Las oficinas de nómina mantuvieron una estricta confidencialidad y seguridad en la nómina. Los datos nunca se vieron comprometidos y se protegió la información financiera confidencial. Una vez que las organizaciones vieron más allá de la ilusión de inseguridad, se dieron cuenta de que la subcontratación de las funciones de nómina les ahorraba dinero y les permitía operar de manera más eficiente. Hoy en día, la nómina es comúnmente manejada por proveedores externos y pocas organizaciones consideran que las violaciones a la privacidad sean una posibilidad.

Los departamentos de contabilidad virtual enfrentan los mismos desafíos

El negocio de la contabilidad subcontratada está pasando por la misma evolución en la percepción del cliente. Los ejecutivos son reacios a ceder el control de las funciones financieras diarias y están preocupados por la posibilidad de violaciones de seguridad. Con la creciente atención del público al robo de datos, las empresas están preocupadas por la seguridad de los estados financieros manejados por un departamento de contabilidad virtual.

Sin embargo, no hay evidencia de que los departamentos de contabilidad virtuales sean menos seguros que los internos. De hecho, a menudo son más seguros ya que las transmisiones encriptadas, los servidores protegidos y las copias de seguridad de datos regulares brindan más protección de datos que la que tiene una empresa promedio. La confianza del cliente es vital para un departamento de contabilidad virtual. Si bien una violación de la seguridad de los datos podría dañar al cliente, devastaría al proveedor de contabilidad ya que pierde clientes que ya no creían que sus datos estaban seguros.

Encontrar el proveedor de servicios de contabilidad adecuado

A medida que las empresas modernas ven las abrumadoras ventajas de utilizar un departamento de contabilidad virtual, la cantidad de proveedores de contabilidad está creciendo. Para encontrar el mejor proveedor, examine cuidadosamente las calificaciones de los posibles proveedores.

Un buen departamento de contabilidad virtual debe emplear contables y contables experimentados. Todas las transacciones deben ser supervisadas por un contador, no solo por un jefe de contabilidad. Los servicios de contabilidad y teneduría de libros son diferentes y los clientes deben obtener ambos. El proveedor debe practicar prácticas contables generalmente aceptadas.

Aunque la experiencia en contabilidad es importante, el proveedor debe tener experiencia en transacciones en línea accesibles y seguras. Los clientes necesitan acceso a sus datos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero solo el personal autorizado debe poder conectarse y solo a través de canales seguros. Se deben realizar copias de seguridad de los datos con regularidad. Los servidores no solo necesitan protección de datos, como firewalls o escáneres de virus, sino que también deben protegerse contra intrusiones físicas o desastres naturales.

Una vez que una organización encuentra el proveedor de servicios de contabilidad adecuado, tiene la satisfacción de saber que sus libros son manejados por profesionales y que sus datos están a salvo de robos o corrupción.