Cronograma de la nómina de fin de año: fechas límite y programación de pagos

A medida que se acerca el final del año, es importante estar listo para su nómina final. A continuación, le mostramos cómo manejar la contabilidad junto con los nuevos e importantes plazos del IRS que debe cumplir.

¿Hacia qué año cuenta el cheque de pago final?

Si su período de pago final cubre partes de dos años, como la última semana de diciembre y la primera semana de enero, cuando registre el gasto salarial depende de si usa contabilidad de caja o devengo.

Base de efectivo

Si utiliza la contabilidad de caja, el gasto salarial se registra cuando realmente realiza el pago. Si no paga los salarios de una parte de diciembre de 2016 hasta enero de 2017, registra el gasto total en 2017. Esto se aplica tanto a sus estados financieros como a su declaración de impuestos.

Base de acumulación

Si utiliza la contabilidad de acumulación (o devengo), el gasto salarial se acumula cuando realmente se incurre en él. Si una nómina con fecha del 15 de enero de 2017 incluye $ 140,000 en salarios que cubren ocho días en diciembre de 2016 y seis días en enero de 2017, $ 80,000 cuentan para 2016 y $ 60,000 para 2017. Por lo general, esto es lo mismo para la contabilidad financiera y fiscal, pero hay una excepción común. Si realiza un pago a una parte relacionada que utiliza contabilidad de caja, no acumula el gasto. En su lugar, registra el gasto cuando realmente lo paga como si también estuviera utilizando la contabilidad de caja. Las partes relacionadas se definen en Sección 267 del Código de Rentas Internas e incluyen miembros de la familia, accionistas de corporaciones S y grandes accionistas de otras entidades comerciales.

¿Cuándo debe pagar su cheque de pago final?

Debe seguir su horario de pago habitual. Puede hacer legalmente un pago anticipado antes del último día del año para aumentar su deducción de gastos salariales para el año en curso, pero esto podría aumentar las facturas de impuestos de sus empleados porque aumenta lo que recibieron durante el año. No debe aceptar retrasar los cheques de pago hasta el año nuevo para sus empleados. Es imponible para ellos cuando su salario está realmente disponible. Por ejemplo, si tiene un cheque de pago programado regularmente para el 30 de diciembre de 2016, los empleados no pueden retrasar el pago de impuestos sobre ese cheque esperando hasta el 1 de enero para recogerlo. Para fines contables, registre el pago el 30 de diciembre e inclúyalo en el formulario W-2 o 1099 de 2016, independientemente de cuándo se retire.

¿Cuándo necesita presentar los formularios W-2 y 1099?

El IRS ahora requiere que usted Presente todos los formularios W-2 y 1099 antes del 31 de enero. independientemente de si presenta la solicitud en papel o electrónicamente. La sanción por presentación tardía comienza en $ 50 por cada formulario individual y aumenta hasta $ 260 por formulario dependiendo de qué tan tarde se presente. Una extensión de 30 días está disponible en circunstancias limitadas y no se aprueba automáticamente. El IRS adelantó los plazos para reducir los errores y el fraude, y los está haciendo cumplir estrictamente.

¿Qué debe hacer para prepararse?

Si mantiene buenos registros durante todo el año, su nómina final no debería ser diferente a cualquier otra, y sus impuestos deberían ser solo una cuestión de conectar los números. A medida que se acerca el final del año, haga lo siguiente:

• Asegúrese de tener un W-4 o W-9 actualizado en el archivo de cada empleado o contratista.
• Verifique que haya pagado correctamente a todos sus empleados, retenido los impuestos correspondientes y depositado las retenciones en el IRS o en su estado.
• Pregúntele a su contador fiscal si necesita realizar ajustes de retención para el nuevo año en función de los cambios en las tasas impositivas o los tramos de ingresos.
• Recuerde a sus empleados que le notifiquen si su estado civil, número de exenciones u otra información ha cambiado para que los montos de retención sean correctos.